DSAG Technologietage 2023 - Zusammenfassung Formulare und ILM

Schön, dass du reinschaust. Ich bin aktuell auf den DSAG Technologietagen 2023 für dich unterwegs, mit dem Schwerpunkt Dokumentenbasierte Prozesse oder auch Formulare genannt sowie dem Thema Archivierung und SAP ILM.

Informationen zu den DSAG Technologietagen 2024 gibt es hier. 

SAP Keynote

Stephan Westphal hat hier die Stimme der DSAG Gruppe vertreten und vor allem die Planungssicherheit, Investitionssicherheit und Migration angemerkt.

Zentrales Thema der Keynote war der immer noch fehlende Lösungsweg für die Adobe Forms Technologie mit ihrer Kernkomponenten, dem Adobe Document Services (ADS).

Es gibt ein Positionspapier der DSAG, wo sich reichlich Kunden eingetragen haben und eine onPremise Lösung für ihre Systemlandschaften fordern. Aktuell hat die SAP die onPremise Installation 2027 angekündigt.

Aus Sicht der SAP ist die Antwort ihr Cloud-Service ADS on a Cloud. Leider habe ich bisher noch keinen Kunden, der diesen Service nutzt, da er sehr teuer ist und je Formular bezahlt wird (keine Unterscheidung zwischen Entwicklung, Test und Produktiv) und die Geschwindigkeit speziell im Etikettendruck nicht ausreicht für einen produktiven Einsatz.

Seit etwas mehr als 2 Jahren wird der SAP Kunde nun hingehalten, in der Hoffnung, dass sich der SAP ADS on a Cloud doch durchsetzen wird. Wieso das ein Irrglaube ist, sieht man oben.

Was ist nun überhaupt das Problem? Die Adobe Document Services, welche für das Generieren von PDF Dokumenten bei Adobe Forms verantwortlich ist. Dieser Webservice ist aktuell auf einem Netweaver Java System ausgelagert. Da der NW Java aus dem Support fällt, wird auch der ADS so nicht mehr weiter unterstützt. 

Alternativen?

Kaum möglich. Es ist aber aufgrund der Architektur möglich, den Webservice ADS auf einer anderen Maschine zu platzieren. Das wäre auch auf dem SAP ABAP Backend möglich, was die SAP allerdings nicht will.

Und nun? Melde dich bitte bei mir, dass wir noch weitere Unterstützer für die Forderungen im DSAG sammeln und so den Druck auf die SAP massiv erhöhen.

Tag 1: Ganz im Rahmen von SAP Archivierung und ILM

Gestern gab es zu dem Thema diverse Erfahrungsberichte von Kunden, zu dem Projekt. Ich fasse gern mal die wichtigsten Infos für dich zusammen:

Projekt-Setup

Du nutzt schon die Archivierung oder hast vor 8 Jahren oder mehr mal ein Archivierungsprojekt gemacht.

Wichtigster Punkt für das Projekt

Wer ist der Auftraggeber für das Projekt? Es ist nicht die IT.

Entweder es ist der Fachbereich wie z. B. FI mit den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen oder es ist die Compliance-Abteilung, welche diese Vorgaben ja regelmäßig prüfen muss.

Laufzeit

Dauer des Projektes ILM mit Archivierung: ca. 12–18 Monate, was sich auch mit meinen Erfahrungen deckt.

Einrichtung

Technisch ist das Projekt sehr schnell eingerichtet. Es ist eine absolute Empfehlung, mit einem Auswertungsreport die personenbezogenen Daten & Tabellen zu identifizieren.

Auch ich setzte in meinen Projekten so einen Report ein, um die Vorbereitung so effizient wie möglich zu gestalten.

Stolpersteine?

Abstimmungen mit dem Fachbereich, interne Umstrukturierungen sowie Systempatches bzw. Upgrades.

Übergabe in den Betrieb

Wie oft muss ich anschließend die Daten archivieren oder ablegen? Wie oft muss ich mich darum kümmern?

Je nachdem, wie viele Datenmengen verarbeitet werden. Meiner Erfahrung nach kommen die meisten Kunden mit 2–4 Terminen im Jahr ganz gut zurecht. Quartalsweise oder eben halbjährlich.

Wofür ergibt so ein Projekt Sinn?

DSGVO-konform werden oder die Datenmengen reduzieren vor dem S/4HANA Projekt, weiterhin kann die Kostenreduktion der Hana DB im Fokus sein, da der Arbeitsspeicher 150 Mal so teuer ist, wie der Festplattenspeicher.

News von der SAP

Im S/4HANA hat SAP hauptsächlich die Funktion ergänzt, dass die Anlagen (GOS / Dienste zum Objekt) nun in den S/4HANA Dialogen als Checkbox aktivierbar sind.

Hierbei werden die Anlagen nun mit dem Bezug zum Hauptobjekt mit archiviert oder abgelegt. Löschst du somit einen Beleg, werden auch die Anhänge zu dem Beleg mit gelöscht.

Empfehlung

Prüf einmal, wie gut du für die S/4HANA Projekte vorbereitet bist. Wenn du ein altes System hast und lange nicht mehr archiviert hast, ergibt ein ILM & Archivierungsprojekt im Vorfeld vom S/4HANA Projekt Sinn. 

Zusammenfassung Tag 2: Dokumentenbasierte Prozesse

SAP Adobe Document Services kurz ADS

Hier gibt es die Zusage vom SAP Technical Officer, dass die SAP sich hier in den nächsten Tagen zusammensetzten, wird, um eine Lösung zu erarbeiten.

Insides SAP: Es gab mehrere Workshops und Follow-Ups im Oktober und November.

Jedoch mit keinem Ergebnis und keinem Lösungsansatz.

Lasst uns gemeinsam über das DSAG hier mehr Druck aufbauen. 

SAP HDM

Schon seit einigen Jahren arbeitet die SAP an einem „Harmonised Document Management“.

Dafür gab es nun das erste mal technische Infos, wie das in die Architektur einziehen soll. Leider steht diese Funktion der Ablage von Dokumenten im S/4HANA Kontext erst ab Ende Q1/2024 in der Cloud zur Verfügung. OnPremise mal wieder „unbestimmt“. 

Einschätzung

SAP hat hier eine eigene CMIS-Schnittstelle erstellt, welche den Datenaustausch vereinfachen soll. Technisch nutz die SAP hier die taufrische Lösung SAP DMS mit ihren berühmten SAP Infosätzen. Du hast also noch gute 2 Jahre Zeit, bis die Lösung mal eine Alpha-Phase erreicht. Da wird also noch viel passieren.

SAP setzt auch bei allen Kunden voraus, dass diese mindestens Release S/4HANA 2022 besitzen. Ich wünsche mir das auch, aber die Realität sieht halt anders aus.

Zusammenfassung und Ausblick

SAPs Strategie ist klar BTP. Sämtliche Lösungen und Services werden an die BTP angebunden und mit SAP RAP und SAP CAP gibt es auch spannende Programmiermodelle für das SAP System der Zukunft. Die Fragen der Kunden sind aktuell häufig:

Welche der BTP-Services gibt es und in welchem Release sind die verfügbar?

Entwickler sollten sich definitiv mit SAP RAP beschäftigen.

Für wen sind die SAP Technologietage etwas? Meine Erkenntnisse!

Ich hab mir die Frage gestellt, für wen die DSAG Technologietage 2023 gedacht sind. In meinem Netzwerk habe ich viele Berater und Dienstleister getroffen, sowie Entwickler und SAP Basis-Mitarbeiter. Ich denke, für Entwickler und Technik-begeisterte ist das genau die richtige Messe.

Super war auch die Party nach dem ersten Veranstaltungstag. Dabei waren sehr viele Teilnehmer noch mit dabei und haben es bei einem kühlen Getränk schön ausklingen lassen. Das war super, um nochmal die Zeit für ein persönliches Gespräch zu nutzen.

Goodie am Ende: SAP Upgrade-Pfad!

SAP hat auch erkannt, dass ihre S/4HANA Kunden nicht das neuste Release einsetzten.

Somit hat die SAP einen Upgrade-Pfad für die Releases S/4HANA 1809,1909,2009 und 2021 auf 2023 zur Verfügung gestellt. Es ist also nicht zwingend notwendig, auf das 2022 zu gehen.

Das sind meine News für dich. Wie schätzt du die Messe ein? Lohnt sich ein Besuch?

Schreib mir gern eine Mail und schildere mir Deine Gedanken zum Thema SAP-Technologietage!