Lass uns schauen, was ABAP genau ist, wie es funktioniert und welche Möglichkeiten du hast, die Sprache zu erlernen. Ich freu mich drauf!

• ABAP ist die proprietäre Programmiersprache von SAP. Sie ermöglicht Anpassungen am ERP-Kernsystem und die Backend-Entwicklung von SAP-Anwendungen.
• ABAP Objects erweitert ABAP durch objektorientierte Konzepte und Elemente. Dadurch wird die Programmierung weiter vereinfacht.
• Der beste Weg, um ABAP zu lernen, ist Learning-by-Doing. SAP bietet dafür Trial-Versionen, mit denen am eigenen Rechner ausprobiert und herumgetüftelt werden kann.

Was ist ABAP?

ABAP steht für Advanced Business Application Programming. Wobei das nur die halbe Wahrheit ist, denn ursprünglich war es eine Abkürzung für „Allgemeiner Berichtsaufbereitungsprozessor“. Das war ganz zu Beginn von SAP in den 1980er Jahre.

Früher wurde ABAP nur zur Erstellung von Reports genutzt. Mit der Einführung von SAP R/3 Anfang der 1990er Jahre – das zeigt nicht zuletzt die Namensänderung – wurde die proprietäre Programmiersprache erheblich erweitert. Seither basiert das gesamte SAP ERP auf ABAP.

Unternehmen können ihre SAP-Lösungen mit ABAP so anpassen, dass sie perfekt zu ihren Bedürfnissen passen. Ob individuelle Eingabemasken, Automatisierungen oder Schnittstellen zu anderen Systemen – ABAP macht's möglich.

Typische Anwendungsfälle sind beispielsweise:

• Anpassung von Datenbanktabellen
  
• Erstellen von Schnittstellen zu Drittsystemen
  
• Automatisierung von Geschäftsprozessen
  
• Spezielle ABAP-basierte Formulare und Drucklayouts (Smart Forms und Adobe Forms)
  
• Kundenspezifische Eingabemasken und Fiori-Apps
  
• Gestaltung von Reports und komplexen Datenauswertungen mithilfe von ABAP CDS Views
  

Kurz gesagt: Advanced Business Application Programming ist die zentrale Programmiersprache von SAP. Sie ermöglicht individuelle Anpassungen an sämtlichen SAP-Modulen wie Central Finance, Human Capital Management, Plant Maintenance, Material Management und Production Planning. Darüber hinaus sorgt ABAP für effiziente Datenbankzugriffe und einen reibungslosen Datenaustausch.

Die Vorteile von ABAP auf einen Blick

Wer sich intensiv mit SAP und der Implementierung von S/4HANA beschäftigt, kommt an ABAP nicht vorbei. Sicher, es gibt noch JAVA, Python, Go und andere Sprachen. Aber keine passt so gut zum SAP-System wie ABAP.

Aus meiner Sicht sind die drei wichtigsten Gründe, warum ABAP so erfolgreich ist, folgende:

Hohe Geschwindigkeit

ABAP ermöglicht eine extrem schnelle Verarbeitung von Daten durch eine enge Anbindung an das System-Kernel.

Kontinuierliche Weiterentwicklung

Durch regelmäßige Updates und Anpassungen bleibt ABAP auf dem neuesten Stand der Technik.

Schnelle Umsetzung

ABAP bietet eine große Palette an standardisierten Funktionen und Best Practices, die für Datenbankzugriffe und Anwendungen genutzt werden können. Der vermeidet Fehler und erhöht die Produktivität.

Wie funktioniert ABAP?

SAP stellt mit ABAP Workbench eine Entwicklungsumgebung bereit. Hier finden Entwickler alles, was sie brauchen: Werkzeuge zum Programmieren, Testen und Ausführen von Anwendungen.

Der Object Navigator dient dabei als Ausgangspunkt. Vorhandene Objekte werden hier in einer baumartigen Struktur dargestellt, damit Entwickler bestehende Ressourcen leichter finden und wiederverwenden können. Sie müssen also meist nicht bei null anfangen.

Trotz dieser Effizienzsteigerung steht die ABAP Workbench immer wieder in der Kritik. Eingeschränkte Flexibilität und eine schwierige Bedienung sind nur zwei von mehreren Gründen dafür.

Seit 2012 bietet SAP mit „ABAP in Eclipse“ eine Alternative zur ABAP Workbench an. Die neue Entwicklungsumgebung beinhaltet Workbench-Funktionen und erweitert diese um Syntax-Highlighting, Code-Vervollständigung und automatische Methodenerstellung. Außerdem können Plugins von Drittanbietern eingebunden und die Benutzeroberfläche angepasst werden, wodurch Eclipse flexibler ist.

ABAP im Vergleich zu anderen Programmiersprachen

ABAP unterscheidet sich von anderen Programmiersprachen wie C, C++ oder Python zunächst durch die verwendete Syntax. Darüber hinaus gibt es weitere wesentliche Unterschiede:

Optimiert für Datenbankoperationen

ABAP ist für die Verarbeitung von numerischen Daten optimiert. Das liegt im Wesentlichen daran, dass die Sprache für die effiziente Verarbeitung großer Datenmengen aus Datenbanken gedacht ist. Das beinhaltet oft numerische Berechnungen und Aggregationen.

ABAP stellt eine Reihe von integrierten Funktionen für numerische Operationen zur Verfügung, wie ABS (Absolutwert), CEIL (Aufrunden), FLOOR (Abrunden), ROUND (Runden) und TRUNC (Abschneiden). Weiterhin unterstützt es verschiedene numerische Datentypen wie Integer (i), gepackte Zahlen (p), Gleitkommazahlen (f) und dezimale Gleitpunktzahlen (decfloat16, decfloat34).

Trennung von Code und Datentypen dank Data Dictionary

ABAP verwendet ein zentrales Data Dictionary (DDIC). Darin werden Datenbankobjekte wie Tabellen, Views und Datenelemente definiert und verwaltet.

Das ABAP Dictionary ermöglicht eine Trennung zwischen Datentypen und Anwendungscode. Das Ergebnis ist eine einheitliche Struktur und Datenkonsistenz innerhalb des SAP-Systems, da alle Programme auf dieselben Daten zugreifen.

Kontrollierter Zugriff auf private Elemente

Das „Friends“-Konzept ist innerhalb der Programmier-Welt einzigartig. Es ermöglicht einer Klasse, auf private Attribute und Methoden eines anderen Objekttyps zuzugreifen. Umgekehrt muss das nicht unbedingt sein.

Voraussetzung ist, dass die zugriffsberechtigte Klasse als Freund definiert wird. Dadurch erhält sie Informationen, um effizienter arbeiten zu können.

SAP NetWeaver als grundlegende Plattform

NetWeaver ist eine umfassende Integrations- und Anwendungsplattform von SAP. Sie teilt sich in einen ABAP- und einen Java EE-Applikationsserver. Die Plattform bildet die Grundlage für die Entwicklung und Ausführung von ABAP-basierten Anwendungen.

ABAP vs. ABAP Objects

Mit dem R/3 Release 4.6 in den späten 1990er Jahren präsentierte SAP eine Erweiterung von ABAP: ABAP Objects (ABAP OO). Die Ergänzung ermöglicht erstmalig eine objektorientierte Programmierung innerhalb des SAP ERPs.

Seither ist es möglich, Daten und Methoden in Objekte zu kapseln. Dadurch wird die Programmierung vereinfacht und effizienter, da Code wiederverwendet werden kann. Außerdem unterstützt ABAP OO Design Patterns wie Singletons und Factory Pattern, um das Aufsetzen von komplexen Anwendungen zu vereinfachen.

ABAP-Funktionsbausteine und ABAP OO

ABAP OO löst das klassisch prozedurale ABAP nicht ab, es erweitert es. Entsprechend sind beide Methoden interoperabel. Gleichzeitig bleiben Funktionsbausteine ein wichtiger Bestandteil der ABAP-Entwicklung, auch wenn ABAP Objects einer moderneren und flexibleren Programmierung entspricht.

ABAP-Funktionsbausteine sind modularisierte Programmeinheiten, die eine Wiederverwendung von Code-Abschnitten an verschiedenen Stellen ermöglichen. Sie kommen insbesondere in bestehenden Systemen zum Einsatz und helfen dabei, die Programmierung übersichtlich und flexibel zu gestalten.

ABAP lernen: Wie geht's?

ABAP zu beherrschen bedeutet, sich langfristig eine Karriere in einem gefragten Bereich der SAP-Entwicklung zu sichern. SAP ABAP Entwickler sind weltweit gefragt, da viele Unternehmen auf SAP-Software setzen und kundenspezifische Anpassungen benötigen.

Quellen, um ABAP zu erlernen

Wenn du schon eine Programmiersprache beherrschst, wirst du recht schnell ABAP lernen – auch wenn es im Vergleich zu anderen Syntaxsystemen wie Python oder C++ wenig Lernmaterial gibt. Zu den besten Ressourcen gehören SAP Education Programme, die ABAP-Zertifizierungen anbieten.

Generell gibt es aber kein Tutorial, nach dessen Abschluss du ein fertiger Programmierer bist. Vieles ist Learning-by-Doing. Nutze dafür am besten Trial-Versionen von SAP, mit denen du ABAP auf deinem eigenen PC erlernen und ausprobieren kannst.

Die ABAP-Entwicklung mit SAP S/4HANA

ABAP wird seit den ersten Tagen des SAP-Systems kontinuierlich weiterentwickelt. Das zeigt sich nicht zuletzt mit der Einführung von SAP S/4HANA. Die Programmiersprache hat im Zuge dessen einen bedeutenden Schritt in Richtung moderne Datenbanktechnologien gemacht.

Unter SAP R/3 und zu ECC-Zeiten wurde auf alle Datenbanken über eine spezielle SQL-Variante zugegriffen. Mit der Einführung von SAP HANA als Hauptdatenbank ist nun der direkte Zugriff über spezifische HANA-Befehle möglich.

Dazu zählt Core Data Services (CDS) Views. Dahinter verbergen sich virtuelle Strukturen, mit denen Daten direkt auf der Datenbank modelliert werden können. Genutzt wird es vorwiegend für die Durchführung komplexer Datenabfragen und Anpassungen.

Die neue In-Memory-Datenbanktechnologie von SAP ermöglicht extrem schnelle Datenbankzugriffe und optimiert die Performance von Anwendungen. Dadurch bleibt ABAP auch in der Zukunft relevant und wird kontinuierlich weiterentwickelt.

Die ABAP-Entwicklung mit SAP S/4HANA

ABAP ist die Schlüsseltechnologie für Anpassungen in SAP-Systemen. Durch die kontinuierliche Weiterentwicklung der Sprache und die Integration in neue Technologien wie SAP S/4HANA bleibt die Programmiersprache auch in Zukunft relevant.

Für Unternehmen, die auf SAP setzen, und Entwickler, die sich in einem gefragten Bereich spezialisieren möchten, ist das Erlernen von ABAP eine lohnenswerte Investition.

FAQ

Ist ABAP abwärtskompatibel?

Die kurze Antwort: Ja. Die lange Antwort: Alte Anweisungen verlieren mit der Einführung neuer Versionen nicht ihre Gültigkeit. Das unterscheidet die Programmiersprache von vielen anderen.

ABAP umfasst folgerichtig einen erheblichen Sprachumfang. Ich empfehle trotzdem, sich immer am aktuellen Standard zu orientieren. Aktuelle Sprachelemente sind meist performanter im Vergleich zu alten Komponenten.

Welche Sicherheitsaspekte müssen bei ABAP-Entwicklungen beachtet werden?

Sicherheitsaspekte spielen wie überall in der IT auch in der ABAP-Environment eine wichtige Rolle. Vorkehrungen umfassen beispielsweise die Berechtigungsprüfung, die Vermeidung von Sicherheitslücken wie ABAP Command Injections und SQL Injections sowie die Verschlüsselung sensibler Daten.

Entwickler sollten unter anderem Tools wie den SAP Code Inspector verwenden sowie Authentifizierungs- und Autorisierungsmechanismen implementieren. Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen der Sicherheitsvorkehrungen sind das A und O.

Welche Möglichkeiten zur Integration externer Systeme gibt es in ABAP?

ABAP bietet zahlreiche Optionen für die Integration externer Systeme. Die Wahl der geeigneten Schnittstelle hängt dabei von Faktoren wie Echtzeit-Anforderungen, Datenvolumen, Sicherheitsaspekten und der Art des Systems ab.

Integrationsoptionen sind unter anderem RFC (Remote Function Call) für die Echtzeitintegration, IDoc (Intermediate Document) für den asynchronen Austausch strukturierter Daten sowie Web-Services wie SOAP (Simple Object Access Protocol) und REST (Representational State Transfer). Mit ABAP RAP bietet SAP zudem ein modernes Entwicklungsmodell, das die Erstellung von OData-Services und die Integration von SAP Fiori-Apps erleichtert.

Welche Rolle spielt ABAP bei der Entwicklung von SAP Fiori-Apps?

Während für die Frontend-Entwicklung von Fiori-Apps typischerweise SAPUI5 zum Einsatz kommt, spielt ABAP im Backend eine wichtige Rolle. Die Programmiersprache wird zur Erstellung und Optimierung von OData-Services verwendet, die als Schnittstelle zwischen der SAP-Datenbank und der Fiori-Benutzeroberfläche dienen.

ABAP gewährleistet somit eine schnelle und stabile Datenverarbeitung. Um die dafür notwendige Programmierzeit zu reduzieren, kann bestehender ABAP-Code häufig für verschiedene Fiori-Apps genutzt werden.

Was ist ABAP RAP?

ABAP RAP (RESTful Application Programming Model) ist ein spezielles Programmiermodell für die Entwicklung von OData-basierten Services und Fiori-Apps. Dafür bietet es einen standardisierten, strukturierten Ansatz mit definierten Best Practices sowie integrierte Werkzeuge und Frameworks.

RAP baut auf ABAP auf und nutzt intensiv CDS-Views für eine nahtlose, schnelle Entwicklung. Zugleich bietet es durch eine enge Integration mit SAP HANA und die Nutzung von Code-Pushdown-Techniken oft eine bessere Performance als herkömmliche ABAP-Entwicklungen.

Ich hab mich ins Dickicht der Begrifflichkeiten geschlagen, um Klarheit zu schaffen, und stelle Dir den SAP Signavio Process Navigator genauer vor. Der kostenfreie Service wird oft als Ersatz für den SAP Best Practices Explorer gehandelt.

Tatsächlich bietet das Tool jedoch viele Verbesserungen, welche den Umstieg auf S4/HANA weiter erleichtern und die Nutzung deines SAP ERPs verbessern. Los geht's!

• Der SAP Signavio Process Navigator ersetzt den Best Practices Explorer. Das kostenfreie Tool bietet leistungsstarke Inhalte zur Implementierung und Integration von SAP S4/HANA und darüber hinaus.
  
• In Kombination mit dem SAP Signavio Process Explorer bietet das Tool eine einheitliche Sicht auf die Transformation zu SAP S4/HANA, die sowohl IT- als auch Business-Rollen berücksichtigt.
  
• Der Zugang zum leistungsstarken Service erfolgt über SAP for Me.
  

Was ist der SAP Signavio Process Navigator?

Der SAP Signavio Process Navigator ist ein von SAP bereitgestelltes Tool zur Prozessoptimierung. Es bietet Zugang zu SAP-Lösungsszenarien wie „Lead to Cash“ oder „Plan to Fulfill“ sowie auf detaillierte Lösungsprozesse. Kosten fallen durch den Service keine an.

Die wesentlichen Bestandteile des SAP Signavio Process Navigators sind:

• Prozessmodelle, Prozessdokumentationen, prozessbezogene Value Accelerators, länder- und branchenspezifische Anforderungen
  
• Kontextdaten wie Lösungskomponenten, Rollen, Informationen zur Integrationsautomatisierung und unterstützten Lösungsfunktionen
  
• Unterstützung für Cloud-, On-Premise- und hybride Szenarien
  
• eine nutzerfreundliche Oberfläche mit SAP Fiori samt In-App-Such- und Filteroptionen
  

Kurz gesagt: Der SAP Signavio Process Navigator bietet tiefgehende Einblicke und Best Practices in das Prozessportfolio von SAP ERP und insbesondere von SAP S4/HANA. Er ersetzt den SAP Best Practices Explorer und erweitert dessen Funktionalitäten maßgeblich.

SAP Process Navigator als Ersatz für den SAP Best Practices Explorer

Quelle: Process Navigator Overview Presentation by SAP

Der SAP Best Practices Explorer wurde 2016 eingeführt. Das Ziel: Schnellere Erfolge mit SAP erzielen, indem bewährte und vorkonfigurierte Kernprozesse und Module für verschiedene Geschäftsbereiche bereitgestellt werden.

Das Konzept war ein voller Erfolg: Jährlich griffen Millionen von User auf die über 1,5 Millionen Assets zu. Sie konnten damit Zeit sparen und Fehler vermeiden.

Seit dem 7. Juli 2023 gibt es den SAP Best Practices Explorer nicht mehr. Seither werden alle Nutzenden automatisch auf den SAP Signavio Process Navigator umgeleitet.

Warum?

Seit der Einführung des Best Practices Explorer hat sich das wirtschaftliche Umfeld enorm gewandelt. Dazu zählen die bei vielen Unternehmen anstehende Cloud-Transformation, die Vereinfachung der Integrationen und Transformation sowie die wachsende Nachfrage nach einem breiteren länderspezifischen Anwendungsbereich.

Das existierende Datenmodell des Best Practices Explorers reichte dafür nicht aus. Kontextdaten und Konnektivität wurden darüber hinaus nicht unterstützt.

Gleichzeitig gab es einige Funktionen im Best Practices Explorer, die nicht mehr benötigt wurden. Entweder, weil sie den Produktstandards nicht mehr entsprachen oder von den Usern nicht genutzt wurden.

SAP hat sich daher entschieden, den Best Practice Explorer einzustellen und stattdessen auf den Process Navigator zu setzen. Das Tool basiert auf dem Datenmodell und den Prozessen von Signavio, einem Anbieter von Business Process Management (BPM). Das Unternehmen wurde 2023 von SAP übernommen.

Das Video erklärt sehr gut, was SAP Signavio ist:

Mit diesem Background bietet der Process Navigator fundierte Prozessdaten und umfassende Informationen, die Unternehmen bei der S4/HANA-Transformation und darüber hinaus optimal unterstützen.

Hinweis: SAP selbst spricht beim Process Navigator nicht von einem Nachfolger des Best Practices Explorer. Denn beide Tools unterscheiden sich stark im Hinblick auf Datenmodell, Umfang, Fokus und Funktionalität.

Überblick: Die Funktionen des SAP Signavio Process Navigator

Der SAP Process Navigator bietet einen schnellen und einfachen Zugang zu Lösungsszenarien und Lösungsprozessen. Er unterstützt damit die Projektplanung und die Phasen der SAP Activate-Methodik, welche die S4/HANA-Migration erleichtert.

Lösungsprozesse

Lösungsprozesse definieren die konkrete Umsetzung von Geschäftsprozessen in SAP und bieten damit eine detaillierte Unterstützung für Implementierung und Optimierung.

Der SAP Signavio Process Navigator stellt folgende Informationen in diesem Bereich bereit:

• Lösungsprozessablauf-Diagramm
  
• Value Accelerators wie Testskripte, Aufgaben-Tutorials oder Setup-Anweisungen
  
• Benötigte Lizenzen
  
• Informationen zu benötigten Lizenzen und länderspezifische Details
  
• Einblicke in den betriebswirtschaftlichen Nutzen und die Branchenrelevanz der jeweiligen Lösungen
  

Lösungsszenarios

Während Lösungsprozesse die konkreten, detaillierten Abbildungen von Geschäftsprozessen in SAP-Systemen darstellen, dienen Lösungsszenarien der übergeordneten Betrachtung. Dafür enthalten sie alle relevanten Lösungsprozesse für ein bestimmtes Szenario zum Beispiel für die Transformation auf SAP S4/HANA.

Info-Corner

Die Info-Corner hält, wie der Name bereits sagt, nützliche Informationen rund um den SAP Signavio Process Navigator bereit. Dazu gehören Wissenswertes zum Umgang mit dem Tool sowie Release Informationen. Darüber hinaus gibt es aktuelle Neuigkeiten sowie Links zu Fragen der Community und aktuellen Lösungen.

Pro-Tipp: Wer nicht ganz auf die SAP Best Practices verzichten möchte, findet hier einen Link zur Content-Bibliothek und zum SAP Software Download Center.

Nachrichtenzentrale

Das News Center bietet aktuelle Informationen unter anderem zu SAP Best Practices für SAP S4/HANA Cloud, SAP Marketing Cloud und aktuellen Releases. Die Inhalte sind durch Pop-ups mit weiterführenden Links abrufbar.

Gemeinsam stark: Der SAP Signavio Process Navigator im Zusammenspiel mit dem SAP Signavio Process Explorer

So viel zum Funktionsumfang des SAP Signavio Process Navigator. Kommen wir zum eingangs erwähnten SAP Signavio Process Explorer.

Bestandteil des Explorers sind:

• 7.000 Geschäftsprozessmodelle
  
• Business Capability- und Solution-Maps für 20 Geschäftsbereiche
  
• Wertbeschleuniger für 13 Branchen
  
• Metriken in Verbindung mit Prozessmodellen für ausgewählte Szenarien
  
• SAP und Non-SAP Best Practices
  

Klingt ziemlich ähnlich zum Process Navigator – richtig. Die Frage ist also, was unterscheidet beide.

Beide Tools arbeiten im Sinne eines „T-Modells“ zusammen: Der Explorer bildet die horizontale Ebene und liefert die Business-Sicht, die eine Analyse und Optimierung der eigenen Prozesslandschaft erlaubt.

Der Process Navigator bildet die vertikale Ebene, indem er die technischen Umsetzungspläne konkretisiert und die passenden Lösungsszenarien bereitstellt.

Wie Unternehmen den SAP Signavio Process Navigator für sich bestmöglich nutzen

Der SAP Signavio Process Navigator bietet Unternehmen eine leistungsstarke Plattform und erprobte Inhalte, um Geschäftsprozesse zielgerichtet zu optimieren und die Transformation zu SAP S 4HANA effizient zu gestalten. Doch wie funktioniert das Tool genau?

Zugang zum SAP Signavio Process Navigator

Quelle: SAP Community

Der Zugriff auf den SAP Signavio Process Navigator erfolgt über SAP for Me. Das Online-Portal ist der zentrale Einstiegspunkt in das SAP-Universum. Es bietet einen personalisierten Überblick unter anderem über Funktionen, Kennzahlen und den Lernstatus.

Einmal eingeloggt, erreichen registrierte Nutzende die kostenlose Cloud-Lösung über Services & Support --> Application Lifecycle Management (ALM) --> SAP Signavio Process Navigator.

Wer einen direkten Zugriff haben möchte, findet in hier.

Bedienung

Quelle: SAP Help Portal

Auf der Startseite des SAP Process Navigator befindet sich im oberen Bereich jeweils ein Link zu den Lösungsszenarien und Lösungsprozessen. Darüber hinaus befindet sich dort der Zugang zum News Center und zur Info Corner.

Zudem bietet die Seite persönliche Informationen. Diese umfassen die zuletzt angesehenen Prozesse und Lösungsszenarien, gespeicherte Szenarien oder Prozesse und ein direkten Zugang zu den Favoriten.

Im dritten Abschnitt der Startseite werden Updates und Lösungsprozesse nach Geschäftsbereich, Auslieferungsart oder Änderungstyp als Kreisdiagramm dargestellt.

Für eine bessere Orientierung gibt es eine Breadcrumb Navigation. Auch eine Suche ist integriert. Aber Achtung: Um innerhalb des SAP Process Navigator zu suchen, musst du das Suchfeld oben rechts nutzen. Die Suche ganz oben durchkämmt das gesamte SAP-Unternehmen nach Inhalten.

Anwendungsbeispiel

Quelle: Process Navigator Overview Presentation by SAP

Das obere Schaubild zeigt die Implementierung von SAP ERP mithilfe der Activate-Methodik. Der harmonisierte Ansatz für Cloud-, On-Premise- und Hybrid-Lösungen bietet umfassende Unterstützung für die Erstimplementierung und kontinuierliche Geschäftsinnovation. Ziel des Prozessmodells ist es, ein schlankes, leicht zu pflegendes System aufzusetzen.

Bestandteil der Prozesse sind Tools zur Prozessautomatisierung und zur Bereitstellung von Content. Unter letzteres fällt der SAP Process Navigator. Er unterstützt mit seinen Inhalten auf fast allen Ebenen.

Mithilfe der Lösungsszenarios lässt sich in der Discover- und Prepare-Phase ein Überblick über die anstehenden Schritte erstellen. Außerdem kann sich das Projektteam eines Unternehmens mit den hinterlegten Beschleunigern vertraut machen.

In der Explore- und Realize-Phase kommen die Lösungsprozesse zum Einsatz. Sie helfen bei einer schnellen und reibungslosen Umsetzung. Zugleich stellen sie sicher, dass Best Practices zur Anwendung kommen und damit möglichst nah am Standard gearbeitet wird.

Fazit

Mit einem umfangreichen Portfolio an Lösungsszenarien und detaillierten Lösungsprozessen bringt der SAP Process Navigator Klarheit und Struktur in komplexe Prozesse.

In Verbindung mit dem SAP Signavio Process Explorer erhalten Unternehmen sowohl die Business- als auch die IT-Perspektive darauf. So können Unternehmen nicht nur die Projektumsetzung beschleunigen, sondern sich auch langfristig effizienter und damit erfolgreicher aufstellen.

Zu Recht? Ganz und gar nicht!

In diesem Artikel schlüssele ich dir übersichtlich und verständlich die wichtigsten Fragen und Antworten zum Thema E-Invoicing auf. Du wirst sehen, dass der Wegfall der Papierrechnung kein Grund ist, in Schockstarre zu verfallen. Im Gegenteil: Die E-Rechnung ist eine sehr gute Gelegenheit, die Digitalisierung und Automatisierung im eigenen Unternehmen weiter voranzutreiben

• Ab dem 1. Januar 2025 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen empfangen können. Für die komplette Umstellung auf E-Invoices haben Unternehmen bis Ende 2026 bzw. bis Ende 2027 Zeit, wenn ihr Umsatz unter 800.000 Euro liegt. Ab 2028 gilt für alle die E-Rechnungspflicht.
  
• Die elektronische Rechnungsstellung umfasst im Wesentlichen die standardisierten Dateiformate ZUGFeRD und XRechnung sowie die Plattform PEPPOL.
  
• Die Einführung von E-Invoicing ist zu begrüßen, da die elektronische Rechnungsstellung eine höhere Datenintegrität, effizientere Prozesse und fundiertere Unternehmensentscheidungen ermöglicht.
  

Was ist E-Invoicing?

E-Invoice steht für elektronische Rechnungsstellung. Wie der Name deutlich macht, ist es eine klare Abkehr von analogen, gedruckten Dokumenten oder reinen PDF-Rechnungen hin zur standardisierten, maschinenlesbaren Rechnungsstellung.

Das Ausstellen einer E-Rechnung ist allerdings nur ein Teil der E-Rechnungspflicht. Es umfasst den gesamten Rechnungseingang und Rechnungsausgang.

Rechnungseingang

Beim Thema Empfang müssen Unternehmen sicherstellen, dass sie über eine digitale Schnittstelle verfügen. Die Praxis zeigt, dass viele Firmen eine eigene E-Mail-Adresse für den elektronischen Rechnungsempfang einrichten.

Diese ist an ein Buchhaltungsprogramm angeschlossen. So kann die Rechnung mit einem Klick zur Zahlung freigegeben werden. Der restliche Prozess kann dann vollständig automatisiert geschehen.

Rechnungsausgang

Zudem müssen Unternehmen beim Versand der Rechnungen bestimmte Anforderungen erfüllen: Die Dokumente müssen maschinenlesbare, strukturierte Daten enthalten. Zur Anwendung kommen dabei XML-basierte Formate wie XRechnung und ZUGFeRD. Dazu weiter unten mehr.

Warum wird E-Invoicing verpflichtend?

Den Grundstein für die Einführung der E-Rechnung legte 2014 die Direktive 2014/55/EU der Europäischen Union. Darin verständigen sich alle Mitgliedsstaaten darauf, E-Invoices für öffentliche Aufträge einzuführen. Das Ziel: den Verwaltungsaufwand reduzieren und Ressourcen schonen.

Die Bundesregierung hat sich 2024 im Wachstumschancengesetz dazu entschlossen, die E-Rechnung auf den privaten Sektor auszuweiten. Sie sieht darin einen wichtigen Schritt zur Digitalisierung und Modernisierung des Rechnungswesens in Unternehmen.

Gleichzeitig trägt die elektronische Rechnung zur Sicherung von Steuereinnahmen bei, denn elektronische Rechnungen ermöglichen eine bessere Übersicht und einfachere Prüfung von Einnahmen und Ausgaben durch Finanzbehörden.

Wann kommen E-Invoices und für wen?

E-Invoices spielen nur im Geschäftsverkehr, also im B2B-Bereich, sowie bei öffentlichen Aufträgen (Business-to-Government, B2G) eine Rolle. Für private Konsumentinnen und Konsumenten bleibt alles beim Alten.

Ab dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen in Deutschland elektronische Rechnungen empfangen und verarbeiten können. So kurz, so verständlich.

Für die Rechnungslegung gelten folgende E-Invoicing-Vorschriften:

• Bis Ende 2026 dürfen noch Papierrechnungen, genauer gesagt nicht standardisierte Rechnungsdokumente ausgestellt werden – vorausgesetzt, der Rechnungsempfänger stimmt zu.
  
• Auf Ende 2027 verlängert sich die Frist für Unternehmen, deren Vorjahresumsatz unter 800.000 Euro lag.
  
• Ab 2028 müssen alle Unternehmen elektronische Rechnungen gemäß dem EU-Standard EN 16931 ausstellen.
  

Die CEN-Norm legt ein standardisiertes semantisches Datenmodell fest und beschreibt, welche Inhalte und Struktur die elektronische Rechnung haben muss. Dadurch wird die schnelle Übermittlung und ein ungehinderter Austausch zwischen verschiedenen Systemen gewährleistet.

Welche Vorteile bietet E-Invoicing?

Die Vorteile der E-Invoice sind zahlreich. Das beginnt beim Thema Effizienz durch die Beschleunigung von Zahlungszyklen und endet beim Thema Nachhaltigkeit. Stichwort: geringerer Papierverbrauch.

Aus meiner Sicht sprechen diese drei Vorteile am deutlichsten für die Einführung der E-Invoice im Vergleich zur Papierrechnung:

1. Vorteil: Weniger Fehler, höhere Datenintegrität

Wer kennt es nicht? Ein Zahlendreher bei der IBAN, eine falsche Ziffer bei der Summe – und schon ist die gesamte Überweisung hinfällig. Mit elektronischen Rechnungen gehören solche Fehler der manuellen Eingabe der Vergangenheit an.

Elektronische Rechnungen bestehen aus strukturierten Daten, sodass eine automatische Verarbeitung und Prüfung möglich sind. Für Eingangsrechnungen kann das beispielsweise über das ABAP Add-on SAP Vendor Invoice Management (VIM) geschehen.

2. Vorteil: Stärkere Kosteneinsparungen, schnellerer Cashflow

Bei der E-Invoice muss im Vergleich zur Papierrechnung kein Dokument gedruckt, in einen Briefumschlag gesteckt, frankiert und verschickt werden. In vielen Fällen reicht nach der Erstellung der E-Rechnung ein Knopfdruck und schon liegt sie im Postfach des Empfängers.

Nicht nur das beschleunigt den Zahlungsprozess. Darüber hinaus braucht es weniger Korrekturschleifen, da der Prozess kaum fehleranfällig ist (siehe Punkt oben).

Mehr noch: Durch eine automatisierte Verarbeitung beim Empfänger braucht es weniger manuelle Prozessschritte, sodass die Buchung und damit der Cashflow beschleunigt wird.

3. Vorteil: Mehr Transparenz, fundiertere Entscheidungen

Elektonische Rechnungen ermöglichen eine lückenlose und transparente Nachverfolgung von Transaktionen. Das kann unschöne Diskussionen mit dem Finanzamt vermeiden.

Darüber hinaus verbessert die automatische Erfassung von Ein- und Ausgangsrechnungen die Übersicht über die Geschäftszahlen. Auch sind offene Forderungen und Verbindlichkeiten auf einen Blick erkennbar. Das Ergebnis sind schnellere und genauere Cashflow-Prognosen und Liquiditätsplanungen.

Welche Formate sind für die E-Rechnung erlaubt?

In der Welt der elektronischen Rechnungen gibt es verschiedene Formate, die jeweils spezifische Anforderungen und Anwendungsfälle abdecken. Die drei wichtigsten Formate sind:

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist ein Hybridformat, da es sowohl ein PDF-Dokument als auch eine XML-Datei enthält. Dies ermöglicht es, die Rechnung sowohl in gedruckter als auch in elektronischer Form zu verarbeiten.

ZUGFeRD ist besonders beliebt, da es eine Brücke zwischen analoger und digitaler Rechnungsverarbeitung schlägt.

XRechnung

XRechnung ist ein für Behörden entwickelter und eingeführter Rechnungsstandard. Bereits seit November 2020 müssen alle Rechnungen an öffentliche Auftraggeber in Deutschland in dem Format eingereicht werden.

Entsprechend wird XRechnung vorwiegend von öffentlichen Behörden genutzt. Allerdings setzt es sich auch im B2B-Bereich immer weiter durch.

Anders als ZUGFeRD besteht XRechnung ausschließlich aus strukturierten Daten im XML-Format. Es gibt also kein PDF für die Kontrollansicht.

PEPPOL

PEPPOL (Pan-European Public Procurement Online) bietet eine Infrastruktur für den sicheren Austausch von elektronischen Rechnungen. Die Plattform ermöglicht es, anhand einer sogenannten Lightwix-ID Rechnungen sicher und zuverlässig an den richtigen Empfänger zu senden.

PEPPOL ist besonders nützlich für Unternehmen, die regelmäßig mit verschiedenen Partnern Rechnungen austauschen. Ansonsten ist das Netzwerk global aufgestellt, was die Transaktionen mit Firmen außerhalb Europas erleichtert.

Auf einen Blick: Die Formate für E-Invoicing

Bevor du dich in die Umstellung auf die elektronische Rechnungsstellung stürzt, solltest du dir über das für dich passende Format im Klaren sein. Lass uns gerne sprechen, wenn du Fragen dazu hast und unseren Rat haben möchtest, ob ZUGFeRD oder XRechnung am geeignetsten für dich ist. Hier geht's lang!

Wie wird das E-Invoicing in SAP umgesetzt?

Aktuelle Rechnungsprogramme haben alle schon eine standardisierte E-Rechnungsschnittstelle, mit der sie arbeiten können. Solche E-Invoicing-Lösungen gehören seit vielen Jahren zum Stand der Technik.

Auch bei SAP gibt es entsprechende Vorkehrungen, um die gesetzlichen Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung problemlos umsetzen zu können. Die Lösung ist Teil von SAP Document and Reporting Compliance (DRC).

SAP Document and Reporting Compliance

SAP DRC ist Teil von SAP S4/HANA und anderen SAP ERP-Systemen. Die Lösung unterstützt dabei nicht nur die Erstellung von elektronischen Rechnungen. Vielmehr soll sie generell dabei helfen, nationale gesetzliche Berichtspflichten einzuhalten.

SAP DRC ermöglicht dafür, elektronische Geschäftsdokumente zu erstellen. Diese werden entsprechend der gesetzlichen Vorgaben aufbereitet und übermittelt.

Ansonsten bietet es ein zentrales Dashboard, das eDocument Cockpit. Darüber lassen sich alle elektronischen Dokumente überwachen und verwalten.

Quelle: SAP Help Portal

E-Invoicing mit SAP DRC

E-Rechnungen erhalten

SAP DRC kann elektronische Rechnungen empfangen. Häufig geschieht dies über PEPPOL. Darüber hinaus können über die integrierte Lösung Eingangsrechnungen automatisch weiterverarbeitet werden.

Dafür wird eine Eingangsautomatisierungslösung aus der SAP Business Technology Platform (BTP) implementiert. Rechnungen können auf diese Weise ohne manuelle Hilfe verbucht werden, wenn sie vorher definierte Kriterien erfüllen.

Zudem bietet SAP DRC mit eDocument Cockpit ein individualisierbares Dashboard für die Überwachung von Rechnungseingängen. So lässt sich darüber etwa der Status Angenommen / Abgelehnt anzeigen sowie Unstimmigkeiten mit behördlichen Aufzeichnungen vermeiden.

E-Rechnungen verschicken

Über SAP DRC lassen sich schnell und einfach elektronische Rechnungen erstellen. Zunächst werden dafür automatisch die notwendigen Daten aus dem SAP-System extrahiert und in das erforderliche XML-Format umgewandelt.

Im Anschluss erfolgt die Prüfung durch die Buchhaltung. Dafür erzeugt SAP DRC eine HTML-Vorschau der XRechnung oder es nutzt das PDF-Format, wenn ZUGFeRD zum Einsatz kommt.

Passt alles, kann die E-Rechnung mit einer digitalen Signatur versehen werden. Der Versand an den Rechnungsempfänger erfolgt über vorher definierte Kanäle: ZUGFeRD-Dokumente per E-Mail, XRechnung meist über PEPPOL oder andere Webservices.

Die Überwachung und Verwaltung der verschickten Dokumente geschieht wie bei den Eingangsrechnungen über das eDocument Cockpit. Darüber ist beispielsweise auf einen Blick der Versandstatus einer E-Rechnung einsehbar.

Fazit: An der elektronischen Rechnungsstellung führt kein Weg vorbei – gut so!

E-Invoices werden ab 2025 flächendeckend in Deutschland eingeführt. Ab 2028 soll der Prozess abgeschlossen sein. Ab dann werden alle Unternehmen standardisierte elektronische Rechnungen im B2B-Verkehr ausstellen.

Das hat viele Vorteile, denn durch E-Invoices können Unternehmen ihre Rechnungsverarbeitung effizienter gestalten und die Vorteile der Digitalisierung nutzen. Besonders ZUGFeRD bietet dabei eine flexible Lösung, die sowohl die analoge als auch die digitale Welt miteinander vereint.

Zugleich ist die Umstellung auf die elektronische Rechnung denkbar einfach – vor allem, wenn Unternehmen bereits auf ein SAP ERP-System setzen. Es ist daher jetzt an der Zeit, den Umstieg auf E-Invoices zu planen und sicherzustellen, dass dein Unternehmen bereit ist für die Zukunft der Rechnungsverarbeitung.

FAQ

Welche rechtlichen Konsequenzen drohen, wenn die E-Invoicing-Pflicht nicht eingehalten wird?

Die Nichteinhaltung kommt einer Ordnungswidrigkeit gleich. Es drohen also Bußgelder. Zugleich hat auch der Rechnungsempfänger das Nachsehen: Da es sich um keine ordnungsgemäße Rechnung handelt, kann er die Vorsteuer nicht geltend machen.

Welche Rolle spielen elektronische Signaturen für die E-Rechnungspflicht?

Der Empfänger muss sichergehen können, dass die Rechnung tatsächlich vom genannten Unternehmen stammt und keine nachträgliche Bearbeitung stattgefunden hat. E-Signaturen sind daher wesentlicher Bestandteil der elektronischen Rechnungen. Sie dienen als Identitätsnachweis des Unterzeichners und tragen wesentlich zur Vertrauensbildung gegenüber der elektronischen Rechnungsstellung bei.

Wie erfolgt die Archivierung der E-Invoices?

E-Invoices müssen im ursprünglichen elektronischen Format für 10 Jahre aufbewahrt werden. Ein Ausdruck auf Papier reicht nicht aus.

Welche Kosten entstehen Unternehmen bei der Umstellung?

Beim Thema E-Invoicing entstehen Unternehmen im Wesentlichen Kosten durch die Integration in bestehende ERP- oder Buchhaltungssysteme sowie durch die Schulung von Mitarbeitende. Laufende Kosten sind unter anderem Lizenzgebühren für Software und Cloud-Dienste sowie eventuell für Plattformen, welche die E-Rechnungen übermitteln.

Gleichzeitig stehen dem Einsparungen gegenüber, zum Beispiel durch einen geringeren manuellen Aufwand und eine Reduzierung der Druck-, Porto- und Archivierungskosten.

Summa summarum reduzieren sich die Kosten nach Untersuchungen des Forums elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) von etwa 23 € für eine Papierrechnung auf rund 6 € für eine elektronisch erstellte und versendete Rechnung.

Was kommt nach der elektronischen Rechnungsstellung?

Im Rahmen von "VAT in the Digital Age" (ViDA) möchte die Europäische Kommission das Mehrwertsteuersystem innerhalb der EU modernisieren. Bestandteil der Initiative ist die europaweite Einführung der elektronischen Rechnungen im B2B-Verkehr.

Darüber hinaus soll unter anderem ein Echtzeit-Reportingsystem für innergemeinschaftliche Umsätze geschaffen werden. Ziel der Maßnahmen ist es, harmonisierte und digitalisierte Rechnungsprozesse innerhalb der Staatengemeinschaft zu schaffen.

Sie passen sie an ihre spezifischen Herausforderungen an und überwinden dabei typische Fallstricke. Wäre doch schade, wenn all das Wissen verloren geht, denn viele Anwender stehen vor ganz ähnlichen Problemen. Bühne frei für SAP Best Practices.

Hier erfährst du, wie du von dem umfassenden Erfahrungsschatz profitieren kannst und welche entscheidende Rolle der SAP Best Practices Explorer dabei spielt.

• SAP Best Practices vereinfacht und beschleunigt die Einführung von SAP S4/HANA und neuer Business-Anwendungen, indem auf bereits erprobte Methoden und Prozesse zurückgegriffen wird.
  
• SAP Best Practices Explorer war zentrale Anlaufstelle für die fertigen Strukturen und Anwendungen. Seit 2023 gibt es das webbasierte Tool nicht mehr.
  
• Nachfolger ist SAP Signavio Process Navigator. Er basiert auf dem SAP Signavio Process Manager und umfasst umfangreichere Ressourcen. Du findest weiter unten mehr zum Process Explorer.
  

Was ist der SAP Best Practices Explorer?

Man muss das Rad nicht immer neu erfinden – was im Alltag stimmt, ist im SAP-Umfeld erst recht nicht falsch. Viele Unternehmen stehen bei der Einführung und Umstellung auf SAP S/4HANA vor ähnlichen Herausforderungen. Damit nicht immer wieder eigene Lösungen gefunden werden müssen, gibt es SAP Best Practices.

Dahinter verbergen sich bewährte und vorkonfigurierte Kernprozesse und Module für verschiedene Geschäftsbereiche wie Produktion, Forschung und Entwicklung, Lieferkette, Finanzwesen und Personalwesen. Diese Best Practices sorgen dafür, dass Anwender auf bestehende Erfahrungswerte und existierendes Know-How aus anderen Projekten zurückgreifen können und nicht von Grund auf neu starten müssen.

Der SAP Best Practice Explorer bündelte diese fertigen Strukturen und Business-Anwendungen. Das webbasierte Tool wurde besonders für die schnelle Implementierung von SAP S/4HANA genutzt. Unternehmen konnten in relativ kurzer Zeit mit dem SAP ERP produktiv werden und schneller von SAP R/3 auf SAP S/4HANA umsteigen.

SAP Best Practices Explorer gibt es seit Juni 2023 nicht mehr. Ersetzt wurde das Tool durch den SAP Signavio Process Explorer. Dazu weiter unten mehr.

SAP Best Practices als Teil von SAP Activate

SAP Best Practices sind Teil von SAP Activate. Dieses Framework ermöglicht die strukturierte und saubere Einführung oder Umstellung auf SAP S/4HANA.

SAP Activate besteht aus drei Säulen: Neben SAP Best Practices gehören dazu Werkzeuge für die geführte Konfiguration und die SAP Activate Methodik.

Letzteres stellt einen sechsstufigen Fahrplan für die Durchführung komplexer SAP-Projekte bereit: Discover (Entdecken), Prepare (Vorbereiten), Explore (Analysieren), Realize (Umsetzen), Deploy (Bereitstellen) und Run (Betreiben).

Quelle: The Beginner’s Guide to SAP Activate

SAP Activate kann für On-Premise-, Cloud- und hybride Lösungen genutzt werden. Damit ersetzt es die alten Methoden ASAP und SAP Launch.

Die Vorteile von SAP Best Practices

Die Vorteile von SAP Best Practices liegen klar auf der Hand: Ähnlich wie bei der Schwarmintelligenz kann dank dieses Tools auf das Know-How und die Erfahrungen vieler Nutzer und Unternehmen bei der Einführung und Verwendung von S/4HANA zurückgegriffen werden.

Die Best Practices decken dabei etliche Geschäftsprozesse ab – von Order-to-Cash bis Purchase-to-Pay. Sie sorgen dafür, dass der Einstieg in das neue System erleichtert wird und Unternehmen schneller produktiv werden können.

SAP selbst teilt die Vorteile von Best Practices in drei Bereiche auf:

Quelle: The Beginner’s Guide to SAP Activate

Zeitersparnisse

Die Komplexität der Implementierung von SAP ERP wird reduziert, da auf vorkonfigurierte Lösungen zurückgegriffen werden kann. Das spart eine Menge Zeit.

Vorhersehbare Ergebnisse

Bei den SAP Best Practices handelt es sich um erprobte und bewährte Lösungen von anderen Unternehmen in der gleichen Branche. Das minimiert Risiken und senkt Kosten – egal, ob es um die komplette Umstellung oder die Realisierung von neuen Business-Anwendungen geht.

Unterstützt wird das durch den Zugriff auf länderspezifische Inhalte. Damit werden auch rechtliche Fallstricke effektiv umgangen.

Flexibler Einsatz

SAP Best Practices funktioniert für On-Premise, Cloud und hybride SAP S/4HANA Lösungen. Gleichzeitig erleichtert es die Umstellung auf die Cloud-Anwendung von SAP.

SAP Best Practices: Prozess im Überblick

SAP Best Practices bieten bewährte Ansätze und praktische Lösungen für nahezu alle unternehmerischen Prozesse, sowohl aus branchenspezifischer als auch aus betriebswirtschaftlicher Sicht.

Die Best Practices umfassen unter anderem:

• Spezifische Lösungen für Geschäftsprozesse wie Buchhaltung, Finanzabschluss, Logistik und Vertrieb
  
• Vorgefertigte Reports und Analysewerkzeuge
  
• Hinweise zur Benutzeroberfläche (User Experience)
  
• Unterstützung für die Migration von bestehenden SAP- oder Non-SAP-Systemen zu SAP S/4HANA
  
• Hilfe bei dem nahtlosen Zusammenspiel der Systeme wie SAP Ariba für das Beschaffungsmanagement oder SAP C/4HANA für das Customer Relationship Management
  
• Leitlinien zur Neugestaltung und Optimierung von Prozessen ohne Risiko
  
• Klare Richtlinien für die Konfiguration von SAP S/4HANA
  

SAP Best Practices decken nahezu alle relevanten Unternehmensbereiche ab, einschließlich der Benutzer- und Rollenverwaltung sowie der entsprechenden Berechtigungskonzepte.

Die Best Practices erleichtern Unternehmen den Umstieg auf S4/HANA und helfen ihnen dabei, ihr ERP optimal zu nutzen. Entsprechend sind auch für uns SAP-Berater die Module, Standards und Anleitungen ein wertvolles Instrument, denn sie erweitern unseren Erfahrungsschatz, sparen Zeit und damit unseren Kunden Geld.

Warum wurde der SAP Best Practices Explorer eingestellt?

Im Jahr 2023 wurde der SAP Best Practices Explorer offiziell eingestellt. Der Grund? SAP hat Signavio übernommen.

Das Unternehmen bietet eine leistungsstarke Software für das Business Process Management. Das Tool unterstützt Unternehmen bei der Planung, Modellierung, Ausführung, Automatisierung und Verbesserung ihrer Geschäftsprozesse.

Auf diesen SAP Signavio Process Manager baut der SAP Signavio Process Navigator auf. Er löst den SAP Best Practice Explorer ab und erweitert dessen Funktionalität um eine nochmals umfangreichere Sammlung an Best Practices und weiteren Ressourcen.

Wie nutzt man den SAP Signavio Process Navigator?

Um den SAP Signavio Best Practices Explorer zu nutzen, meldest du dich einfach bei SAP for Me an und folgst diesen Schritten:

1. Anmeldung unter SAP for Me
   
2. Gehe zum "Services & Support" Dashboard
   
3. Wechsle zum "ALM" Tab (Application Lifecycle Management)
   
4. Suche nach der "SAP Signavio Process Navigator" App
   
5. Über diese App gelangst du zum SAP Signavio Process Navigator/Best Practices Explorer
   

Die Best Practices bieten eine sehr gute Grundlage für die Verwendung und Einführung von SAP S/4HANA. An manchen Stellen reichen die Standards allerdings nicht aus. Das ist nicht schlimm. Die Best Practice Prozesse können über Erweiterungen und Fiori Apps modifiziert und an individuelle Bedürfnisse angepasst werden.

Beachte außerdem: Anders als beim vorherigen SAP R/3 stehen bei SAP S/4HANA Prozesse im Mittelpunkt. Bist du auf der Suche nach einem bestimmten Best Practices, schaust du entsprechend nicht nach Modulen wie Central Finance (FI) oder Customer Service (CS), sondern nach dem jeweiligen Geschäftsprozess, beispielsweise Order-to-Pay oder Purchase-to-Pay.

SAP Signavio Process Navigator: Die Zukunft der SAP-Implementierung

Es gibt immer noch eine große Anzahl an Firmen, die den Umstieg auf S/4HANA nicht begonnen haben. Mit dem SAP Signavio Process Navigator können sie auf vorkonfigurierte Geschäftsprozesse und Funktionen zurückgreifen, um die Einführung und Implementierung zu beschleunigen.

Die Software ist allerdings nicht nur ein Beschleuniger. Sie bietet darüber hinaus erweiterte Möglichkeiten, um Prozesse zu dokumentieren und zu verbessern. Diese können individuell angepasst werden, sodass Unternehmen für ihre speziellen Bedürfnisse maßgeschneiderte Lösungen erhalten.

Ein weiterer Vorteil von Signavio ist die nahtlose Integration in die Projektdokumentation. So können Unternehmen nach der Implementierung weiterhin auf diese Dokumentation zugreifen. Das bietet eine optimale Grundlage, um Prozesse laufend zu überprüfen und zu verbessern.

Fazit

RIP SAP Best Practices Explorer. Lang lebe der SAP Signavio Process Navigator. Unternehmen, die auf SAP S/4HANA umstellen, können darüber noch besser von vorgefertigten Prozessen und Funktionen profitieren und die Implementierung beschleunigen.

Auch im laufenden Betrieb können mithilfe des Best Practice Explorers bestehende Prozesse optimiert und gewartet werden. Nicht nur deswegen lohnt sich immer wieder ein Blick in die Datenbank: Unternehmen erhalten dort einen schnellen Überblick über neue ERP-Anwendungen, die auch für ihre Prozesse interessant sein könnten.

Über ein vorkonfiguriertes Testsystem und die bereitgestellten Testskripte können sie die Prozesse schnell und einfach selbst ausprobieren – ohne Risiko. So lässt sich effektiv bewerten, ob das Update zu den eigenen Prozessen tatsächlich passt.

Sprich uns gerne an, wenn du mehr über den Best Practice Prozess erfahren möchtest. Wir geben dir gerne an deine Situation angepasste Informationen und Inhalte, damit auch du von einer schnelleren Implementierung und optimierten Geschäftsprozessen profitierst.

In diesem Artikel geht es darum, dass ich dir einmal erklären möchte, wie sich die Begriffe unterscheiden, was auch so ein bisschen die Historie bedingt und an welchen Stellen man was richtig einsetzt.

SAP R/3 und seine Bedeutung

Kurz ab, die meisten Kunden, die wir im SAP-Umfeld betreuen, haben schon ein SAP R/3 im Einsatz, also ein SAP Release Candidate 3, dafür steht nämlich die Abkürzung R/3.

Der direkte Nachfolger vom R/3 war das sogenannte ECC, was steht für SAP Enterprise Resource Planning ERP Central Component. Das kürzt man gerne ab mit ECC, also SAP ECC.

Dieses SAP R/3 System betreibt die SAP schon sehr lange und hat im Grunde genommen seit dem Internetboom der großen Blase um die 2000er auch den Sprung geschafft von der SAP R/2 Welt auf die R/3 Welt.

In der R/3 Welt standen vor allen Dingen eher grafische Ausgaben und Möglichkeiten über die GUI zu arbeiten im Vordergrund.

Gegen 2004 wurde dann das SAP R/3 durch das SAP ECC abgelöst und hat weitere Funktionen ergänzt.

Der Übergang zu S/4HANA

In den letzten Jahren wurde das SAP ECC nun durch die neue Technologie bei SAP abgelöst, das sogenannte S/4HANA. Das S steht bei S/4HANA für Simplification, wo es im Grunde genommen darum ging, die hochkomplexen Prozesse, die es im SAP R/3 gibt, einfacher zu gestalten.

Das HANA ist die Bezeichnung in dem Begriff für die sogenannte Datenbanktechnologie.

Hier ist ein großer Unterschied. Im SAP ECC und R/3 hat man auf bestehende Datenbanksysteme zurückgegriffen, sprich Oracle, MySQL, MaxDB. Nun im S/4HANA setzen die meisten Systeme entweder auf eine Oracle In-Memory Datenbank auf oder eine S/4HANA, bzw. HANADB, HANA Datenbank.

Vorteile der HANA-Datenbank

Dabei ist die Besonderheit, dass diese Technologie ein Großteil der schnell verfügbaren Zugriffe und Daten im Arbeitsspeicher hält und nur ein kleiner Teil der Daten entsprechend auf den Festplatten abgelegt wird.

Dadurch, dass diese Informationen bei der HANADB In-Memory, also im Arbeitsspeicher liegen, sind sie extrem schnell zugreifbar und Datenbankabfragen gehen erheblich schneller.

Dies bedingt allerdings auch, dass man ein entsprechendes System hat, was in der Lage ist, große Mengen an Arbeitsspeicher zu produzieren bzw. zu verwalten und letztendlich diese HANA Datenbank auch nutzt.

Unterschiede in der Implementierung

Das SAP ECC hat als Riesenvorteil, dass die Kunden es zu 95% On-Premise installiert haben. Das heißt, es wurde lokal eingerichtet und dann jeweils auf die Bedürfnisse und auf die Gegebenheiten der Kunden angepasst.

Das Grundsystem von SAP hat schon sehr viel mit ausgeliefert und überall da, wo es nicht gepasst hat, haben die Kunden viel Geld und Zeit investiert, mehrere Millionen, gerne mal bei größeren Unternehmen, um die Optimierung des Systems auf die eigene Produktion hinzuwirken.

Bei S/4HANA soll jetzt mehr vorgegeben werden, mehr standardisiert werden. Das ist aber die Herausforderung für viele Kunden; die hohen Investitions- und Optimierungskosten, die ins ECC und R/3 geflossen sind, können jetzt nicht eins zu eins so übernommen werden.

S/4HANA bringt andere Bedingungen und Randerscheinungen mit sich, auf die der Kunde aktuell in seinen Transformationsprojekten eingehen muss.

Greenfield, Bluefield und Brownfield Ansätze

Somit ist ein einfacher Wechsel von SAP ECC auf S/4HANA nicht gegeben und bedarf auf jeden Fall einer guten Beratung, um diesen Weg zu gestalten, um auch zu wissen, was ist eigentlich im neuen S/4HANA System verfügbar, was kann ich da machen und wie kann ich das Ganze einsetzen.

Als Nachfolger für das SAP R/3 gibt es verschiedenen Vorgehensweisen, wie du das SAP S/4HANA einführst. Hier die 3 Vorgehensweisen für die Transformation: Greenfield, Bluefield oder Brownfield-Ansatz.

Kurz erklärt; ein SAP Greenfield Ansatz ist ein komplett frisches System, wo die Prozesse entsprechend neu eingerichtet werden und man die User im Grunde genommen darauf schulen muss, mit dem neuen Prozess zu arbeiten.

Man hat den sogenannten Bluefield, wo es eine Mischung aus meist alten Daten gibt, die ich migriere, also ich nehme alte Daten mit und habe aber die neuen Prozesse.

Ein reiner Brownfield Ansatz ist, ich versuche die Prozesse eins zu eins aus dem alten zu übernehmen ins neue System. Das ist allerdings mit einem erheblichen Implementierungsaufwand verbunden und es gibt auch diverse Bereiche, die im S/4HANA so nicht mehr funktionieren, die vor dem ERP funktioniert haben.

Kundenperspektive und zukünftige Entwicklungen

Ja, wenn es Kunden gibt, die noch Hilfe brauchen in Richtung ERP, sind das meistens Kunden, die auf den letzten Zügen des ERP bzw. SAP ECC-Upgrades sind, auf das sogenannte EHP 8. Das ist das letzte Enhancement Package, was die SAP zur Verfügung gestellt hat.

Die meisten Kunden bereiten sich allerdings gerade darauf vor, von SAP ECC nun zu wechseln auf S/4HANA und da stellt sich im Grunde genommen die Frage, welche Version von S/4HANA wird eingeführt.

Da geht es nicht darum, gehe ich in die Cloud oder nicht, denn das Thema ist für unsere Kunden durch. Die Kunden, die wir betreuen und auch mit vielen Kunden, mit denen ich bisher gesprochen habe, führen ein S/4HANA On-Premises ein.

Fazit

Das mal so als kleinen Überblick, was es da aktuell so an verschiedenen Techniken gibt und wie diese Begriffe auch einzusetzen sind.

Merke dir; es gibt ECC und es gibt vor allen Dingen S/4HANA und es ist wichtig, einfach diese Differenzierung hinzukriegen und zu überlegen, was nutze ich eigentlich wo und was wird auch wie im Grunde genommen gerade beim Kunden gemacht.

Dann danke ich dir für deine Aufmerksamkeit. Nutz doch unser Kontaktformular für eine Rückmeldung oder ein erstes Kennenlerngespräch. Wir freuen uns darauf.

Mach dich bereit auf eine satte Ladung Praxistipps aus erster Hand.

SAP Berater: Aufgaben, Kenntnisse, Karriere

• SAP-Berater bilden die Schnittstelle zwischen SAP ERP und dem Unternehmens-Kosmos. Mit ihrem Know-how und ihrer Unterstützung können sich Firmen zukunftssicher aufstellen.
  
• Ein Studium oder eine Ausbildung zum SAP-Berater gibt es nicht. Unternehmensberatung und SAP-Dienstleister bieten spezielle Trainee-Programme an. Darüber hinaus ist ein enges Mentoring entscheidend.
  
• Die Jobaussichten als SAP Berater sehen sehr gut aus, da immer mehr Unternehmen auf SAP wechseln und die Enterprise-Software sich kontinuierlich weiterentwickelt.
  
• Das Gehalt von SAP-Beratern liegt zwischen 65.000 und 85.000 Euro im Jahr. Mit wachsender Erfahrung kann das Jahreseinkommen des Consultant bis zu 200.000 Euro betragen.
  

Was macht ein SAP-Berater?

SAP-Berater sind in erster Linie dafür da, das Enterprise Resource Planing-System (ERP) von SAP in einem Unternehmen einzuführen und weiterzuentwickeln. Was so leicht klingt, ist in Wahrheit ein äußerst komplexes Unterfangen: Schon ab 1.000 Mitarbeitenden lohnt sich die Einführung einer SAP-Software wie SAP R/3, SAP ECC oder SAP 4/HANA. Entsprechend ist die Bandbreite an Kunden sowohl was deren Größe als auch die Branchen angeht extrem hoch.

IT-Consultants bilden das Bindeglied zwischen den Möglichkeiten der SAP ERP-Software und der jeweiligen Unternehmens-Welt. Sie bieten betriebswirtschaftliche Kenntnisse, Projektmanagement-Skills, Kommunikationsfähigkeiten und umfassendes IT-Fachwissen. Damit können sie den Bedarf eines Unternehmens ermitteln, passgenaue Lösungen implementieren und im Anschluss betreuen.

Die Hauptaufgaben eines SAP-Consultants

• Bedarfsermittlung und Analyse der Unternehmensprozesse
  
• Auswahl und Implementierung passender SAP-Module
  
• Weiterbildung und Beratung der Mitarbeiter in der Nutzung zum Beispiel von SAP Fiori
  
• Schnittstellen zwischen den Abteilungen und Durchführung von Change-Management-Prozessen
  
• Maßnahmen zur Sicherstellung des Infrastruktur-, Security- und Qualitätsmanagements
  
• Erstellung von Machbarkeitsanalysen und Konzepten
  
• Kontinuierliche Betreuung, Weiterentwicklung und Optimierung der SAP-Software
  

Du siehst, es sind eine Fülle an Jobs. Eines steht dabei immer im Mittelpunkt: der Vorteil des Kunden. Unternehmen sollen mit der implementierten ERP-Software ihre Aufgaben besser bewältigen können und zukunftssicher innerhalb ihrer Branche aufgestellt sein.

Gute SAP-Dienstleister weisen in ihre Beratung darauf hin, wenn eine Entscheidung bei der Implementierung einen langfristigen Schaden verursachen kann – auch wenn es zum Nachteil des SAP Consultant ist.

Was zeichnet einen guten SAP-Berater aus?

Um eine gute Beratung erbringen zu können, braucht es Erfahrungen aus anderen Projekten und mit Anwendungen. SAP-Berater mit langjähriger Berufserfahrung können sich schnell in komplexe Aufgaben hineindenken und die Bedürfnisse sowie Probleme von Unternehmen verstehen.

Gleichzeitig kennen sich Consultants sehr gut mit der SAP-Software aus und beherrschen Programmiersprachen im SAP ABAP wie ABAP OO. Dadurch können sie die Schnittstelle zwischen der IT-Welt und den geschäftlichen Erfordernissen schlagen.

Sie wissen, welche Sollbruchstellen es bei SAP ERP gibt, um in der Konzeption die individuellen Wünsche berücksichtigen zu können. Gleichzeitig bleiben gute SAP-Berater so nah an der originalen SAP-Software dran wie möglich. Das heißt, sie nutzen die nachhaltigen und langfristigen Lösungen im Quellcode, um für den Kunden das ERP-System so einfach wie möglich zu gestalten.

Der Grund: Werden zu viele separate Lösungen erarbeitet, blickt am Ende nur noch der für die Implementierung verantwortliche IT-Berater durch. Das ist fatal, denn die Software und deren Verhalten soll später ja von jemand anderem gewartet werden.

Gute SAP-Berater haben aus diesen Gründen bereits am Anfang eines Projekts das Ende im Blick. Sie sind keine Freunde von zu schnellen Antworten, sondern wollen nachhaltige Lösungen für die Unternehmen, die nicht in eine Abhängigkeit führen.

Wo arbeiten SAP-Berater?

SAP-Berater arbeiten als Festangestellte in großen Unternehmen oder sind als Dienstleister für verschiedene Firmen unterwegs.

Egal in welchem Verhältnis sie stehen, SAP-Berater sind Allround-Talente. Ihre Kenntnisse sind in vielen unterschiedlichen Bereichen gefragt. Beispielsweise:

Finanzen und Versicherung

Finanzwesen, Risikomanagement, Treasury und Banking – in diesen und weiteren Abteilungen ist ein SAP Consultant tätig. Die Berater helfen dabei, Finanzdaten zu verwalten, Risiken zu analysieren und Compliance-Anforderungen zu erfüllen.

Logistik und Transport

SAP-Berater implementieren Lösungen für die gesamten Supply-Chain: von der Beschaffung über die Bestandsverwaltung bis hin zum Vertrieb. Lieferketten werden durch ihre Tätigkeit an der Software optimiert, Lagerbestände reduziert und Transportkosten gesenkt.

Industrie und Handel

Qualität und Kosteneffizienz sind in der Industrie entscheidend. SAP-Berater unterstützen dabei, indem sie Produktionsabläufe, Ressourcenplanung und Qualitätsmanagement nahtlos in der Software miteinander verknüpfen.

Im Handel wiederum sorgen die Allrounder für ein reibungsloses Kundenmanagement, optimierte Warenströme und innovative E-Commerce-Lösungen.

Energiebranche

Im Zuge der Energiewende wird bei der Energieversorgung der Einsatz von SAP immer wichtiger. Die Systeme helfen beim Netzmanagement, im Kundenservice und im Smart Metering.

Gesundheitswesen und Life Science

Die Digitalisierung von Prozessen in Krankenhäusern, Pharmaunternehmen und Forschungseinrichtungen ist eine enorme Aufgabe. SAP-Berater übernehmen dabei eine Schlüsselrolle, indem sie unter anderem das Personalwesen entlasten.

Wie wird man SAP-Berater?

So viel vorweg: Es gibt keine konkrete Ausbildung für den Job als SAP-Berater. Vielmehr sind die Karrierewege äußerst vielfältig. Nicht mal ein Hochschulstudium ist Voraussetzung, auch wenn ein Abschluss in Informatik, Betriebswirtschaftslehre oder Wirtschaftsinformatik sehr zu empfehlen ist. Von Vorteil ist auch, ein Trainee-Programm bei einer Unternehmensberatung im IT-Bereich und einem SAP-Dienstleister zu absolvieren.

Generell kannst du dich SAP ERP aus zwei Richtungen nähern:

1. Zum einen über Kenntnisse zu den Modulen. Das kann über ein Modul in SAP S/4HANA passieren, zum Beispiel Sales & Distribution (SD). Dieses SAP S/4HANA Modul kümmert sich um alle Aufgaben, die mit dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen zusammenhängen. Hier geht es also darum, die gesamten Prozesse rund um den Verkauf abzubilden.
   
2. Zum andern über die Informatik. Bei mir war das der Fall. Ich habe mir erst die Programmiersprachen ABAP und ABAP-Objects angeeignet.
   
   Anschließend ging es weiter mit den Themen: 
   
   
• Formularwesen
  
• SAPscript
• Smart Forms
• Adobe Forms

So viel zum Fachlichen. Die Voraussetzungen kann sich mehr oder weniger jeder selbst aneignen. Ein SAP-Berater wirst du dadurch allerdings nicht. Denn neben der fachlichen Expertise braucht es Erfahrung. An der mangelt es zwangsläufig beim Berufseinstieg.

Umso besser, wenn es einen Mentor gibt. Dabei hast du einen SAP Consultant an der Seite, der bereits viele Jahre im Beruf tätig ist. Du bekommst Tipps und Tricks hinsichtlich der Kundenkommunikation und bezüglich des Umgangs mit Rückschlägen und Herausforderungen. Dieses Wissen rund um Seniorität und Beratung steht in keinem Lehrbuch; das muss dir ein erfahrener Berater vermitteln. 

SAP-Berater-Zertifizierungen

SAP selbst bietet vielfältige Weiterbildungen. Abhängig vom Interessengebiet, der Erfahrung und des Jobs können darüber SAP-Berater-Zertifikate erworben werden. Gerade zum Start auf dem Arbeitsmarkt sind diese sehr wertvoll, denn sie sind ein Nachweis für Fachkenntnisse in einem bestimmten Themenbereich.

Für den Einstieg in die SAP-Welt kann ich den Kurs „Integrierte Geschäftsprozesse mit SAP ERP (TERP10)“ empfehlen. Menschen ohne Vorwissen in der SAP-Software lernen hier den Aufbau des ERP kennen und entdecken, was damit alles möglich ist.

Zu Beginn des Jobs ist Überblickswissen gefragt. Danach geht es darum, sich zu spezialisieren. In welchen Bereichen möchte ich Fuß fassen? Worin sehe ich meine Expertise? Was will ich meinen Kunden künftig anbieten?

Das gilt auch später noch. Die SAP-Welt ist groß und komplex, dass mit fortschreitenden Berufsjahren Zertifizierungen wichtig bleiben. Sie belegen, dass ein SAP-Berater nicht stehen bleibt, sondern sich kontinuierlich in weiterentwickelt. Beliebte Schulungen sind unter anderem zu den Themen SAP Activate Project Manager, ABAP for SAP HANA 2.0 und SAP S/4HANA Cloud - Finance Implementation.

Generell sind im Moment Experten nötig, die sich mit SAP S/4HANA und den Umstieg von SAP ECC oder SAP R/3 auskennen. Darüber hinaus sind branchenspezifische Lösungen wie SAP for Utilities (IS-U) vor allem für die Energiewirtschaft wie auch SAP Enterprise Warehouse Management (EWM) für die Optimierung von Lagerprozessen stark gefragt.

Literatur-Tipps für Einsteiger

„Die Entscheidung liegt bei dir" – Rainer Kurz-Sprenger

Das Buch ist ein Plädoyer dafür, sein Glück in die eigenen Hände zu nehmen, selbstverantwortlich zu handeln und die Ausreden sein zu lassen. Nur wer Eigeninitiative zeigt, entschieden handelt und sich selbst reflektiert, kann ein guter SAP-Berater werden. Rainer Kurz-Sprenger gibt eine Anleitung dafür.

„Kraft der Sprache“ – Grundl Leadership Institut

Wie oben beschrieben muss ein SAP-Berater hervorragende Kommunikationsfähigkeiten haben. Ohne die kann kaum ein Projekt gelingen.

Das Praxishandbuch „Kraft der Sprache“ liefert umfassende Übungen, um Gespräche als Consultant besser und präziser gestalten zu können.

„Trusted Advisor“ – David Maister, Robert Galford und Charles Green

Gute Geschäftsbeziehungen leben von Vertrauen, gerade wenn es um Berater geht. Die Autoren zeigen die Faktoren für gegenseitiges Vertrauen auf und wie dieses hergestellt werden kann.

Wie gelingt der Quereinstieg zum SAP-Berater?

Eine Umschulung zum SAP-Berater ist als Entwickler recht einfach. Durch den technischen Background kennst du die SAP-Module sowie die Möglichkeiten zum Customizing der Module und der jeweiligen Prozesse.

Was fehlt, ist das Wissen um innerbetriebliche Prozesse. Daher ist eine Schulung notwendig, welche die unternehmerischen Abläufe beschreibt und einem beibringt, die spezifischen Prozesse zu erarbeiten.

Diese müssen dann im Anschluss in SAP eingestellt und konfiguriert werden. Wie bereits oben beschrieben, empfehle ich für den Einstieg das Terp10-Zertifikat.

Wer komplett neu einsteigt und eher technikaffin ist, kann seine Karriere als SAP-Consultant mit einer Fachinformatiker-Umschulung mit anschließenden Praktika im Bereich SAP starten. Auch Weiterbildungen bei autorisierten SAP-Bildungspartnern sind möglich. Beginnen würde ich hier mit einer Grundlagen-Schulung in ABAP ab Objects.

Wie steht es um die Jobaussichten?

Wer einmal SAP gelernt hat, braucht sich um seinen Job keine Sorgen machen: Diesen Satz kann ich ohne Einschränkung unterschreiben. Der Fachkräftemangel schlägt voll auf die Branche durch. Ein SAP Consultant muss sich nicht aktiv bewerben, er oder sie wird vielmehr abgeworben. Es gibt wenig Konkurrenz und noch weniger wirklich gute SAP-Berater auf dem Arbeitsmarkt.

Diese Situation wird sich in Zukunft voraussichtlich nicht ändern – im Gegenteil: Der Markt für ERP-Systeme wächst und mit ihm SAP, der Platzhirsch unter den Anbietern. Denn immer mehr Unternehmen – auch kleinere und Mittelständler – wechseln von einem Non-SAP-System oder aus der Microsoft-Welt auf SAP.

Darüber hinaus werden die ERP-Produkte kontinuierlich weiterentwickelt. In manchen Fällen kommt es vor, dass Kunden neue Systeme einsetzen müssen, wenn sie kein Sicherheitsrisiko eingehen möchten. 

Bestes Beispiel dafür ist SAP S/4HANA. SAP hat angekündigt, in den kommenden Jahren die Wartungsarbeiten an seinen vorherigen ERP-Systemen einzustellen. Entsprechend sind wir bei Eubuleus derzeit vorrangig in S/4HANA-Transformationsprojekten unterwegs.

Wie hoch ist das Gehalt eines SAP-Beraters?

Trainees können mit einem Gehalt von 50.000 bis 60.000 Euro rechnen. In Ausnahmefällen geht es auch mal hoch auf bis zu 70.000 Euro.

SAP-Developer können um die 65.000 bis 75.000 Euro im Jahr verdienen. Modulberater haben nochmal ein höheres Gehalt. Bei ihnen liegt der Meridian zwischen 65.000 und 85.000 Euro.

Senior Consultants mit 15 bis 20 Jahren Berufserfahrung gehen sogar mit einem Jahreseinkommen von 200.000 Euro nach Hause.

Wie in allen Branchen hängt das Gehalt massiv vom Spezialgebiet ab und wie groß die Nachfrage danach ist. Je besser ein SAP-Berater aufgestellt ist, desto eher sind Kunden bereit, höhere Preise zu bezahlen. Am Ende muss es sich wirtschaftlich lohnen. Und das tut es, wenn dank eines guten SAP-Beraters ein Projekt reibungslos gelingt und nicht etliche Schleifen gezogen werden müssen.

Fazit

Die Reise zum SAP-Berater erfordert eine Mischung aus technischer Ausbildung, praktischer Erfahrung und Soft Skills. Dazu zählen vor allem Kommunikationsstärke, Teamgeist und Lösungsorientierung.

Ob über ein Trainee-Programm oder den Quereinstieg – mit den richtigen Schulungen, einem Mentor an der Seite und kontinuierlichen Weiterbildungen kann ein Consultant sich erfolgreich in diesem gefragten Berufsfeld etablieren.

Melde dich gerne bei mir, wenn du noch Fragen zum Job hast und mehr über den spannenden Beruf des SAP-Beraters wissen möchtest. Ich freu mich drauf!

1. Kurz erklärt: Enterprise Resource Planning (ERP)
2. Was ist SAP ERP?
3. 7 Geheimnisse hinter dem Erfolg von SAP ERP
   • Integration
   • Echtzeitinformationen
   • Skalierbarkeit
   • Best Practices und Branchenlösungen
   • Hohe Sicherheitsstandards
   • Erweiterbarkeit und Innovation
   • Globale Präsenz und Support
4. Wie hoch ist die Ausfallrate von SAP ERP?
5. SAP ERP vs. Microsoft Dynamics ERP: Welche ERP-Software ist besser?
6. Fazit
7. FAQ
   • Was sind Cloud-ERP-Lösungen?
   • Wie unterscheiden sich SAP S/4HANA von den bisherigen SAP-Lösungen?
   • Wann solltest du dich für ein Cloud-ERP entscheiden?

Immer wieder liest man von SAP ERP. Beim Blick auf das Portfolio des weltweit drittgrößten Softwareunternehmens suchst du das Produkt allerdings vergeblich. Was also ist SAP ERP? Wir bringen Licht ins Dunkle und zeigen dir, worin die Unterschiede zwischen ERP und SAP liegen, was SAP ERP deinem Unternehmen bringt und wo die Vorteile im Vergleich zu anderen Anbietern liegen. Also, Taschenlampe an und auf geht’s.

• Enterprise Resource Planning, kurz ERP, bildet das Rückgrat der digitalen Transformation von Unternehmen, indem es alle geschäftsrelevanten Informationen auf einer Plattform bündelt und an die Geschäftsfunktionen verteilt.
  
• Marktführer in dem Bereich der ERP-Softwarelösungen ist SAP. Das Unternehmen bietet spezifische Lösungen für kleine, mittlere und große Unternehmen sowie für verschiedene Branchen.
  
• Neben der Skalierbarkeit und Flexibilität sind die nahtlose Integration aller Geschäftsprozesse, die hohen Sicherheitsstandards sowie die globale Unterstützung die Hauptgründe für den Erfolg von SAP ERP.
  
• Die Implementierung und der Einsatz einer ERP-Software von SAP verhindert Datensilos und ermöglicht es Unternehmen, schnellere und bessere Entscheidungen zu treffen.
  

Kurz erklärt: Enterprise Resource Planning (ERP)

ERP steht für Enterprise Resource Planning. Wie der Name bereits sagt, findet darüber die Ressourcenplanung möglichst aller Geschäftsprozesse statt – von der Buchhaltung über das Personalwesen bis hin zur Lagerverwaltung.

ERP-Systeme bieten für alle geschäftsrelevanten Informationen eine zentrale Datenbank, sodass alle Geschäftsbereiche verbunden sind und miteinander kommunizieren. Gleichzeitig werden für die spezifischen Anforderungen der einzelnen Abteilungen sogenannte Module bereitgestellt.

Das Ergebnis sind effizientere und transparentere Prozesse, indem Informationen innerhalb des Unternehmens schneller verteilt und je nach Aufgabengebiet spezifisch genutzt werden können.

Außerdem werden Datensilos verhindert. Stell dir nur vor, du hast ein riesiges Unternehmen, das in verschiedenen Ländern tätig ist und Tausende Produkte verwaltet. Ohne eine passende ERP-Software wäre das Chaos vorprogrammiert.

Es gibt verschiedene Anbieter von ERP-Software. Die drei größten sind Microsoft, Oracle und SAP. Wobei der letztgenannte Softwarekonzern seit jeher Platzhirsch auf dem Markt für Enterprise Resource Planning ist.

Was ist SAP ERP?

SAP ERP ist kein konkretes Produkt des deutschen Unternehmens, sondern der Oberbegriff für dessen umfassenden Softwarelösungen im Bereich der Enterprise Resource Planning. Sie sind wie ein Schweizer Taschenmesser für Unternehmen, welche sämtliche Geschäftsprozesse zentral steuern und integrieren.

Die wichtigsten Vertreter in der Vergangenheit waren SAP R/3 und SAP ERP Central Component. Häufig wird für letzteres die Abkürzung SAP ERP genutzt, auch wenn SAP ECC die korrekte Bezeichnung ist. Nachfolger des ERP-Systems ist SAP S/4HANA. Die seit 2015 erhältliche Version wird aufgrund verschiedener Vorteile SAP ECC und SAP R/3 in den kommenden Jahren ablösen.

7 Geheimnisse hinter dem Erfolg von SAP ERP

Quelle: SAP Experience

1. Integration

Einer der Hauptgründe für den Erfolg von SAP ERP ist die nahtlose Integration aller Geschäftsprozesse. Stellen wir uns ein Unternehmen vor, in dem die Buchhaltung, das Personalwesen, die Lagerverwaltung und der Vertrieb jeweils eigene Systeme nutzen. Das führt oft zu Kommunikationsproblemen, doppelten Eingaben und inkonsistenten Daten.

SAP ERP löst dieses Problem, indem es alle Abteilungen und Prozesse in einer einzigen Plattform zusammenführt. So müssen Daten nur einmal eingegeben werden. Danach stehen die Informationen allen Abteilungen zur Verfügung und fließen ungehindert zwischen den verschiedenen Bereichen. Dadurch erhältst du ein konsistentes und vollständiges Bild deines Unternehmens. Missverständnisse: ausgeschlossen.

Um die Integration und die Kernprozesse von SAP ERP besser zu verstehen, schauen wir uns einen Fall genauer an.

2. Echtzeitinformationen

In der heutigen schnelllebigen Geschäftswelt sind Echtzeitinformationen entscheidend. SAP ERP ermöglicht es Logistik, Verwaltung, Kundenservice, Personal und anderen Einheiten, jederzeit auf aktuelle Daten zuzugreifen.

Egal, ob du einen Überblick über deine Lagerbestände, Finanzdaten oder Produktionsprozesse benötigst – du hast immer die neuesten Informationen zur Hand. Das erleichtert die Entscheidungsfindung und hilft, schneller und präziser auf Veränderungen zu reagieren.

3. Skalierbarkeit

Egal, ob eine Firma wächst oder sich verändert, ein KMU oder ein großes multinationales Unternehmen ist – SAP ERP ist an die jeweilige Branche und Größe anpassbar. Die Skalierbarkeit und Flexibilität der Enterprise Resource Planning-Lösung ermöglichen es dir, genau die SAP-Module und -Funktionen zu nutzen, die du gerade benötigst. Wenn sich die Anforderungen deines Unternehmens ändern, lässt sich die SAP Software entsprechend anpassen.

4. Best Practices und Branchenlösungen

SAP ERP basiert auf jahrzehntelanger Erfahrung und Expertise in verschiedenen Branchen. Das System enthält Best Practices, die sich in der Praxis bewährt haben. Darüber hinaus bietet SAP spezifische Branchenlösungen, die genau auf die jeweiligen Bedürfnisse und Anforderungen zugeschnitten sind. Das bedeutet, dass von vornherein eine optimale Lösung bereitsteht – trotz verschiedenster Herausforderungen und Ansprüche.

5. Hohe Sicherheitsstandards

Der deutschen Wirtschaft entstehen im Jahr knapp 150 Milliarden Euro Schaden durch Cyberattacken. Fast jedes zweite Unternehmen sieht seine Existenz durch solche Angriffe gefährdet. Datensicherheit und Datenschutz ist entsprechend wichtiger denn je.

SAP ERP bietet umfassende Sicherheitsfunktionen, um Informationen zu schützen. Das System erfüllt höchste Sicherheitsstandards und Compliance-Anforderungen, was besonders für Unternehmen in stark regulierten Branchen notwendig ist.

Firmen können sich darauf verlassen, dass ihre sensiblen Geschäftsdaten sicher und geschützt sind.

6. Erweiterbarkeit und Innovation

SAP ERP ist nicht nur flexibel, sondern auch erweiterbar. Du kannst zusätzliche Module und Funktionen hinzufügen, um das System an die spezifischen Anforderungen deines Unternehmens anzupassen. Außerdem investiert SAP kontinuierlich in die Weiterentwicklung und Innovation seiner Produkte. Mit regelmäßigen Updates und neuen Funktionen nutzen deine Prozesse immer die neuesten Technologien.

7. Globale Präsenz und Support

SAP hat eine weltweite Präsenz und bietet Unterstützung in vielen Sprachen und Regionen. Egal, wo sich ein Unternehmen befindet, Expertinnen und Experten können auf ein umfassendes Netzwerk an SAP-Partner und -Berater zurückgreifen. Dieser globale Support stellt sicher, dass du die Hilfe und Unterstützung erhältst, die du benötigst.

Wie hoch ist die Ausfallrate von SAP ERP?

Die Ausfallrate von SAP ERP-Systemen ist sehr niedrig, was ein wesentlicher Grund für ihre Beliebtheit und den weitverbreiteten Einsatz in großen und kleinen Unternehmen ist. SAP ERP ist darauf ausgelegt, eine hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit zu gewährleisten.

Allerdings gibt es keine Statistiken über die Ausfallrate. Mögliche Probleme hängen unter anderem von der Implementierung, Wartung und den spezifischen Technologien ab.

Hier sind einige Punkte, die die Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit von SAP ERP unterstützen:

Robuste Architektur

SAP ERP-Systeme sind auf einer robusten und bewährten Architektur aufgebaut, die darauf ausgelegt ist, hohe Verfügbarkeit und Performance zu gewährleisten. Die Systemlandschaft ist in der Regel redundant ausgelegt, um Ausfälle zu minimieren.

Die wichtigsten Säulen von SAP ERP sind:

SAP NetWeaver

SAP R/3 und SAP ERP Central Component basieren auf NetWeaver. Die Technologie bildet die Infrastruktur für die zentrale Erfassung aller Unternehmensdaten. Die Plattform unterstützt ABAP und Java, sodass sowohl SAP-Anwendungen als auch maßgeschneiderte Lösungen samt Cloud-Anbindungen darüber laufen.

SAP S/4HANA läuft nicht mehr auf SAP NetWeaver. Stattdessen verwendet es eine neue technische Basis, die als ABAP-Platform bezeichnet wird. Sie ist speziell für die Nutzung von SAP HANA optimiert.

SAP HANA

SAP HANA ist eine leistungsstarke Datenbanktechnologie, auf der viele neue Funktionen einschließlich des neuen ERP-Systems SAP S/4 HANA laufen. Mithilfe der SAP HANA In-Memory-Datenbank können große Datenmengen verarbeiten und über SAP Firoi umfangreiche Echtzeit-Analysen und -Anwendungen umgesetzt werden.

Hochverfügbarkeit und Disaster Recovery

SAP bietet Hochverfügbarkeits- und Disaster-Recovery-Lösungen, welche die Ausfallzeiten im Falle von Hardware- oder Softwarefehlern minimieren. Dazu gehören Prozesse wie Failover-Mechanismen, regelmäßige Backups und Datenreplikationen.

Regelmäßige Wartung und Updates

Ein regelmäßiger Wartungsplan und zeitnahe Updates sind entscheidend für die Stabilität und Sicherheit von SAP ERP. SAP stellt kontinuierlich Patches und Updates zur Verfügung, um Sicherheitslücken zu schließen und die Systemstabilität zu gewährleisten.

Proaktive Überwachung

Viele Unternehmen nutzen proaktive Komponenten, um den Zustand ihrer SAP-Software in Echtzeit zu überwachen. Dies ermöglicht es, potenzielle Probleme im ERP-System frühzeitig zu erkennen und zu beheben.

Erfahrene Implementierungspartner

Die Wahl erfahrener Implementierungspartner und Berater kann Prozesse beschleunigen und die Stabilität des Systems erheblich verbessern. Diese Experten bringen das notwendige Wissen und die Erfahrung mit, um Module und Funktionen optimal zu konfigurieren und zu betreiben.

SAP S/4HANA Cloud

Für Unternehmen, die diese Software verwenden, übernimmt SAP bei S/4HANA Cloud die Verantwortung für die Infrastruktur und den Betrieb des Systems. Die Cloud-Umgebung von SAP ist auf hohe Verfügbarkeit und Zuverlässigkeit ausgelegt, unterstützt durch weltweit verteilte Rechenzentren und umfassende Service Level Agreements.

SAP ERP vs. Microsoft Dynamics ERP: Welche ERP-Software ist besser?

Die richtige Wahl ist entscheidend für den Erfolg eines Unternehmens. Während sowohl das ERP-System von SAP als auch die Microsoft Dynamics ERP-Software leistungsstarke Lösungen bieten, gibt es einige Bereiche, in denen die SAP-Software besonders heraussticht.

Lass mich dir einen Überblick geben, was SAP besser macht als Microsoft.

Umfassende Branchenlösungen

SAP bietet eine Business Suite für Fertigung, Handel, Gesundheitswesen, Finanzdienstleistungen und vieles mehr. Diese ERP-Software ist auf die spezifischen Anforderungen und Best Practices der jeweiligen Branche zugeschnitten.

Das Microsoft Dynamics ERP-System bietet ebenfalls branchenspezifische Module. Allerdings hat SAP den Vorteil einer längeren und breiteren Erfahrung in der Bereitstellung dieser spezialisierten Systeme.

Globale Reichweite und Unterstützung

SAP ERP hat eine starke globale Präsenz und bietet umfassende Unterstützung in vielen Sprachen und Regionen. Dies ist besonders vorteilhaft für multinationale Unternehmen, die weltweit operieren und Unterstützung vor Ort benötigen.

Microsoft Dynamics ERP ist ebenfalls global verfügbar, aber SAPs langjährige Erfahrung und umfangreiches Netzwerk bieten oft einen Vorteil in Bezug auf lokale Compliance und Unterstützung.

Integration und Skalierbarkeit

SAP ERP ist bekannt für seine Fähigkeit, komplexe und große Unternehmen zu unterstützen. Es bietet eine nahtlose Integration aller Geschäftsprozesse und kann problemlos skaliert werden. So können die Kernfunktionen den Anforderungen wachsender Unternehmen gerecht werden.

Microsoft Dynamics ERP ist auch skalierbar. Allerdings ist SAP ERP erfahrungsgemäß robuster und besser geeignet für sehr große und komplexe Organisationen.

Echtzeit-Analysen und Berichte

Mit der Einführung von SAP HANA bietet SAP ERP leistungsstarke In-Memory-Computing-Funktionen, die Echtzeit-Analysen und -Berichte ermöglichen. Dies erlaubt es Unternehmen, schnellere und fundiertere Entscheidungen zu treffen.

Microsoft Dynamics ERP bietet ebenfalls Reporting- und Analysefunktionen, aber SAP HANA hebt SAP ERP in Bezug auf Geschwindigkeit und Performance auf eine neue Stufe.

Anpassungsfähigkeit und Erweiterbarkeit

SAP ERP bietet eine breite Palette an Erweiterungs- und Anpassungsmöglichkeiten. Unternehmen können die Software dadurch leicht an ihre spezifischen Bedürfnisse ausrichten, sei es durch eigene Entwicklungen oder durch Integration von Drittanbieter-Add-Ons.

Microsoft Dynamics ERP ist ebenfalls anpassbar, aber SAPs umfangreiche Entwickler-Community und das größere Ökosystem bieten mehr Flexibilität und Optionen.

Tiefere Funktionalität und Best Practices

SAP ERP hat den Ruf, tiefere und detailliertere Funktionalitäten zu bieten, die auf bewährten Best Practices basieren. Diese Tiefe an Funktionalität ist besonders nützlich für Unternehmen, die sehr spezifische und komplexe Geschäftsanforderungen haben.

Microsoft Dynamics ERP bietet eine gute Breite an Funktionen, aber SAPs lange Historie und umfassende Entwicklung machen es oft zur bevorzugten Wahl für Unternehmen mit sehr spezifischen Anforderungen.

Hochverfügbarkeit und Sicherheit

SAPs ERP-Systeme legen großen Wert auf Hochverfügbarkeit und Sicherheit. Die Systeme sind so konzipiert, dass sie eine minimale Ausfallzeit und maximale Datensicherheit gewährleisten.

SAP bietet aufgrund eines starken Fokus auf Enterprise-Grade-Sicherheit robuste Sicherheitsfunktionen und Compliance-Tools, die besonders für stark regulierte Branchen wichtig sind. Microsoft Dynamics bietet ebenfalls gute Sicherheitsfunktionen, ist aber der ERP-Software von SAP in einigen Fällen unterlegen.

Fazit

SAP ERP zeichnet sich durch seine umfassenden Branchenlösungen, globale Reichweite, tiefe Funktionalität, Echtzeit-Analysen, hohe Anpassungsfähigkeit, Hochverfügbarkeit und Sicherheit aus. Diese Merkmale machen die ERP-Lösung oft zur bevorzugten Wahl für große, multinationale und komplexe Organisationen.

Melde dich, wenn du Hilfe bei der Entscheidung benötigst, welche ERP-Software die richtige für dich ist. Gemeinsam finden wir heraus, welches Produkt am besten zu deinen spezifischen Anforderungen passt.

FAQ

Was sind Cloud-ERP-Lösungen?

In der Vergangenheit wurden ERP-Lösungen meist als Lizenz vertrieben und On-Premise, also auf den Servern des Anwenderunternehmens, installiert. Dadurch sollen vor allem individuell entwickelte ERP-Lösungen als Wettbewerbsvorteil erhalten bleiben.

Mittlerweile setzen allerdings immer mehr Anbieter auf Cloud-Software-Lösungen. In diesen Fällen wird die ERP-Lösung in einem Rechenzentrum des Anbieters gehostet, betrieben, gewartet und aktualisiert.

Auch SAP geht mit SAP S/4HANA als Cloud-Lösung in diese Richtung. Das neueste SAP ERP wurde entwickelt, um die Herausforderungen der digitalen Welt zu meistern.

Wie unterscheiden sich SAP S/4HANA von den bisherigen SAP-Lösungen?

Bereitstellung

SAP ERP: In der Regel wird es On-Premise betrieben, das heißt, es läuft auf deinen eigenen Servern. Du hast die volle Kontrolle, aber auch die volle Verantwortung für Wartung und Updates.

SAP S/4HANA Cloud: Läuft auf einem zentralen Server. Das bedeutet, dass SAP sich um die gesamte Infrastruktur kümmert. Du musst dir keine Sorgen mehr um Hardware, Software-Updates oder Sicherheits-Patches machen.

Flexibilität und Skalierbarkeit

SAP ERP: Anpassungen und Erweiterungen sind möglich, aber oft mit hohem Aufwand verbunden.

SAP S/4HANA Cloud: Sehr flexibel und skalierbar. Neue Funktionen und Updates werden regelmäßig und automatisch eingespielt.

Kosten

SAP ERP: Hohe Anfangsinvestitionen für Hardware und Implementierung, aber geringere laufende Kosten.

SAP S/4HANA Cloud: Abonnement-basierte Kostenstruktur, sogenanntes Software-as-a-Service (SaaS). Du zahlst nur das, was du nutzt, und die Einstiegskosten sind niedriger.

Innovationsgeschwindigkeit

SAP ERP: Traditionellere Update-Zyklen

SAP S/4HANA Cloud: Schnelle Innovationszyklen mit regelmäßigen Updates und neuen Funktionen. Dadurch bist du immer am Puls der Zeit!

Wann solltest du dich für ein Cloud-ERP entscheiden?

Wenn du bereit bist, in die Cloud zu wechseln, bietet SAP S/4HANA viele Vorteile. Du profitierst von der neuesten Technologie, erhöhter Flexibilität und kannst dich voll auf dein Kerngeschäft konzentrieren. SAP kümmert sich um den Rest.

Besonders für Unternehmen, die schnell wachsen oder sich ständig verändern, ist die zentrale Datenbank-Lösung ideal.

1. Was sind SAP flexible Workflows?
2. Flexible Workflow: 4 Vorteile
3. Herausforderungen von SAP flexible Workflows
4. 5 Anforderungen an die Infrastruktur
5. Basis-Konfiguration
   • Aktivierung des SAP Business Workflows
   • Definition von Templates
   • Organisationsmanagement
   • Berechtigungen und Rollen
   • Einstellungen im Workflow Customizing
   • Monitoring und Diagnose
   • Integration und Erweiterung
   • Testen der Grundfunktionen
6. Praxisbeispiel: Einrichtung einer Servicemeldung
7. Warum die Maßnahmen an einen Workflow anbinden?
8. Wann ist es sinnvoll, Maßnahmen an einen Workflow anzubinden?
9. Wie gehe ich bei der Umsetzung von SAP S/4HANA Workflows vor?
10. Zeitaufwand für die Umsetzung
11. Kosten
12. Fazit
13. Cheat Sheet

Was sind SAP flexible Workflows? 

SAP flexible Workflows sind ein leistungsstarkes Werkzeug, um Geschäftsprozesse zu automatisieren und zu optimieren. Mit ihnen kannst Du Aufgaben standardisieren, Durchlaufzeiten verkürzen und die Transparenz erhöhen. 

Flexible Workflow: 4 Vorteile 

• Automatisierung und Effizienz: Reduzierung manueller Eingriffe und Fehlerquellen.
  
• Transparenz: Verfolgung und Dokumentation von Prozessschritten.
  
• Konsistenz: Sicherstellung einheitlicher Abläufe.
  
• Zeitersparnis: Beschleunigung von Geschäftsprozessen. 

Herausforderungen von SAP flexible Workflows 

• Komplexität: Die Implementierung kann komplex und zeitaufwendig sein.
  
• Kosten: Initiale Investitionen in Zeit und Ressourcen können hoch sein.
  
• Änderungsmanagement: Mitarbeiter müssen sich an neue Prozesse gewöhnen und es kann Widerstand gegen Veränderungen geben.
  
• Wartung und Updates: Regelmäßige Überprüfungen und Anpassungen sind erforderlich, um die Workflows aktuell und effizient zu halten. 

5 Anforderungen an die Infrastruktur

Bevor Du mit der Einrichtung von Workflows in SAP S/4HANA beginnst, gibt es einige grundlegende infrastrukturelle Anforderungen und Vorbereitungen, die Du treffen solltest. 

1. Systemlandschaft: Stelle sicher, dass Du eine geeignete Systemlandschaft hast, die Entwicklungs-, Test- und Produktionssysteme umfasst. Dies ermöglicht es, Prozesse sicher zu entwickeln und zu testen, bevor sie in die Produktion überführt werden.
   
2. Berechtigungen und Rollen: Definiere und richte die notwendigen Benutzerrollen und -berechtigungen ein. Benutzer, die Workflows erstellen und verwalten, benötigen spezielle Berechtigungen.
   
3. Technische Voraussetzungen: Überprüfe, ob alle erforderlichen Komponenten und Add-Ons für die Funktionalität installiert und konfiguriert sind. Dazu gehören der SAP Business Workflow und die entsprechenden Konnektoren.
   
4. Verfügbare Ressourcen: Stelle sicher, dass genügend Systemressourcen (wie Speicherplatz und Rechenleistung) zur Verfügung stehen, um die zusätzlichen Anforderungen zu bewältigen.
   
5. Basis-Konfiguration: Führe die grundlegende Konfiguration des SAP Business Workflows durch, einschließlich von Templates und allgemeinen Einstellungen im SAP Customizing. 

Basis-Konfiguration 

Die Basis-Konfiguration stellt sicher, dass Dein SAP-System optimal auf die Erstellung und Ausführung von Workflows vorbereitet ist. Nach der Basis-Konfiguration kannst Du spezifische Anwendungen, wie die Servicemeldung und die dazugehörigen Maßnahmen, implementieren. 

1. Aktivierung des SAP Business Workflows

• Aktivierung des Systems: Stelle sicher, dass das Workflow-System in der SAP-Umgebung aktiviert ist. Dies geschieht in der Regel über das SAP Customizing (Transaktion SPRO).
  
• Verbindung zu externen Services: Konfiguriere die Verbindung zu externen Services und Systemen, falls erforderlich. Dies ist wichtig für die Integration von Drittanbietern und externen Komponenten.
  

2. Definition von Templates

• Standard-Workflow-Templates: Verwende vorhandene Templates als Basis und passe sie an die spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens an.
  
• Erstellung benutzerdefinierter Templates: Erstelle bei Bedarf benutzerdefinierte Vorlagen, um spezielle Geschäftsanforderungen zu erfüllen.
  

3. Organisationsmanagement

• Einrichtung der Organisationsstruktur: Stelle sicher, dass die Organisationsstruktur im SAP-System korrekt eingerichtet ist. Dies umfasst die Definition von Organisationseinheiten, Positionen und Benutzern.
  
• Zuweisung von Benutzern zu Positionen: Ordne Benutzer den entsprechenden Positionen und Rollen zu, um sicherzustellen, dass sie die erforderlichen Berechtigungen für Freigabeprozesse, Bestellungen etc. haben.
  

4. Berechtigungen und Rollen

• Definieren von Rollen und Berechtigungen: Erstelle und verwalte Rollen und Berechtigungen, die notwendig sind, damit Benutzer entsprechende Änderungen ausführen können.
  
• Zuweisung von Rollen: Stelle sicher, dass die entsprechenden Benutzer die richtigen Rollen und Berechtigungen haben, um auf Workflow Szenarien zugreifen zu können. 
  

5. Einstellungen im Workflow Customizing

• Transaktion SWU3 (Workflow Customizing): Verwende die Transaktion SWU3, um grundlegende Einstellungen vorzunehmen:
  
• Aktivierung der Event-Queue: Stelle sicher, dass die Event-Queue aktiviert ist, um die Verarbeitung von Ereignissen zu ermöglichen.
  
• Definition von allgemeinen Aufgaben: Richte allgemeine Aufgaben ein, die verwendet werden können.
  
• Konfiguration von RFC-Destinationen: Konfiguriere die RFC-Destinationen, die für die Kommunikation zwischen verschiedenen Systemen verwendet werden.
  
• Verbindung zu E-Mail-Systemen: Richte die Verbindung zu E-Mail-Systemen ein, um Benachrichtigungen und Aufgaben an Benutzer zu senden.
  

6. Monitoring und Diagnose

• Einstellung von Überwachungstools: Richte Überwachungstools und -transaktionen ein, um die Performance und den Status zu überwachen (z.B. SWI2_DIAG für die Workflow-Problemdiagnose).
  
• Einrichten von Alerts und Benachrichtigungen: Konfiguriere Alerts und Benachrichtigungen, um Administratoren und Benutzer über Probleme zu informieren.
  

7. Integration und Erweiterung

• Integration mit anderen SAP-Modulen: Stelle sicher, dass die Workflows nahtlos mit anderen SAP-Modulen (wie MM, SD, FI) integriert sind.
  
• Benutzerdefinierte Funktionen: Entwickle bei Bedarf benutzerdefinierte Funktionen und BAPIs, um spezielle Anforderungen und Prozesse zu unterstützen.
  

8. Testen der Grundfunktionen

• Durchführung von Tests: Führe umfassende Tests der grundlegenden Workflow-Funktionalitäten durch, um sicherzustellen, dass alles korrekt eingerichtet ist.
  
• Fehlerbehebung und Anpassung: Behebe alle auftretenden Probleme und passe die Konfiguration an, um einen reibungslosen Betrieb zu gewährleisten. 
  

Praxisbeispiel: Einrichtung einer Servicemeldung 

Stell Dir vor, Du arbeitest in einer großen Firma, die viele Maschinen und technische Anlagen hat. Irgendwann fällt eine Maschine aus.

Um sicherzustellen, dass das Problem schnell und effizient gelöst wird, erstellst Du eine Servicemeldung. Eine Servicemeldung ist im Prinzip eine digitale Nachricht oder ein Formular, das das Problem beschreibt. Sie enthält Informationen wie den Standort der Maschine, die Art des Problems und eventuell eine Dringlichkeitsstufe.

Nachdem die Servicemeldung erstellt wurde, muss das Problem natürlich gelöst werden. Hier kommen die Maßnahmen ins Spiel. Maßnahmen sind die konkreten Schritte, die unternommen werden, um das Problem zu beheben.

Das kann etwa das Bestellen von Ersatzteilen, das Beauftragen eines Technikers oder das Ausführen von Reparaturen umfassen.

Nachdem die grundlegende Infrastruktur eingerichtet ist, fokussieren wir uns auf die spezifische Einrichtung eines Arbeitsablaufs für Servicemeldungen und die daraus resultierenden Maßnahmen.

Warum die Maßnahmen an einen Workflow anbinden? 

Stell Dir vor, Du müsstest jede Aufgabe manuell nachverfolgen. Das würde bedeuten, dass Du für jede Servicemeldung überprüfen musst, ob der Techniker informiert ist, ob die Ersatzteile bestellt sind und ob die Reparatur abgeschlossen ist. Dies kann schnell chaotisch und unübersichtlich werden, insbesondere wenn viele Servicemeldungen gleichzeitig bearbeitet werden müssen. Fehler passieren leichter, Informationen gehen verloren und die Bearbeitung dauert länger.

Der SAP S/4HANA Workflow automatisiert und strukturiert diese Aufgaben. Stell ihn dir wie einen digitalen Fahrplan vor, der sicherstellt, dass jede Servicemeldung systematisch und effizient bearbeitet wird. 

Wann ist es sinnvoll, Maßnahmen an einen Workflow anzubinden? 

Die Anbindung von Maßnahmen an einen Workflow ist sinnvoll, wenn die folgenden Kriterien erfüllt sind:

1. Hohe Anzahl von Servicemeldungen:

Wenn Dein Unternehmen regelmäßig eine große Anzahl von Servicemeldungen bearbeitet, ist die Automatisierung sinnvoll. Dies verhindert, dass Mitarbeiter durch die manuelle Nachverfolgung überlastet werden und hilft, die Übersicht zu behalten.

2. Komplexe und zeitkritische Prozesse:

Bei komplexen Prozessen, die mehrere Schritte und Beteiligte umfassen, sorgt ein Workflow für Klarheit und stellt sicher, dass keine wichtigen Aufgaben übersehen werden. Zeitkritische Prozesse profitieren ebenfalls von der Automatisierung, da sie schneller und effizienter abgewickelt werden können.

3. Bedarf an Transparenz und Nachverfolgbarkeit:

Wenn es wichtig ist, jederzeit den aktuellen Status einer Maßnahme zu kennen und eine lückenlose Dokumentation aller Schritte zu haben, sind Workflows unverzichtbar. Dies ist besonders relevant für Unternehmen, die strenge Compliance-Vorgaben erfüllen müssen.

4. Standardisierung von Prozessen:

• Unternehmen, die eine hohe Konsistenz und Qualität in ihren Abläufen anstreben, profitieren von der Standardisierung. Ein einheitlicher Prozess sorgt für weniger Fehler und eine gleichbleibend hohe Qualität der Arbeit.
  

Wie gehe ich bei der Umsetzung von SAP S/4HANA Workflows vor?

1. Schritt: Anforderungsanalyse und Planung

• Geschäftsprozessanalyse: Analysiere die bestehenden Prozesse für die Bearbeitung von Servicemeldungen. Identifiziere die Schritte, die automatisiert werden sollen, wie die Erfassung der Meldung, die Zuweisung an einen Servicemitarbeiter und die Nachverfolgung der Maßnahmen.
  
• Zieldefinition: Lege klare Ziele für den Workflow fest, z.B. schnellere Bearbeitungszeiten, geringere Fehlerquote und bessere Nachverfolgbarkeit.
  

2. Schritt: Design

• Transaktion SWDD (Workflow Builder): Verwende den Workflow Builder, um diesen grafisch zu designen. Erstelle die grundlegenden Schritte wie die Erstellung einer Servicemeldung, die Zuweisung an einen Mitarbeiter und die Rückmeldung nach Abschluss der Maßnahme.
  
• Aktivitäten und Entscheidungswege: Definiere die notwendigen Aktivitäten, Entscheidungspunkte und Verzweigungen. Beispielsweise könnte eine Entscheidung erforderlich sein, ob eine Servicemeldung intern bearbeitet oder an einen externen Dienstleister weitergeleitet wird.
  

3. Schritt: Implementierung

• Transaktion PFTC (Task Maintenance): Erstelle und pflege die einzelnen Aufgaben. Dies könnte die Erstellung einer Servicemeldung, die Zuweisung an einen Techniker und die Erfassung von Maßnahmen umfassen.
  
• Transaktion SWDD_CONFIG (Workflow Customizing): Konfiguriere entsprechend den spezifischen Anforderungen Deines Unternehmens. Definiere, welche Benutzerrollen an welchen Schritten beteiligt sind und welche Benachrichtigungen gesendet werden.
  

4. Schritt: Testphase

• Teste in einer Entwicklungs- und Testumgebung, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt funktionieren.
  
• Transaktion SWIA (Workflow-Protokoll): Überprüfe das Protokoll, um sicherzustellen, dass alle Schritte korrekt ausgeführt werden und keine Fehler auftreten.
  

5. Schritt: Benutzerakzeptanztest (UAT)

• Benutzertests: Ermögliche Key-Usern den Zugang zur Testumgebung, um UATs durchzuführen. Diese Tests helfen, dass die Automatisierung den Anforderungen der Endbenutzer entspricht und in der Praxis funktioniert.
  
• Dokumentiere alle Fehler und Anpassungen, die während der Tests auftreten, und behebe diese vor dem Go-Live.
  

6. Schritt: Schulung der Endbenutzer

• Entwickle Schulungspläne und Materialien.
  
• Stelle sicher, dass alle Benutzer die neuen Prozesse verstehen und wissen, wie sie den Workflow effektiv nutzen können.
  

7. Schritt: Vorbereitung + Go-Live

• Go-Live-Check: Führe eine abschließende Überprüfung aller Einstellungen durch. Überprüfe, ob alle notwendigen Anpassungen und Optimierungen vorgenommen wurden.
  
• Transaktion ST22 (ABAP-Kurzabbruch): Überwache und behebe mögliche ABAP-Kurzabbrüche, um einen reibungslosen Go-Live sicherzustellen.
  
• Produktivsetzung: Setze den Workflow in der Produktionsumgebung live. Überwache den Go-Live-Prozess sorgfältig und stelle sicher, dass alle Schritte erfolgreich abgeschlossen werden.
  

8. Schritt: Nachbetreuung

• Transaktion SWI2_DIAG (Workflow-Problemdiagnose): Diagnostiziere und behebe Probleme, die nach dem Go-Live auftreten.
  
• Transaktion SWNADMIN (SAP Business Workflow Notifications): Verwalte und konfiguriere Benachrichtigungen.
  
• Performance-Tuning: Überwache die Systemperformance und optimiere den Workflow basierend auf den gewonnenen Erkenntnissen.
  
• Feedback und Optimierung: Sammle Feedback von den Benutzern und identifiziere mögliche Optimierungen. Plane regelmäßige Systemüberprüfungen und Updates, um sicherzustellen, dass alles optimal läuft.
  

Hier geht es zu einer Übersicht, dem „Cheat Sheet“, das dir eine Übersicht über die wichtigsten Transaktionen zur Einrichtung der Workflows gibt.

Zeitaufwand für die Umsetzung

Die konkrete Dauer für die Umsetzung eines flexible Workflows kann je nach Komplexität und Umfang variieren. Grob geschätzt lässt sich der Aufwand in folgende Phasen unterteilen:

• Analyse und Planung (2-4 Wochen): Hier wird der bestehende Prozess analysiert und die Anforderungen definiert. Diese Phase beinhaltet auch die Erstellung eines Projektplans und die Festlegung der Ziele.
  
• Design und Konfiguration (4-8 Wochen): In dieser Phase wird der Business Workflow im SAP-System entworfen und konfiguriert. Dazu gehören das Erstellen von Entscheidungswegen, das Definieren von Aufgaben und die Einrichtung von Benachrichtigungen.
  
• Testphase (2-4 Wochen): Der Workflow wird in einer Testumgebung umfassend getestet. Hier werden alle möglichen Szenarien durchgespielt.
  
• Schulung und Go-Live (1-2 Wochen): Die Endbenutzer werden geschult und der flexible Workflow wird in die Produktivumgebung überführt. Hierbei wird der Go-Live-Prozess überwacht und bei Bedarf angepasst.
  

Insgesamt kann die Umsetzung also etwa 9 bis 18 Wochen dauern.

Beteiligte Personen:

• Projektleiter 10-15 PT (Projektplanung, Koordination, Reporting)
  
• Prozessberater 8-12 PT (Anforderungsanalyse, Prozessdesign, Abstimmung)
  
• Workflow-Entwickler 15-25 PT (Workflow-Design, Entwicklung, Testdurchführung)
  
• Key User (Fachabteilung) 6-8 PT (Testdurchführung, Schulung der Endanwender)
  
• Endanwender 2-3 PT (Schulung, Feedback)
  
• IT-Support / Basisadministrator 3-5 PT (Systemkonfiguration, Support)
  

Kosten

Die Kosten für die Implementierung eines Workflows hängen von mehreren Faktoren ab, darunter:

• Interne Ressourcen: Kosten für die Mitarbeiter, die an der Analyse, Planung und Umsetzung beteiligt sind. Diese können variieren, je nach Stundensatz und Anzahl der beteiligten Mitarbeiter.
  
• Externe Beratung: Wenn externe Berater oder SAP-Consultants hinzugezogen werden, fallen zusätzliche Kosten an. Diese können je nach Komplexität des Projekts und Erfahrung der Berater stark variieren.
  
• Softwarelizenzen und Infrastruktur: Möglicherweise sind zusätzliche Lizenzen oder Softwaremodule notwendig, um den Workflow zu implementieren. Diese Kosten variieren je nach Umfang der benötigten Lizenzen und der bestehenden IT-Infrastruktur.
  
• Schulungen: Kosten für die Schulung der Endbenutzer und ggf. für die Erstellung von Schulungsmaterialien. Hier können je nach Schulungsanbieter und Dauer der Schulung zusätzliche Kosten entstehen.
  

Um die Kosten für die Implementierung des Servicemeldung-Workflows zu schätzen, berücksichtige die Stundensätze der beteiligten Personen.

Grob geschätzt können sich die Gesamtkosten für die Implementierung eines Workflows auf 40.000 bis 100.000 € belaufen. Dies ist jedoch stark abhängig von den individuellen Anforderungen und der Komplexität des Projekts.

Fazit

Die Einführung von flexible Workflows kann anfangs herausfordernd sein. Sie erfordert eine gründliche Planung, Schulung und Geduld. Aber die positiven Effekte sind enorm: Automatisierung, Transparenz und Skalierbarkeit sind nur einige der Vorteile, die Dir helfen werden, Deine Geschäftsprozesse zu optimieren und Dein Unternehmen zukunftssicher zu machen.

Wenn wir ehrlich sind, ist das Erlernen und Implementieren von flexible Workflows oft alles andere als ein Spaziergang im Park. Aus unsere Erfahrung kann ich sagen: Ja, der Weg zur Implementierung ist nicht immer einfach, aber er lohnt sich!

Cheat Sheet

SPRO: Für das SAP Customizing, einschließlich der Aktivierung des Workflow-Systems.

SWU3: Workflow Customizing, für grundlegende Einstellungen wie die Aktivierung der Event-Queue, Definition allgemeiner Aufgaben und Konfiguration von RFC-Destinationen.

SWDD: Workflow Builder, zur grafischen Gestaltung und Erstellung von Workflows.

PFTC: Task Maintenance, zur Erstellung und Pflege einzelner Aufgaben im Workflow.

SWDD_CONFIG: Workflow Customizing, spezifische Konfigurationen für Workflows.

SWIA: Workflow-Protokoll, zur Überprüfung und Verwaltung von Workflow-Protokollen.

ST22: ABAP-Kurzabbruch, zur Überwachung und Behebung von ABAP-Fehlern.

SWI2_DIAG: Workflow-Problemdiagnose, zur Diagnose und Behebung von Workflow-Problemen.

SWNADMIN: SAP Business Workflow Notifications, zur Verwaltung und Konfiguration von Workflow-Benachrichtigungen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• S/4HANA ist die neueste Business Suite aus dem Hause SAP. Es wird in Zukunft die Standard-Software im Bereich des Enterprise Resource Planning (ERP) sein.
  
• SAP S/4HANA besteht aus unterschiedlichen Modulen, welche möglichst alle Geschäftsprozesse abbilden sollen. Zugleich gibt es mit der Business Technology Platform die Möglichkeit, individuelle Anwendungen mit Hilfe von KI zu erstellen.
  
• Bei der Migration von SAP ECC oder SAP R/3 auf S/4HANA muss genügend Zeit eingeplant werden, da sich die Systemlogiken maßgeblich unterscheiden.
  
• Darüber hinaus braucht es für eine erfolgreiche Migration Einblicke in die wichtigsten Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA, einschließlich ihrer Abkürzungen, Vorteile und der dazugehörigen Module. Dieser Text liefert einen Überblick.
  

Was ist SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA ist eine Business Suite von SAP, die auf der leistungsstarken SAP HANA In-Memory-Datenbank basiert. Die 4 steht dabei für die vierte und neueste Generation des ERP-Systems von SAP. S/4HANA wird in den kommenden Jahren SAP ECC und SAP R/3 ablösen, weil die Software-Lösung wesentlich leistungsfähiger ist.

Mit SAP S/4HANA lassen sich große Datenmengen mithilfe der SAP HANA In-Memory-Datenbank verarbeiten und umfangreiche Echtzeit-Analysen und -Anwendungen umsetzen. Das hilft Unternehmen, Geschäftsprozesse effizienter zu gestalten, schneller auf Marktveränderungen zu reagieren und Innovationen voranzutreiben.

Darüber hinaus basiert die Benutzeroberfläche von S/4HANA auf dem Designkonzept SAP Fiori. Du wirst sehen, dass die Nutzung dadurch wesentlich intuitiver und einfacher wird.

SAP S/4HANA Module Übersicht

Central Finance (FI)

Das Herzstück jedes Unternehmens ist die Finanzabteilung. Mit dem SAP S/4HANA Central Finance Modul erhältst du einen umfassenden Überblick über alle Transaktionen und kannst detaillierte Berichte zu deinen Finanzen erstellen. Es umfasst Anwendungen zur Haupt-, Kreditoren-, Debitoren- sowie Anlagenbuchhaltung.

In das ERP integriert ist außerdem das ehemalige Controlling-Modul, welches die interne Berichterstattung und Kostenkontrolle innerhalb von SAP S/4HANA ermöglicht. Es hilft dir, die Kosten und Einnahmen deines Unternehmens im Blick zu behalten und zu steuern. Wichtige Komponenten sind die Kostenstellenrechnung, Innenaufträge, Produktkalkulation und Profit-Center-Rechnung.

Material Management (MM)

Mit dem SAP S/4HANA MM-Modul kannst du den gesamten Materialfluss in deinem Unternehmen steuern – von der Anschaffung über die Lagerverwaltung bis hin zur Bestandsführung. Es unterstützt dich bei der Optimierung der Beschaffungsprozesse und der Bestandskontrolle.

Sales and Distribution (SD)

Dieses SAP S/4HANA Modul kümmert sich um alle Prozesse, die mit dem Verkauf von Waren und Dienstleistungen zusammenhängen. Vom Angebot über die Auftragserfassung bis hin zur Lieferung und Fakturierung – mit SD hast du alles im Griff.

Production Planning (PP)

Wenn du in der Fertigungsbranche tätig bist, ist das PP-Modul in SAP S/4HANA unverzichtbar. Es hilft dir, die Produktion effizient zu planen und zu steuern. Du kannst Produktionsaufträge verwalten, Materialbedarfsplanungen innerhalb der Supply Chain durchführen und Produktionskapazitäten überwachen.

Quality Management (QM)

Qualität ist das A und O. Das QM-Modul in SAP S/4HANA unterstützt dich bei der Sicherstellung und Verbesserung der Produktqualität. Es bietet dafür Funktionen für Qualitätsprüfung, -planung und -kontrolle.

Plant Maintenance (PM)

Um die Anlagen deines Unternehmens in einem optimalen Zustand zu halten und alle Funktionalitäten zu gewährleisten, benötigst du das PM-Modul. Es umfasst die Instandhaltungsplanung, -durchführung und -überwachung. So kannst du mit SAP S/4HANA Ausfallzeiten minimieren und die Lebensdauer deiner Anlagen verlängern.

Human Capital Management (HCM)

Dieses SAP S/4HANA Modul unterstützt alle Prozesse im Personalwesen – von der Personalverwaltung über die Gehaltsabrechnung bis hin zur Personalentwicklung. Mit HCM kannst du die Talente in deinem Unternehmen fördern und dort einsetzen, wo sie wirklich gebraucht werden.

Extended Warehouse Management (EWM)

EWM unterstützt die Logistik bei der Verwaltung deiner Lager – egal in welche Größe und mit welchen Komplexitäten. So kannst du mit SAP S/4HANA Lagerprozesse optimieren, die Effizienz steigern und die Bestandsgenauigkeit verbessern.

Project System (PS)

Das PS-Modul ist ideal für alle Unternehmen, die viele Projekte gleichzeitig managen müssen. Es hilft, Projekte zu planen, zu überwachen und abzuschließen, sodass du mit SAP S/4HANA Ressourcen, Kosten und Zeitpläne effizienter steuerst.

Customer Service (CS)

CS ist von zentraler Bedeutung für die Aufrechterhaltung stabiler Kundenbeziehungen, weswegen es zu den wichtigsten SAP S/4HANA-Bestandteilen zählt. Es deckt das Management von Serviceanfragen, das Vertragsmanagement und die Bearbeitung von Beschwerden ab.

Supply Chain Management (SCM)

Dieses SAP S/4HANA-Modul ist darauf ausgelegt, die gesamte Lieferkette eines Unternehmens zu verwalten und zu optimieren. Dafür bietet es unter anderem eine Echtzeit-Datenverarbeitung und eine einheitliche Sicht von der Beschaffung bis zur Auslieferung.

Supplier Relationship Management (SRM)

Die Verwaltung und Optimierung von Lieferantenbeziehungen kann ein wesentlicher Hebel für mehr Effizienz sein. Entsprechend bietet SRM innerhalb von S/4HANA ein umfassendes Lieferantenmanagement, Unterstützung bei der Entwicklung und Umsetzung von Beschaffungsstrategien sowie eine einheitliche Plattform für die Source-to-Pay-Prozesskette.

Business Planning and Consolidation (BPC)

BPC ist ein wichtiger Bestandteil der Lösung für das Finanzwesen und des Asset Managements innerhalb der SAP Business Suite. Sie bietet erhebliche Vorteile, indem sie die Finanzplanung auf Basis von Echtzeit-Transaktionsdaten ermöglicht. Außerdem werden Planungsmodelle zusammengeführt, was zu konsistenten Daten führt.

SuccessFactors

SuccessFactors ist kein direktes Modul innerhalb von SAP ERP, sondern eine eigenständige Cloud-basierte Lösung für Talentmanagement und HCM. Es kann nahtlos in SAP S/4HANA integriert werden und bietet ein umfassendes HR-Management-System.

Wie können die SAP S/4HANA Module gezielt erweitert werden?

Die Business Suite von SAP soll für Unternehmen jeglicher Branche mit den unterschiedlichsten Geschäftsmodellen, Produkten und Leistungen den größten Nutzen bringen. Allerdings lassen sich nicht alle benötigten Funktionalitäten mit einer reinen Standard-Lösung abbilden. Klar! Kunden des S/4HANA-Systems erhalten deswegen automatisch Zugang zur SAP Business Technology Platform (kurz: BTP).

BTP ermöglicht es, auch Nicht-SAP-ERP-Systeme mit SAP S/4HANA zu verbinden. Damit wird eine End-to-End-Lösung sichergestellt. Darüber hinaus bietet die Cloud-Plattform Tools und Vorlagen, damit Unternehmen eigene Funktionalitäten erstellen und automatisieren können. So können individuelle Geschäftsprozesse optimiert und Innovationen vorangetrieben werden.

Die Business Technology Platform bietet folgende Anwendungsmöglichkeiten:

Entwicklung von Anwendungen und Automatisierung

Hauptsächlich stehen No-Code- und Low-Code-Umgebungen bereit, um eigene Anwendungen und Mobile Apps in den verschiedenen Geschäftsbereichen zu entwickeln.

Darüber hinaus können Prozesse automatisch ablaufen, indem Workflows per Drag-and-Drop definiert werden. Es braucht also keinerlei Coding-Wissen, um Mitarbeitende von lästigen Routine-Aufgaben zu befreien.

Erweiterte Planung und Analyse

Dieses Tool soll Unternehmen bei der Entscheidungsfindung unterstützen, indem es strategische, finanzielle und operative Pläne zusammenfasst und entsprechende Vorhersagen trifft. Zu den wichtigsten Funktionen gehören Finanzplanung, Lieferkettenplanung, Personaleinsatzplanung und Vertriebsplanung.

Daten und Analysen

Riesige Mengen an Daten aus SAP- und Nicht-SAP-Quellen können hierüber ausgewertet werden. Datensilos werden so abgeschafft, um Trends und Muster besser erkennen zu können. Das Ergebnis sind optimierte Abläufe, ein verbessertes Angebot und datengestützte Entscheidungen dank Big Data.

Integration

Die SAP BTP Integration Suite (früher bekannt als SAP Cloud Platform Integration Suite) ermöglicht durch vorgefertigte Konnektoren und eine konfigurierbare Ereignissteuerung die Anbindung von SAP- und Non-SAP-ERP-Lösungen. Systeme, Daten und Prozesse werden so auf eine sichere und skalierbare Weise miteinander verknüpft.

Künstliche Intelligenz (KI)

KI ist ein wesentlicher Bestandteil von SAP BTP. Alle aufgeführten Bereiche werden durch sie unterstützt. So bietet beispielsweise SAP Build Code eine KI-basierte Software-Entwicklung mit Joule Copilot. Auch Big Data lässt sich dank KI schneller für eine individuelle Unternehmenslösung nutzen.

Quelle: SAP-Community

Was ist neu an den SAP S/4HANA Modulen im Vergleich zum vorherigen ERP-System?

Das „S“ in S/4HANA steht für simple. Im Vergleich zu den vorherigen ERP-Systemen SAP ECC (ERP Central Component) und SAP R/3 soll die Bedienung also vereinfacht und Komplexitäten reduziert werden. Einer der wichtigsten Schritte dahingehend ist die Anordnung der SAP S/4HANA-Module rund um Geschäftsbereiche von Unternehmen. SAP spricht von Lines of Business, kurz LOB.

Quelle: SAP-Community

Die grundlegenden SAP-Anwendungen ändern sich dadurch nicht, denn die klassischen Module sind weiterhin im Menübaum der Software und in den Application Components verankert. Entsprechend sind die Geschäftsbereiche nochmal unterteilt, wie das Beispiel Finance zeigt:

Quelle: SAP-Community

Diese Umgruppierung innerhalb des Systems macht auf jeden Fall Sinn und bringt großen Nutzen, weil es viel mehr der Realität entspricht und Anwender die Module gar nicht alleinstehend betrachten können. Zugleich hat es erhebliche Auswirkungen auf die Anwendung der Cloud-Lösungen im Vergleich zu anderen SAP ERP-Systemen.

Darüber hinaus sind zusätzliche Funktionen wie Echtzeit-Analysen und Machine Learning in S/4HANA dazugekommen. Andere, ältere Anwendungen wurden entfernt oder durch modernere Lösungen ersetzt, wie SAP SuccessFactors für HR-Prozesse.

Du siehst, ein tieferer Blick in die Unterschiede zwischen SAP S4/HANA und SAP ECC lohnt sich – nicht nur für Berater. Los geht’s!

Datenbanktechnologie

SAP ECC: Arbeitet auf verschiedenen Datenbanken wie Oracle, Microsoft SQL.

SAP S/4HANA: Läuft exklusiv auf der SAP HANA In-Memory-Datenbank, was Echtzeit-Analysen und eine schnellere Verarbeitung von großen Datenmengen im System ermöglicht.

Benutzeroberfläche

SAP ECC: Das System verwendet die klassische SAP GUI (Graphical User Interface).

SAP S/4HANA: Bietet eine moderne, benutzerfreundliche Oberfläche namens SAP Fiori, die responsive ist und damit auf Smartphones, Tablets und Desktops gleich gut verwendet werden kann.

Modulspezifische Unterschiede

Finance (FI) und Controlling (CO) 

SAP ECC: Getrennte Bereiche für Finance (FI) und Controlling (CO).

SAP S/4HANA: Kombination dieser Module in einem einzigen Modul namens SAP S/4HANA Finance (auch bekannt als Central Finance), was eine integrierte und vereinfachte Datenstruktur bietet.

Material Management (MM) und Sales and Distribution (SD)

SAP ECC: Getrennte Module für Material Management (MM) und Sales and Distribution (SD).

SAP S/4HANA: Die Module bleiben weitgehend dieselben, jedoch wurden viele Funktionen optimiert und vereinfacht. Zum Beispiel wurde die Materialbedarfsplanung (MRP) stark verbessert und integriert.

Warehouse Management (WM)

SAP ECC: Traditionelles Warehouse Management Modul (WM).

SAP S/4HANA: Einführung von Extended Warehouse Management (EWM) als eine erweiterte und integrierte Lösung. Sie ermöglicht eine bessere Lagerverwaltung und -optimierung.

Production Planning (PP)

SAP ECC: Traditionelles Modul für die Produktionsplanung.

SAP S/4HANA: Zusätzliche Funktionen wurden integriert. Außerdem ermöglicht die HANA-Datenbank schnellere und flexiblere Planungsprozesse.

Human Capital Management (HCM)

SAP ECC: Traditionelles HCM-Modul.

SAP S/4HANA: Viele HCM-Funktionen sind in die Cloud-basierte Lösung SAP SuccessFactors überführt worden. Daneben sind einige Kernfunktionen noch im On-Premise HCM-Modul verfügbar.

Quality Management (QM) und Plant Maintenance (PM)

SAP ECC: Traditionelle Module für Qualitätsmanagement (QM) und Anlageninstandhaltung (PM).

SAP S/4HANA: Diese Module sind weiterhin verfügbar, aber mit verbesserten Funktionen und einer tieferen Integration in andere Geschäftsprozesse.

Echtzeit-Analysen von Daten

SAP S/4HANA ermöglicht durch die HANA-Datenbanktechnologie Echtzeit-Analysen und -Berichte. SAP ECC umfasst diese Leistung nicht.

Simplifizierte Datenmodelle

SAP S/4HANA verwendet vereinfachte Datenmodelle, was zu einer Reduktion von Redundanzen und einer Verbesserung der Datenintegrität führt.

Automatisierung und Intelligenz

SAP S/4HANA bietet mehr Möglichkeiten zur Automatisierung von Geschäftsprozessen und integriert maschinelles Lernen sowie andere intelligente Technologien, um zum Beispiel Produkte zu optimieren.

Verbesserte Integration

In SAP S/4HANA sind die einzelnen Module innerhalb der Datenbank eng miteinander verzahnt, was zu einem verbesserten Informationsfluss führt. Dadurch erhältst du einen ganzheitlichen, bereichsübergreifenden Blick auf anstehende Aufgaben, Prozesse und Ergebnisse.

Brauchst du Hilfe beim Umstieg von SAP ECC auf SAP S/4HANA? Melde Dich bei uns!

Die wichtigsten SAP S/4HANA Module für eine erfolgreiche Migration

SAP hat angekündigt, den Mainstream-Support für SAP ECC und dem Vorgängermodell SAP R/3 bis 2027 einzustellen. Das zwingt Unternehmen dazu, auf das S/4HANA-System und die damit verbundene In-Memory-Datenbanktechnologie umzusteigen.

Bei der Migration auf die neueste Software-Generation gibt es für Berater und Anwender viele Stolpersteine, die es zu meistern gilt. Einer der ersten Schritte dahingehend ist die auf das Unternehmen zugeschnittene Auswahl an sinnvollen Funktionalitäten.

Aus der Praxis

Die Komplexität der Migration auf SAP S4/HANA wird von vielen unserer Kunden unterschätzt. Plane mindestens 12 Monate Vorlaufzeit, besser 18 Monate für die Umsetzung eines solch komplexen Projekts ein.

Planung ist alles! Damit eine gut durchdachte Roadmap für eine erfolgreiche Migration aufgesetzt werden kann, haben wir dir untenstehend einen Überblick über die wichtigsten Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA und der dazugehörigen Module zusammengestellt. Details zu den involvierten SAP-Modulen findest du obenstehend unter dem Punkt „SAP S/4HANA Module Übersicht“.

Das sind die wichtigsten Geschäftsprozesse in SAP S/4HANA einschließlich ihrer Abkürzungen und Vorteile:

Order-to-Cash (O2C)

O2C umfasst den gesamten Zyklus von der Auftragserfassung bis zum Zahlungseingang.

Involvierte Module:

• SD (Sales and Distribution)
  
• FI (Financial Accounting)
  
• CO (Controlling)
  

Procure-to-Pay (P2P)

Darunter werden alle Schritte von der Beschaffung bis zur Zahlung eines Unternehmens an den Lieferanten zusammengefasst.

Involvierte Module:

• MM (Materials Management)
  
• FI (Financial Accounting)
  
• CO (Controlling)
  
• SRM (Supplier Relationship Management)
  

Plan-to-Produce (P2P)

P2P enthält die Planung und Produktion von Gütern.

Involvierte Module:

• PP (Production Planning)
  
• MM (Materials Management)
  
• QM (Quality Management)
  
• PM (Plant Maintenance)
  

Record-to-Report (R2R)

Unter R2R wird die Finanzberichterstattung und Analyse von Unternehmen verstanden.

Involvierte Module:

• FI (Financial Accounting)
  
• CO (Controlling)
  
• BPC (Business Planning and Consolidation)
  

Hire-to-Retire (H2R)

Dieser Prozess deckt den gesamten Lebenszyklus eines Mitarbeitenden im Unternehmen ab.

Involvierte Module:

• HCM (Human Capital Management) 
  
• SuccessFactors (Cloud-basierte HCM-Lösung)
  

Demand-to-Supply (D2S)

Die passende Bedarfsplanung bis zur optimalen Versorgung der Supply Chain wird durch D2S erreicht.

Involvierte Module:

• MM (Materials Management)
  
• PP (Production Planning)
  
• SCM (Supply Chain Management)
  

Diese Geschäftsprozesse und Module sind essenziell für eine erfolgreiche Transformation von SAP ECC zu SAP S/4HANA. Sie helfen Unternehmen dabei, ihre Effizienz zu steigern, die Datenkonsistenz zu verbessern und eine moderne, integrierte ERP-Umgebung zu schaffen.

Fazit

SAP S/4HANA bietet als Nachfolger der beliebten SAP ECC ERP-Systeme eine breite Palette an Vorteile und Anwendungen, die sämtliche Geschäftsprozesse in deinem Unternehmen abdecken. Egal, ob du dich auf Finanzen, Vertrieb, Produktion oder Personalmanagement konzentrierst – es gibt immer ein passendes Modul, das dich dabei unterstützt, deine Ziele zu erreichen. Und wenn doch nicht, dann hilft dir SAP BTP weiter.

Unser Überblick zu den SAP S/4HANA Modulen hat dir hoffentlich gezeigt, welche branchenspezifischen Funktionen für dich am geeignetsten sind und dir den größten Nutzen bringen. Denn klar ist: Eine Migration auf das Cloud-basierte ERP-System lohnt sich. Richtig eingesetzt hilft SAP S/4HANA deinem Unternehmen dabei, effizienter zu arbeiten, die Kundenzufriedenheit zu erhöhen und damit deinen wirtschaftlichen Erfolg zu steigern.

Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung bei der Migration benötigst... Melde Dich bei uns!

Was ist SAP ECC?

SAP ECC steht für "SAP Enterprise Resource Planning Central Component". Dabei handelt es sich um eine umfassende Softwarelösung, die Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Geschäftsprozesse unterstützt. Ganz gleich, ob es um Finanzen, Personalwesen, Produktion, Vertrieb oder Logistik geht – SAP ECC bietet Tools, die helfen, diese Bereiche effizient zu steuern.

Warum ist SAP ECC so wichtig?

Unternehmen müssen viele verschiedene Prozesse und Abläufe koordinieren. Ohne eine geeignete Software kann das schnell chaotisch werden.

Stell dir vor, du führst ein großes Lagerhaus: Du musst sicherstellen, dass immer genügend Waren auf Lager sind, Bestellungen rechtzeitig bearbeitet, Rechnungen korrekt erstellt und die Gehälter deiner Mitarbeiter pünktlich überwiesen werden.

SAP ECC hilft dabei, all diese Aufgaben zu integrieren und zu automatisieren. Das spart Zeit, reduziert Fehler und verbessert die Effizienz.

Die Geschichte von SAP ECC

Um zu verstehen, warum SAP ERP Central Component so bedeutsam ist, werfen wir einen kurzen Blick auf seine Geschichte. SAP, das Unternehmen hinter SAP ECC, wurde 1972 in Deutschland gegründet. Ursprünglich stand SAP für "Systeme, Anwendungen und Produkte in der Datenverarbeitung". Das erste Produkt war ein Finanzbuchhaltungssystem, das schnell Anklang fand.

Weiter ging es anschließend mit dem berühmten SAP R/3. Den Namen hat es aufgrund seiner 3-Schicht-Architektur.

Mit der Zeit erkannte SAP, dass Unternehmen Software brauchten, die nicht nur die Finanzen, sondern auch andere Geschäftsbereiche abdeckt.

So wurde das SAP R/3 weiterentwickelt und schließlich Anfang der 2000er, das SAP ECC. Mittlerweile zählt das ERP-System zu den weltweit am häufigsten genutzten ERP-Systemen.

Die Hauptkomponenten von SAP ECC

SAP ERP Central Component besteht aus verschiedenen Modulen, die jeweils spezifische Geschäftsbereiche abdecken. Hier sind einige der wichtigsten:

Finanzwesen (FI)

Das Modul Finanzwesen (FI) hilft Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Finanzen. Es umfasst Funktionen zur Buchhaltung, Finanzberichterstattung und -analyse. Mit FI kannst du sicherstellen, dass deine Bücher korrekt geführt werden und du jederzeit einen Überblick über deine finanzielle Lage hast.

Controlling (CO)

Das Controlling-Modul (CO) ist eng mit dem Finanzwesen verbunden, fokussiert sich jedoch auf die interne Kostenkontrolle. Es hilft Unternehmen dabei, ihre Ausgaben zu überwachen und zu analysieren, wo Kosten entstehen und wie diese optimiert werden können.

Materialwirtschaft (MM)

Das Materialwirtschaftsmodul (MM) unterstützt Unternehmen bei der Verwaltung ihrer Bestände. Es hilft dabei, den Einkauf von Rohstoffen und Waren zu planen, Bestellungen zu verfolgen und Lagerbestände zu überwachen. Dadurch wird sichergestellt, dass immer genügend Materialien vorhanden sind, um die Produktion aufrechtzuerhalten.

Vertrieb (SD)

Das Vertriebsmodul (SD) unterstützt den gesamten Verkaufsprozess eines Unternehmens. Von der Angebotserstellung über die Auftragsbearbeitung bis hin zur Rechnungsstellung – SD hilft dabei, den Verkaufszyklus effizient zu gestalten und sicherzustellen, dass Kundenaufträge reibungslos abgewickelt werden.

Produktionsplanung (PP)

Das Produktionsplanungsmodul (PP) hilft Unternehmen bei der Planung und Steuerung ihrer Produktionsprozesse. Es unterstützt die Produktionsplanung, -steuerung und -überwachung, um sicherzustellen, dass Produkte termingerecht und in der gewünschten Qualität hergestellt werden.

Personalwesen (HR)

Das Personalwesenmodul (HR) unterstützt alle Aspekte der Personalverwaltung, von der Einstellung neuer Mitarbeiter über die Verwaltung von Gehaltsabrechnungen bis hin zur Personalentwicklung. HR hilft Unternehmen, ihre Mitarbeiter effizient zu verwalten und ihre Bedürfnisse zu erfüllen.

SAP ist schon im SAP R/3 mit dem Entgeltnachweis sowie dem Zeitnachweis im SAP Enterprise Resource Planning in der Lage gewesen, geleistete Stunden im System zu erfassen und diese mit den Lohnzahlungen direkt mit auszugeben. Bis heute ist die Lohn- und Zeiterfassung das Kernstück von SAP HR oder auch SAP HCM genannt.

4 Vorteile von SAP ECC

Warum sollten Unternehmen in SAP ECC investieren? Hier sind einige der wichtigsten Vorteile:

1. Integration und Transparenz

Einer der größten Vorteile von SAP ECC ist die Integration der verschiedenen Geschäftsbereiche. Alle Module sind miteinander verbunden, was bedeutet, dass Daten nahtlos zwischen ihnen ausgetauscht werden können. Dies führt zu einer höheren Transparenz, da alle relevanten Informationen an einem Ort verfügbar sind.

So kann der Kunde über den gesamten Zyklus von der Bestellanfrage bis zur Ersatzteillieferung vollständig aus einem System bedient werden.

2. Effizienzsteigerung

Durch die Automatisierung vieler Prozesse kann SAP ECC die Effizienz erheblich steigern. Routineaufgaben, die früher viel Zeit in Anspruch nahmen, können jetzt schnell und fehlerfrei erledigt werden. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Zeit, sich auf strategischere Aufgaben zu konzentrieren.

Schon zu Zeiten von SAP R/3 haben Unternehmen mit Hilfe von automatischen Abläufen Daten erfasst und weiterverarbeitet. Damals noch mit Hilfe der LSMW und der Erfassung von Daten per Batch-Input-Mappe.

Diese Vorgehen wurden im SAP ECC noch weiter ausgebaut und die jeweiligen Bereiche noch besser aufeinander abgestimmt.

3. Bessere Entscheidungsfindung

Mit dem SAP ERP System haben Unternehmen Zugriff auf Echtzeitdaten und detaillierte Berichte. Dies ermöglicht fundiertere Entscheidungen, da Manager auf aktuelle und genaue Informationen zugreifen können.

Ob es um die Optimierung der Lagerbestände oder die Planung neuer Investitionen geht – mit SAP ECC sind Unternehmen immer gut informiert.

Praktisches Beispiel: Früher galt im Lager die chaotische Lagerhaltung als ein großes Problem. Heutzutage kann aufgrund der ERP Systeme nahezu in Echtzeit der Lagerbestand abgefragt werden und es wird automatisch bei einer Entnahme auf Mindermenge geprüft.

Sofern der Lagerbestand unter der Mindermenge liegt, wird an den Lieferanten eine automatisierte Bestellung mit der erforderlichen Menge ausgelöst. Hier kann das System auf die historischen Daten der Lager-Entnahme über mehrere Jahre zurückgreifen und so mit den Daten der aktuellen Bestellung die korrekte Nachbestellung auslösen.

4. Skalierbarkeit

SAP ECC ist sehr skalierbar und kann an die Bedürfnisse von Unternehmen jeder Größe angepasst werden. Egal, ob es sich um ein kleines Unternehmen oder einen multinationalen Konzern handelt, SAP ECC kann entsprechend skaliert und angepasst werden.

Häufig starten unsere Kunden mit der Produktion und der Abrechnung. Anschließend wird die Fertigung und der Verkauf ergänzt. Durch die Modulweise können die ERP Systeme an das Wachstum der Unternehmen angepasst werden.

3 Herausforderungen bei der Implementierung von SAP ECC

Obwohl SAP ECC viele Vorteile bietet, gibt es auch einige Herausforderungen, die Unternehmen bei der Implementierung berücksichtigen müssen.

1. Kosten

Die Implementierung von SAP ECC kann teuer sein. Neben den Lizenzkosten müssen Unternehmen auch in Hardware, Schulungen und möglicherweise externe Berater investieren. Es ist wichtig, ein realistisches Budget zu planen und sicherzustellen, dass alle Kosten berücksichtigt werden.

Spannender dürfte aktuell die Frage sein, wie der Umstieg auf ein SAP S/4HANA System gelingen kann. Diese Unterschiede in der Gestaltung der Geschäftsprozesse kann eine Herausforderung beim Umstieg bedeuten.

2. Komplexität

SAP ECC ist eine sehr komplexe Softwarelösung. Die Implementierung erfordert oft eine sorgfältige Planung und viel Fachwissen. Es kann einige Zeit dauern, bis alle Prozesse reibungslos laufen und alle Mitarbeiter mit dem System vertraut sind.

3. Anpassung

Jedes Unternehmen ist einzigartig, und es kann notwendig sein, SAP ECC an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anzupassen. Dies kann zusätzliche Zeit und Ressourcen erfordern. Wir unterstützen dich gerne dabei.

4 Tipps für eine erfolgreiche Implementierung

Um die Herausforderungen bei der Implementierung von SAP ECC zu meistern, haben wir einige Tipps für dich:

1. Gründliche Planung

Eine gründliche Planung ist entscheidend für den Erfolg der Implementierung. Es ist wichtig, alle Anforderungen des Unternehmens zu verstehen und einen detaillierten Plan zu erstellen. Dies hilft dabei, Überraschungen zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Aspekte berücksichtigt werden.

2. Schulung

Die Schulung der Mitarbeiter ist ein wichtiger Faktor. Es ist wichtig, dass alle Benutzer das System verstehen und wissen, wie sie es effektiv nutzen können. Investiere in umfassende Schulungen und stelle sicher, dass Unterstützung verfügbar ist, wenn Fragen auftauchen.

3. Externe Unterstützung

Die Zusammenarbeit mit erfahrenen Beratern kann den Implementierungsprozess erheblich erleichtern. Externe Experten bringen wertvolles Fachwissen und Erfahrung mit, die bei der Bewältigung von Herausforderungen hilfreich sein können.

4. Kontinuierliche Verbesserung

Die Implementierung von SAP ECC ist ein fortlaufender Prozess. Es ist wichtig, das System kontinuierlich zu überwachen und zu optimieren. Sammle Feedback von den Benutzern und nutze es, um das System weiter zu verbessern.

Die Zukunft von SAP ERP central component

SAP ECC hat sich über die Jahre kontinuierlich weiterentwickelt, und es gibt ständig neue Entwicklungen und Verbesserungen. Eine der größten Veränderungen ist der Übergang zu SAP S/4HANA, der neuesten Generation von SAPs ERP-Lösungen.

Support SAP ECC 6.0

SAP hat bekanntgegeben, dass der reguläre Support (auch Maintenance Support genannt) für die SAP Business Suite 2027 endet. Damit erhältst du keinen kostenfreien Support mehr für dein SAP ERP 6.0.

Gegen einen Aufpreis von meist 1-2% der jährlichen Wartungskosten, kannst du den sogenannten Extended Support dazu buchen, welcher jedoch auch hier bis maximal 2030 erworben werden kann.

Du siehst, die Zeiten vom SAP R/3 sowie dem SAP ERP mit dem ECC neigen sich dem Ende zu.

Was ist SAP S/4HANA?

SAP S/4HANA ist die Nachfolgeversion von SAP ECC und bietet zahlreiche neue Funktionen und Verbesserungen. Es basiert auf der In-Memory-Datenbanktechnologie SAP HANA, die schnellere Datenverarbeitung und Echtzeitanalysen ermöglicht. SAP S/4HANA bietet eine modernere Benutzeroberfläche und erweiterte Funktionen für verschiedene Geschäftsbereiche.

Hier findest du alle wichtigen Informationen zum Thema.

Warum sollten Unternehmen auf SAP S/4HANA umsteigen?

Der Umstieg auf SAP S/4HANA bietet viele Vorteile, darunter verbesserte Leistung, erweiterte Funktionen und eine modernere Benutzererfahrung.

Unternehmen, die bereits SAP ECC nutzen, sollten den Übergang zu SAP S/4HANA in den nächsten 2 Jahren einplanen, um von diesen Vorteilen zu profitieren und zukunftssicher zu bleiben.

Ebenso können Folgekosten vermieden werden, da das SAP ERP central component nicht mehr weiterentwickelt wird. Deadline ist hier auch 2027.

Der Übergang von SAP ECC zu SAP S/4HANA

Der Übergang zu SAP S/4HANA erfordert eine sorgfältige Planung und Vorbereitung. Unternehmen sollten eine gründliche Analyse ihrer aktuellen Systeme und Prozesse durchführen und einen detaillierten Migrationsplan erstellen.

Es kann auch hilfreich sein, externe Berater hinzuzuziehen, um den Übergang zu erleichtern. Selbstverständlich kannst du uns gern direkt dazu kontaktieren, damit wir dir gezielt in deiner Situation weiterhelfen können.

Fazit

SAP ECC ist eine leistungsstarke ERP-Lösung, die Unternehmen dabei hilft, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und effizienter zu arbeiten. Obwohl die Implementierung herausfordernd sein kann, überwiegen die Vorteile bei weitem. Mit einer sorgfältigen Planung und den richtigen Ressourcen können Unternehmen SAP ECC erfolgreich implementieren und von seinen vielen Vorteilen profitieren.

Wir hoffen, dass dieser Artikel dir geholfen hat, ein besseres Verständnis von SAP ECC zu bekommen. Wenn du weitere Fragen hast oder Unterstützung bei der Implementierung benötigst, stehen wir dir gerne zur Verfügung. Bleib dran für weitere spannende Blogartikel rund um die IT-Welt!

Es ist so, dass die SAP Business Suite, gern auch SAP ERP System genannt, den Support 2027 bzw. 2030 bezahlter erweiterter Support abgekündigt ist und die Kunden im SAP Kontext somit auf SAP S/4HANA wechseln müssen. SAP S/4HANA wird in drei unterschiedlichen Varianten angeboten.

Überblick SAP S/4HANA Betriebsmodelle & Erfahrungen aus der Praxis

S/4HANA onPremises

Ich habe sie chronologisch so geordnet, dass die, die für unsere Kunden am relevantesten sind, ganz vorne stehen. 90 bis 95 % unserer Kunden, die wir im Portfolio haben, führen ein SAP S/4HANA onPremises ein.

Was bedeutet on premise Variante?

Es ist ein eigener dedizierter Server oder eine eigene dedizierte Maschine für den Kunden, auf dem sein System oder auch Instanz genannt, letztendlich drauf läuft.

Virtualisiert oder im Rechenzentrum sei erst mal dahingestellt, aber es ist onPremise, also hardwaregebunden.

S/4HANA Private Cloud

Dann gibt es noch einen kleinen Prozentsatz, der die sogenannte Private Cloud von S/4HANA im Einsatz hat. Laut letztem DSAG-Technologietagen 2024 in Hamburg, waren es nur 1–3% der anwesenden Kunden.

Was bedeutet S/4HANA Private Cloud?

Das bedeutet, dass die Maschine nicht im eigenen Haus steht oder extern gehostet ist über ihren Dienstleister, wie zum Beispiel eine ODEIV, sondern dass SAP das Hosting von der Maschine übernimmt.

In diesem Fall ist SAP der externe Dienstleister und er hat letztlich das S/4HANA als Private Cloud für den Kunden im Betrieb.

SAP betreibt das Rechenzentrum und hat dieses Rechenzentrum im Zugriff.

S/4HANA Public Cloud

Und dann kommen wir zum letzten Teil und der letzte Teil ist die S/4HANA Public Cloud Edition. Die nutzt kaum ein Kunde von uns in der Praxis. Hier waren es auch nur ca. 1–2 % der Kunden, laut den DSAG Technologietagen 2024.

Der Grundgedanke dahinter ist, dass die Services in die Cloud umgezogen sind und der Kunde die Cloud Services von SAP nutzen kann. Sehr wenig Gestaltungsspielraum an der Stelle, wenn es um eigene Anpassungen geht. Ebenso ist das Bezahlmodell der SAP hier an ein Abo-Modell angelehnt.

Das mal so grob als Begrifflichkeiten und als Einstieg.

Vielleicht fragst du dich auch: Wofür kann ich das S/4HANA nutzen? Darauf möchte ich gern im Folgenden etwas genauer eingehen bzw. hier auch einmal einen Auszug meiner Gespräche mit Kunden wieder geben.

Gründe für Kunden, SAP S/4HANA onPremises einzuführen

Warum entscheidet sich ein Kunde für die on-premises-Variante?

Der Hintergrund ist der, dass natürlich in der aktuellen ERP Lösung im SAP R3, was über viele Jahre im Einsatz ist, bei den Kunden viele Investitionskosten getätigt wurden, um das System an die eigenen Bedürfnisse und an die eigene Produktion anzupassen.

So sind viele meiner Kunden in der Lage, nahezu in Echtzeit mit der ERP Suite zu produzieren. Das SAP R3-System wird sporadisch auch als Echtzeit ERP Suite bezeichnet.

Das hat dafür gesorgt, dass ein extrem effizientes und schnelles Produzieren möglich ist und dass man eine Alleinstellung am Markt sicherstellen konnte.

Durch die Transformation von SAP ERP Software zu SAP S/4HANA sind natürlich die Prozesse beim Kunden so hoch spezialisiert und optimiert, dass er seine Produktion bestmöglich auch abbilden will und dafür sorgen möchte, dass es genauso reibungslos abläuft wie vorher.

Außerdem soll die Alleinstellung, nämlich die Optimierung der Prozesse, weiterhin greifen, was das Business-Geheimnis des jeweiligen Kunden ist.

Diese Anpassungen bedürfen allerdings Änderungen der Standard-Software von SAP, damals im ERP, jetzt im S/4HANA und da ist das S/4HANA onPremises eine weitaus bessere Möglichkeit als die Cloud-Variante.

In der onPremises-Welt von S/4HANA ist der Kunde in der Lage, sämtliche Änderungen am Standard durchzuführen und den Prozess auf seine Bedürfnisse anzupassen oder um zu strukturieren.

Einschränkungen SAP S/4HANA Cloud Edition

Änderungen am Standard durchzuführen, geht beispielsweise bei der SAP S/4HANA Cloud-Edition nicht, da die SAP hier vorgibt, wie der Prozess idealerweise zu laufen hat und der Kunde den SAP-Prozess nutzen kann.

Das macht für manche Kunden vielleicht sogar Sinn, einen bestehenden Prozess zu nehmen, den sie nicht neu erfinden müssen, wenn sie jetzt gerade ganz neu mit dem Thema anfangen.

Viele SAP-Kunden haben aber schon lange SAP mit dem Enterprise Resource Planning (kurz SAP ERP System) im Einsatz und kennen ihre Prozesse besser als die SAP und ebendarum nutzen sie nicht den SAP-Standard-Prozess, sondern ihren eigenen, insbesondere auch optimierten und auf ihren Bedarf zugeschnittenen Prozess.

Das ist der Grund, warum viele Unternehmen die Public Cloud-Edition von SAP nicht nutzen und auch nicht für sinnvoll halten, da hier die Anpassungsmöglichkeiten einfach zu gering sind und der Standardprozess von SAP einen gleichen Einheitsbrei für das Unternehmen abliefern würde, welcher nicht zu seinem Bedarf und seinem Anspruch passt.

Wann macht die SAP S/4HANA Private Cloud Lösung Sinn?

Die Private Cloud-Edition von SAP S/4HANA ist dann für Kunden interessant, wenn sie sagen, ich habe ohnehin ein externes Hosting, wie z.B. bei der OEDIV und ich möchte das externe Hosting jetzt auch über die SAP mitmachen.

Die SAP hilft den Unternehmen damit bzw. hat eine neue Marketing-Strategie ins Leben gerufen, mit zwei Programmen, um den Unternehmen dabei zu helfen, die Produkte zu kaufen und einzuführen.

SAP unterscheidet hier im Kern zwischen 2 Programmen: Rise und Grow, wo die SAP mit hohen Rabatten versucht, den Kunden davon zu überzeugen, dass sie doch die Cloud-Version der SAP S/4HANA Welt ausprobieren sollen.

In meinem letzten Gespräch mit einem SAP IT-Leiter teilte mir dieser mit, dass die SAP S/4HANA onPremisess-Lösung nicht rabattiert ist, aber die S/4HANA Private-Edition und die SAP S/4HANA Public Cloud-Edition massiv subventioniert sind, um den Kunden dazu zu bewegen, auf diese Lösung umzusteigen.

Best Practices: Wo bewegen sich die Unternehmen denn aktuell hin?

Das heißt, technisch sehen sie keinen Mehrwert, prozessual sehen sie einen Rückschritt. Im Umkehrschluss ist es ein weiteres Gelddruckmaschinengerät von der SAP, die aber kein Kundenmehrwert liefert. Angesichts dessen wechseln die Kunden auf diese Lösung an der Stelle nicht.

Die massiven Rabatte Richtung SAP S/4HANA Public Cloud und SAP S/4HANA Private Cloud, die jetzt gerade immer wieder in Diskussion sind, werden deswegen als kritisch angesehen, weil sie inzwischen auch ein anderes Ziel verfolgen.

Auf dem DSAG-Jahreskongress 2023 hat der Vorstandsvorsitzende Herr Klein auf dem Podium mitgeteilt, dass es technologisch Verschlechterungen für Kunden gibt, die in der onPremises-Welt unterwegs sind.

Das SAP Angebot: Erste Cloud-Only-Lösungen!

Egal ob jetzt SAP ERP Business Suite oder S/4HANA – on-premise ist das, was am meisten verbreitet ist bei unseren Kunden. Und zwar gibt es zwei Unterschiede, die technologisch onPremises-Kunden nicht zur Verfügung stehen werden.

Das ist einmal das Thema KI und das Thema Green Ledger, sprich CO2-Fußabdruck von der Produktion bis zur Auslieferung, dass man weiß, wie groß der CO2-Ausstoß in den Lieferketten war.

Zwei aus meiner Sicht sehr spannende und stark wachsende Themen, wo die SAP jetzt aber klar gesagt hat, das sind Cloud-Only-Produkte. Der Kunde kann sie nur in Anspruch nehmen, wenn die Cloud von SAP genutzt wird.

Strategiewechsel SAP

Das ist ein Strategiewechsel bei der SAP, der sehr kritisch von vielen Unternehmen gesehen wird. Einfach mit dem Hintergrund, dass die SAP keinen Mehrwert in ihrer Cloud Lösung im direkten Vergleich zur ERP Lösung bieten kann.

Und jetzt aber, weil sie keinen Mehrwert liefern können, fangen sie an, das Ganze technologisch einzuschränken. Also sie verknappen die Funktion oder machen die onPremises-Versionen von SAP und R3 künstlich schlechter, um den Unternehmen Anreize zu geben, in die Cloud zu wechseln.

Soweit der Gedanke und soweit auch die Theorie und wirtschaftlich kann man das mit Sicherheit alles nachvollziehen.

Okay SAP, dann eben nicht

Nun ist es jedoch so, dass der Kunde sich auch seine Gedanken macht und natürlich sagt, naja gut, wenn die SAP das ganze Thema KI mir nicht in der on premise-Welt anbieten will, dann hole ich es mir halt von einem anderen Anbieter.

Aus dem Grund gehen viele Unternehmen auch aktuell einfach los und sagen, ich habe sowieso ein Office 365 Abo, da kriege ich auch künstliche Intelligenz von Microsoft in Form des Co-Piloten. Unsere Kunden nutzen dann einfach die Abo-Modelle von Microsoft und haben darüber letztendlich ihre AI umgesetzt innerhalb des Unternehmens.

Würth IT und MS CoPilot

Sehr prominentes Beispiel dafür, auch neulich in den Nachrichten zu lesen, ist die Würth-IT. Die Würth-IT hat für die gesamte Gruppe den Co-Pilot als Lizenz erworben und stellt es allen Mitarbeitern zur Verfügung, damit zu arbeiten. Kurze Infos dazu findest du in diesem Video:

Natürlich hätten sie auch die AI von SAP dafür nutzen können, weil die Würth sehr viel SAP im Einsatz hat und auch groß mit SAP unterwegs ist, allerdings haben sie sich jetzt für den Microsoft-Weg entschieden.

Das prominenteste Beispiel dafür sind für mich alle Themen rund um das S4HCM bzw. H4S4.

Durch unklare Strategie von SAP, was S/4HANA, HCM und die Themen Reisekosten, Entgelt, Entgeltnachweise, Zeitnachweise angeht, haben sich natürlich Kunden am Markt aufgrund dieser Unsicherheit umgeguckt.

Inzwischen haben viele Non-SAP-Lösungen eingeführt oder nutzen komplett cloudbasierte HR-Systeme mit dem Hintergrund, dass die SAP dort nicht geliefert hat und das, was sie bisher geliefert hat, war einfach nicht stimmig und rund, also untypisch für SAP.

Ich glaube, das wird hier auch für das Thema Green Ledger und auch für das Thema AI passieren.

Bei AI sehe ich es gerade, dass die Kunden sich einfach anders entscheiden und für mich ist es eine Frage von Zeit bis andere Anbieter, genau das Thema Green Ledger einfach mit den richtigen Informationen zusammensammeln.

Das heißt, die SAP kann sich nicht darauf ausruhen. Summa summarum ist S4 der nächste große Meilenstein für alle SAP-Kunden. Man ist in einer gewissen Weise gezwungen, da umzusteigen und wird es auch tun. Es fängt bei vielen Kunden in folgender Reihenfolge an.

Überblick Implementierungsstrategien und Migration

Ich habe eine SAP R3, eine Business-Suite im Einsatz. Wie komme ich jetzt zum SAP S/4HANA?

Klassischerweise läuft das Projekt folgendermaßen ab. Und zwar hat man ein Readiness-Check, das ist eine technische Prüfung, inwiefern man den Wechsel auf S/4HANA machen kann. Das wird von der SAP zur Verfügung gestellt, das läuft das System durch und das liefert verschiedene Ampeln und Hinweise.

Ablauf & Zeitaufwand

Da werden unter anderem solche Dinge überprüft, wie viele Modifikationen, Erweiterungen, Enhancements habe ich im System und wie gut können die genau genommen zurückgebaut werden oder kann ich jetzt letztendlich umsteigen.

Dann, wenn ich diesen Readiness-Check durchgeführt habe, gibt es meistens einen Termin zusammen mit der SAP Basis. Dort überprüft man einmal die Datenbanken, sofern sie nicht schon HANA DB sind, sprich Oracle Datenbank im Einsatz oder MySQL DB oder Max DB2, also eine andere Datenbank Technik als die HANA DB, überlegt man diese in einer technischen Migration umzuziehen auf eine HANA DB, also HANA Datenbank.

Anschließend gibt es nach dem Readiness-Check einen Termin bezüglich der Datenbank. Dieser Termin ist meist mit der SAP Basis. Hier wird geprüft, welche Änderungen hinsichtlich der Datenbanktechnologie notwendig sind.

Viele Kunde haben aus der Vergangenheit eine Oracle Datenbank oder auch eine Max DB. Hier ist dann der Folgeschritt, dass die Datenbanktechnologie auf HANA DB umgezogen wird.

Das ist mit erheblichen Investitionskosten verbunden, weil natürlich die HANA DB eine In-Memory-Datenbank ist, sprich sie benötigt extrem viel Arbeitsspeicher, der nicht günstig ist und natürlich braucht man auch entsprechende Systeme, die so skaliert sind, dass man das Ganze umziehen kann.

Wenn diese Voraussetzung allerdings geschaffen ist und das Geld dafür in die Hand genommen wird über Hosting oder Server, die im Haus stehen, dann kann so ein Wechsel der Oracle, sprich externer DB auf eine HANA DB durchaus innerhalb von einem Wochenende mit einer guten Planung durchgeführt werden.

Drei bis vier Tage braucht man ungefähr, um das Ganze einmal technisch umzuziehen.

So, das ist Schritt eins. Wenn die Voraussetzungen geschaffen sind und das System eine HANA DB zur Verfügung hat, fängt dann im Grunde der Hauptteil der Arbeit an, nämlich strategische Ausrichtung, Migrationsfahrt, welche Richtung möchte ich machen.

In diesen Transformationsprojekten, die wir auch schon in der Vielzahl erfolgreich abgeschlossen oder in der Vergangenheit gemacht haben, gibt es letztlich drei mögliche Varianten, wie man von ERP auf S/4HANA gehen kann.

Unterschied Greenfield & Brownfield & Bluefield

Brownfield im Detail

Die häufig genutzte Variante ist Brownfield. Warum nennt man das ganze Brownfield?

Es geht darum, möglichst viel aus dem alten System zu übernehmen und man kopiert nicht nur die Daten mit rüber, sondern versucht auch die Prozesse möglichst nahtlos eins zu eins mit ins S/4HANA zu übernehmen.

Diese Variante bedingt allerdings einiger Vorbereitung und auch Abhängigkeiten. Es muss zum Beispiel eine S/4HANA-Simplification-List durchgegangen werden, welche Transaktionen sich verändern, welche Module vielleicht auch nicht zur Verfügung stehen und wie man künftig prinzipiell damit arbeiten will.

Best practices Brownfield: Darauf solltest du achten

Brownfield Projekte sind sehr kosten- und zeitintensiv, weil natürlich auch alt gewachsene Dinge mitgenommen werden und die Chance verpasst wird diese zu vereinheitlichen oder zu modernisieren.

Das bedeutet, man kann sicher gehen, dass die Sachen wie vorher funktionieren, aber man kopiert sich natürlich auch ein Großteil der Inhalte und des Quellcodes mit rüber, die vielleicht schon veraltet sind oder auch einfach nicht mehr benötigt werden an der Stelle.

Projektrisiko: Die Idee SAPscript und Smart Forms weiter zu nutzen

Wichtig ist; es gibt eine große Einschränkung beim Brownfield Ansatz. Speziell im Dokumentenwesen ist es so, dass die Idee, die alten SAPscript und Smartforms Formulare, die du noch vielleicht im Einsatz hast, jetzt mit herüberzukopieren, ein erhebliches Problem mit sich bringt.

Durch die eingesetzte Technik im SAPscript und Smartforms mit den Includes und den jeweiligen Programmen und Quellcode, der dahinter liegt, ist es nicht abschätzbar, was alles kopiert werden muss, um SAPscript und Smartforms Formulare wieder läufig im S4/HANA auszugeben.

Also unserer Erfahrung nach ist die Idee im Brownspot-Verfahren, SAPscript und Smartforms Formulare wieder unter SAP S/4HANA ans Laufen zu bekommen, ein erhebliches Projektrisiko und muss dediziert betrachtet werden. Es braucht auch da sehr viel Recherche im Vorfeld, ob das möglich ist und wenn ja, was es für einen Einfluss auf die jeweiligen Module hat.

Die komplette Konditionsfindung und das Zusammensammeln der Daten läuft unter S/4HANA nahe etwas anders. Die berühmte Tabelle KOMVK ist an der Stelle nicht gefüllt im S/4HANA, weil sie auf ein anderes Datenmodell zurückgreift unter S/4HANA und man diese Dinge letztlich auch mit betrachten und geradebiegen muss, um es ans Laufen zu bekommen.

Bluefield

Dann gehen wir weiter zum Thema Bluefield, das ist ein nicht ganz so weitverbreiteter Ansatz.

Die Kernidee ist, die Daten zunächst zu migrieren und sicherzustellen, dass die Inhalte der Daten sauber und zugänglich sind. Dabei liegt der Fokus darauf, die Prozesse zu überarbeiten und neu zu denken, um mit den Daten effektiv arbeiten zu können und gleichzeitig den Altbestand zugreifbar zu halten.

Ziel ist es, die Chance zu nutzen, die Prozesse zu optimieren, zu vereinheitlichen und zu verschlanken. Diese Prozessneugestaltung, auch als Bluefield-Ansatz bekannt, haben wir bereits erfolgreich bei verschiedenen Unternehmen umgesetzt. Dieser Ansatz kombiniert das Beste aus beiden Welten: Man erneuert die Prozesse und hat dennoch die alten Daten im Zugriff.

Jedoch stellen wir immer wieder fest, dass für viele Unternehmen der Greenfield-Ansatz vorteilhafter ist, hierzu gleich mehr ...

5 Vorteile des Bluefield Ansatzes

1. Es wird kein Datenmüll übernommen
   
2. Altanwendungen werden nicht blind kopiert
   
3. Systeme und Programme werden direkt in der HANA Datenbank optimiert
   
4. Schneller Zugriff
   
5. Schnelle Verarbeitung großer Datenmengen
   

Greenfield

Bei dieser Methode wird ein komplett neues SAP-System aufgebaut, ohne zunächst Alt-Daten zu migrieren. Das neue System ist leer und muss vollständig konfiguriert und eingerichtet werden, sodass die Prozesse optimal ablaufen.

Dies wird in einer Blueprint-Phase des Projekts sichergestellt, in der die Prozesse dokumentiert und geplant werden, wie sie im neuen System abgebildet werden sollen.

Der Greenfield Ansatz hat den riesigen Vorteil, dass wir sauber aufsetzen und technologisch sauber starten.

Greenfield bedeutet nicht, dass nicht auch alte Dinge mit rüber genommen werden können. Das sind dann sogenannte Brownspots, die mit hereingezogen werden. Das kann Sinn machen, das mit zu übernehmen.

Was mache ich mit dem SAP ERP System?

Die spannendste Frage ist, was passiert mit dem Altsystem? Speziell in den Varianten Greenfield und auch Bluefield bleibt das Altsystem entsprechend vorhanden und läuft weiter.

Solange die Daten zugreifbar sind – in der Regel zehn Jahre – so lange wie auch der Wirtschaftsprüfer noch mal auf Daten zugreifen muss, muss man sich Daten im System im Belegefluss ansehen können.

Zwischenfazit

In der Praxis gibt es häufig Mischformen der drei Modelle. Es kommt darauf an, wie lange ihr welche Themen durchhalten könnt, beispielsweise einen Prozess neu zu denken.

Häufig wird einer der drei Wege gewählt und dann werden die Daten entsprechend herübergezogen.

Vorgehensmodell S/4HANA Transformation

SAP S/4HANA Readniess Check

Meine Empfehlung ist mit dem S/4HANA Readiness Check zu starten. Außerdem gibt es so ein paar klassische Vorprojekte, die Unternehmen machen, bevor das S/4HANA Projekt losgeht.

Umstieg Datenbank auf HANA DB

Datenbanktechnologie. Selbstverständlich macht es Sinn, vor den Prozessen mit der IT-Infrastruktur sämtliche Datenbank-Lösungen auf eine SAP HANA Datenbank umzuziehen. Das ist als allererstes die Einführung der HANA DB, um die technische Voraussetzung zu schaffen. Durch die in memory Plattform ermöglicht dies den Entwicklern zügige Datenbankzugriffe umzusetzen.

Einführung zentraler Geschäftspartner

Es gibt einen neuen zentralen Geschäftspartner unter S/4HANA, der die Differenzierung zwischen Debitor und Kreditor auflöst. Das ist genau genommen eines der größeren Projekte.

Natürlich auch ein Thema ist die Materialnummern-Einführung, weil die sich verlängert hat und im S/4HANA mit einem anderen Zahlenwerk geführt wird.

Umstieg SAPscript & Smart Forms auf Adobe Forms

Ein wichtiges Vorprojekt, um auch das Projektrisiko zu minimieren, ist das Thema Formularumstieg. SAPscript und/oder Smart Forms auf , um dieses Projektrisiko nicht in dem S/4HANA Go-live noch mit drinnen zu haben, weil das erhebliche Probleme verursacht. Du kannst das Thema noch zusätzlich im Projekt mit angehen.

Wenn ich gefragt werde, was kann man vorher machen, ist meine klare Empfehlung auf jeden Fall das Thema Formularwechsel, also Technologiewechsel von SAPscript oder/und Smart Forms auf Adobe Forms durchzuführen.

Und auf jeden Fall auch das Thema Dokumentenwesen Betrachtung, sprich CV02N, CV03N, Ablage Content Repositories da noch mal kritisch zu prüfen und zu schauen, welche Daten kann ich eventuell vorher schon archivieren oder löschen, damit ich mit einem schlankeren System ins SAP S/4HANA-System umsteigen kann.

Archivierungsprojekt & SAP ILM Einführung

Da auf jeden Fall noch mal meine Empfehlung, ein Archivierungsprojekt vorher zu machen und zu entschlacken.

Empfohlene Datengröße, Datenbankgröße, sollte 1,8 bis 2 Terabyte Max betragen für das gesamte System. Einfach mit dem Hintergrund, dass es SAP S/4HANA mit der HANA DB ansonsten in Struggeln von der Performance gerät und es auch entsprechend unverhältnismäßig teurer wird ab der Größenordnung.

Ja, ich hoffe, dass hier ein paar Ansätze und ein paar Hinweise für dich dabei waren, dass du das mal anfangen konntest. Melde dich gern per Kontaktformular, wenn dir noch was fehlt, oder wir dich unterstützen dürfen.

Fazit

Die Welt im SAP S/4HANA Kosmos ist sehr groß. Jedes S/4HANA Release bringt wieder neue Funktionen und erweitert den Funktionsumfang enorm. Daher ist es gut, einen Partner an der Seite zu haben, der den Weg der S/4HANA Transformation schon einmal gegangen ist.

Meine klare Empfehlung: Kümmere dich Frühzeitig um einen Implementierungspartner und lass dir die Referenzen geben. Wir freuen uns auf jeden Fall, wenn du dich meldest. Einfach hier klicken.

FAQ

Wo bekommt man eigentlich Informationen her, wenn man auf SAP S/4HANA umsteigen will?

Zum einen kann ich auf jeden Fall die SAP-Dokumentation empfehlen, alles um SAP S/4HANA und auch die jeweilige SAP S/4HANA Version.

Je nach Version von Hana-Release, ist es auch abhängig, welche Services zur Verfügung stehen.

Speziell BTP-Services wurden erheblich ausgebaut und mehr geliefert in den neueren Versionen von SAP S/4HANA.

Man kann sich das Release relativ gut merken und es gibt eine hervorragende Übersichtsseite, wo die verschiedenen Versionen aufgelistet werden.

Welche Transaktionen gibt es künftig nicht mehr?

Was sich verändert und was im S/4HANA anders ist, ist definitiv das Thema S/4HANA-Simplification-List. Das ist eine Liste, wo die SAP aufgeführt hat, welche Transaktionen veraltet sind, sich verändern und welche Dinge sich quasi aus Usersicht im S/4HANA System anders verhalten.

Außerdem zeigen wir dir, welche Vorteile CDS Views bieten und wie du sie in deinem Unternehmen einsetzen kannst, um Abläufe zu optimieren und strategische Entscheidungen zu unterstützen.

CDS View in Kurzfassung

• Eine CDS View ist eine virtuelle Tabelle in einer Datenbank, die durch eine gespeicherte SQL-Abfrage erstellt wird.
• Im Gegensatz zu normalen Tabellen speichert eine View keine Daten, sondern stellt eine Abfrage dar, die Daten aus einer oder mehreren Tabellen zusammenführt.
• CDS-Views sind virtuelle Strukturen in SAP, die als programmierbare Datenmodelle dienen.
• Sie funktionieren als Modelle für Datenstrukturen ohne physische Datenspeicherung.
• CDS-Views ermöglichen eine effiziente und einfache Datenmodellierung.
• Beschleunigung des Datenabrufs erfolgt direkt auf der Datenbankebene.
• Hier wird SQL (Structured Query Language) verwendet, um auf die Datenbank zuzugreifen.
• SQL ist schneller, weil es speziell dafür entwickelt wurde, Daten in Datenbanken zu verwalten und abzufragen.
• Datenbanken sind optimiert, um SQL-Abfragen effizient auszuführen, indem sie Techniken wie Indexierung und Caching verwenden.
• Sie erhöhen die Flexibilität bei der Handhabung und Verarbeitung von Daten.
• Ideal für die Durchführung komplexer Datenabfragen und Anpassungen.
• Erforderliche physische Verschiebung oder Kopie der Daten ist nicht notwendig, weil Views in Datenbanken nur virtuelle Tabellen sind.
• Sie speichern keine Daten selbst, sondern stellen gespeicherte SQL-Abfragen dar, die Daten aus bestehenden Tabellen zusammenführen.

Was ist ein CDS View überhaupt?

Kurz gesagt: CDS-Views sind virtuelle Programmiermodelle, die bei der Programmierung Daten nicht physisch speichern. Das dient dazu, Datenstrukturen einfach und effizient zu gestalten. Sie ermöglichen es, direkt auf der Datenbankebene zu arbeiten, wodurch die Daten schneller abgerufen und flexibler gehandhabt werden können. Dies macht sie besonders nützlich für komplexe Abfragen und Anpassungen, ohne dass Daten physisch verschoben oder kopiert werden müssen.

CDS-Views dienen in Verbindung mit SAP-Formularen als leistungsstarke Datenquellen, die benötigte Daten effizient und strukturiert bereitstellen. Sie bieten ein einheitliches Datenmodell für transaktionale und analytische Anwendungen. Dadurch werden Daten konsistent und strukturiert bereitgestellt.

Die semantische Ebene ermöglicht es Endnutzern, Daten mit allgemeinen Geschäftsbegriffen abzurufen. Darüber hinaus erweitern SAP CDS-Views die Datenbanksprache SQL um Vereinfachungen, die die technische Komplexität reduzieren. Dies vereinfacht die Erstellung und Verwaltung der Formulare erheblich.

Welche Arten von CDS Views gibt es?

Bei CDS-Views gibt es zwei Hauptarten, die sich in ihrer Funktionsweise und Anwendung unterscheiden: HANA CDS Views und ABAP CDS Views.

HANA CDS Views

Diese Art von CDS-Views ist direkt auf der SAP HANA-Datenbankebene angesiedelt. Was bedeutet das? Mit CDS Views kannst du von den Leistungen der HANA-Datenbank profitieren.

HANA-Datenbanken liegen im Arbeitsspeicher (RAM) und sind daher viel schneller zugreifbar als Festplatten. Wenn wir die Geschwindigkeit von Festplatten mit der von RAM vergleichen, sehen wir, dass RAM bis zu 100-mal schneller Daten bereitstellt als eine Festplatte.

Diese ermöglicht eine effiziente Verarbeitung großer Datenmengen. Zusätzlich werden Berechnungen direkt auf der Datenbankebene durchgeführt, was als "Code Pushdown" bezeichnet wird. Für die Definition dieser Views wird eine spezielle SQL-Variante, das sogenannte "Native SQL", verwendet. HANA CDS-Views sind ideal, wenn du die leistungsstarken Funktionen der SAP HANA-Datenbank voll ausnutzen möchtest. Auf diese Datenbanktechnologie sind sie beschränkt.

Diese nutzt fortschrittliche In-Memory-Technologie für extrem schnelle Datenverarbeitung und -analyse. Dadurch ermöglicht sie eine effiziente Verarbeitung großer Datenmengen. Das ist ideal für dich, wenn du in deinem Unternehmen Echtzeitanalysen und komplexe Berichterstattungen benötigst.

HANA CDS-Views sind ideal, wenn du die leistungsstarken Funktionen der SAP HANA-Datenbank voll ausnutzen möchtest. Trotz höherer initialer Kosten kann HANA durch schnelle Datenverarbeitung langfristig finanziell vorteilhaft für dich sein.

ABAP CDS-Views

ABAP CDS Views hingegen sind flexibler, was die Datenbanktechnologie angeht. ABAP CDS-Views sind nicht auf die SAP HANA-Datenbank beschränkt. Sie können daher in verschiedenen SAP-Systemen mit unterschiedlichen Datenbanktechnologien eingesetzt werden. Diese Views sind auf dem ABAP Application Server (ABAP AS) implementiert und nutzen "Open SQL" für die Datenselektion.

ABAP CDS Views sind besonders nützlich, um Datenmodelle unabhängig von der zugrundeliegenden Datenbanktechnologie zu definieren und zu nutzen. Sie eignen sich für eine Vielzahl von Anwendungen. Sie unterstützen dich bei einfachen Transaktionen bis hin zu komplexen analytischen Aufgaben.

Viele unserer Kunden haben eine Oracle DB im Einsatz. Auch diese biete inzwischen eine In-Memory-Datenbank als Konkurrenz zur HANA-DB an. Das kann auch noch einmal eine Alternative für dich sein.

Zusammengefasst nutzen HANA CDS Views die Vorteile der SAP HANA-Datenbank. ABAP CDS-Views sind jedoch flexibler und funktionieren in verschiedenen Datenbankumgebungen. Beide Arten von CDS-View erleichtern die Datenmodellierung und -verarbeitung. Du darfst dich nämlich jederzeit am Kuchen bzw. an den Daten bedienen.

Da CDS Views aufbauend sind, kann ein HANA CDS-View optimal mit einem ABAP-CDS-View ergänzt werden.

In unseren S/4HANA Transformationsprojekten entwickeln und nutzen wir überwiegend ABAP CDS-Views. Der Aufbau einer HANA CDS View kommt seltener vor.

Was ist das Virtual Data Model und eine Consumption View?

Wie du bereits gesehen hast, vereinfachen dir CDS View den Umgang mit den Daten in SAP-Systemen. Auch die Analysen von Daten wirst du dadurch geschmeidig durchführen.

Du möchtest übersichtliche und strukturierte Daten? Dann spielt das Virtual Data Model (VDM)und die Consumption View für dich eine entscheidende Rolle. Um dir beide Begriffe besser zu erklären, verwenden wir ein Praxisbeispiel aus der Küche als Analogie: Stell dir vor, das Virtual Data Model ist wie ein umfassendes Kochbuch in deiner Küche. Es enthält alle Rezepte und Anleitungen, wie man verschiedene Zutaten kombiniert und zubereitet. Dieses Kochbuch organisiert und strukturiert alle Informationen, die du benötigst, um verschiedene Gerichte zu kochen.

Die Consumption View ist wie das fertige Gericht, das du nach einem Rezept aus dem Kochbuch zubereitest und servierst. Die Consumption View ist also die aufbereitete und benutzerfreundliche Darstellung der Daten, die aus dem Virtual Data Model abgeleitet wurde, um eine spezifische Anfrage zu erfüllen.

Das VDM stellt eine methodische Struktur dar. Der CDS-View wird genutzt, um technische Datenzugriffe zu vereinfachen und um den Daten eine betriebswirtschaftliche Bedeutung zu verleihen. Im VDM werden CDS-Views in verschiedenen Schichten organisiert. Beginnend bei den Basic Views, die direkt auf die Rohdaten zugreifen. Dann kommen die Composite Views, die die Daten zusammenfügen und verbessern, bis hin zu den Consumption Views ganz oben.

Die Consumption Views sind für die direkte Endanwendungen gedacht. Sie liefern präzise die Informationen, die für spezielle Geschäftsanforderungen oder Analysen benötigt werden. Das Virtual Data Model trennt und strukturiert die Daten klar. So können die Daten schneller und besser genutzt und analysiert werden.

Dein Syntax-Spickzettel für ABAP CDS View

Du möchtest direkt auf die benötigten Informationen zugreifen? Dann haben wir einen kurzen Syntax-Spickzettel für dich. Diese Informationen sind besonders hilfreich, um die grundlegenden Konzepte und Befehle, die du täglich benötigst, schnell nachzuschlagen und zu verstehen.

Grundregeln der Syntax in CDS ABAP:

• Schlüsselwörter können entweder komplett GROSS, komplett klein oder mit dem ersten Buchstaben großgeschrieben werden.
  
• Identifikatoren für Tabellen, Views oder Spalten sind nicht an Groß- und Kleinschreibung gebunden. Sie dürfen bis zu 30 Zeichen lang sein und können Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Schrägstriche enthalten.
  
• Zeichenketten werden im Quelltext in Hochkommata (' ') eingeschlossen.
  
• Numerische Werte ohne Dezimalzeichen variieren je nach Größe zwischen den Typen ABAP.INT1 und ABAP.INT8. Zahlen mit einem Punkt als Dezimaltrennzeichen gehören zum Typ ABAP.FLTP.
  
• Kommentare können mit einem doppelten Schrägstrich (//) am Ende einer Zeile oder als Block zwischen /* und */ eingefügt werden.
  
• Leerzeichen und Tabulatoren sind größtenteils zur besseren Lesbarkeit des Codes da und haben keinen Einfluss auf die Funktionsweise, solange die Bedeutung klar bleibt. 
  

Datentypen in CDS ABAP und Casting

In CDS-Entitäten ist es möglich, sich entweder auf die Datenelemente des Data Dictionary oder direkt auf ABAP-Datentypen zu beziehen. Dabei ist es wichtig, dass die Datentypen genau übereinstimmen, da sonst beim Aktivieren des CDS-ABAP-Objekts Fehlermeldungen auftreten können.

Zum Konvertieren der Datentypen dient die SQL-Funktion CAST:
CAST( <Ausdruck> AS <Datentyp> [PRESERVING TYPE])
Die ABAP Datentypen werden mit abap.<Datentyp> angegeben.
Zum Beispiel:

• abap.int4
• abap.char(<Länge>)
• abap.dec(<Länge>, <Nachkommastellen>)

Für jeden Datentyp müssen die <Länge> und eventuell die <Nachkommastellen> in Klammern gesetzt werden. Wenn der Datentyp des <Ausdrucks> genau dem angegebenen Datenelement entspricht, kann man den Zusatz PRESERVING TYPE nutzen. 

Rechnen und Operatorausdrücke in CDS ABAP

Grundlegende Operatoren:

Spezialfälle und Datentypen:

Spezialfälle und Datentypen:

• Bei der Verwendung des Datentyps ABAP.FLTP für Operatorausdrücke müssen beide Operanden diesen Typ aufweisen. Für Dezimalliterale, die standardmäßig als ABAP.FLTP gelten, kann ein CAST erforderlich sein.
  
• Die direkte Division (/) ist in klassischen CDS-Views nur bei Gleitkomma-Datentypen erlaubt. Alternativ kann die SQL-Funktion DIVISION(<Zähler>, <Nenner>, <NK-Stellen>) genutzt werden, die automatisch rundet.
  

Berechnungen mit Dezimalzahlen:

• Es wird überprüft, ob das Ergebnis von Berechnungen, die eine Dezimalzahl ergeben, in den Datentyp ABAP.DEC passt, der maximal 31 Stellen, davon bis zu 14 Nachkommastellen, erlaubt. Ist dies nicht der Fall, muss eine Typumwandlung mittels CAST der Operanden auf kleinere Werte durchgeführt werden. 
  

CASE-Ausdrücke in CDS ABAP

Einfacher CASE-Ausdruck:

• Vergleicht einen Ausdruck mit mehreren anderen Ausdrücken auf Gleichheit.

CASE item_categ
   WHEN '10' THEN 'A'
   WHEN '20' THEN 'B'
   ELSE 'C'
END

Komplexer CASE-Ausdruck (Searched Case):

• Wertet mehrere unabhängige Bedingungen aus.
• Das erste zutreffende Ergebnis (TRUE) bestimmt den Rückgabewert.

Beispiel: 

CASE
   WHEN weight_measure < 1 OR weight_unit = 'g' THEN 'A'
   WHEN weight_measure >= 1 AND weight_measure <= 5 THEN 'B'
   ELSE 'C'
END

Rückgabewerte:

• Wenn keine der Bedingungen zutrifft, liefert der Ausdruck den Wert aus der ELSE-Klausel oder NULL, falls keine ELSE-Klausel definiert ist. 
  

Du brauchst Unterstützung bei der Verwendung von Befehlen? Melde Dich bei uns!

Dein Syntax-Spickzettel für HANA CDS View

Möchtest du schnell auf wichtige Informationen zugreifen? Hier ist ein kompakter Spickzettel, der dir hilft, die Grundkonzepte und täglichen Befehle für HANA CDS Views schnell nachzuschlagen und zu verstehen.

Grundregeln der Syntax in CDS HANA:

• Schlüsselwörter können GROSS, klein oder mit einem Großbuchstaben am Anfang geschrieben werden.
  
• Identifikatoren für Tabellen, Views oder Spalten, bis zu 128 Zeichen lang, inklusive Buchstaben, Zahlen, Unterstriche und Punkte.
  
• Zeichenketten werden in Hochkommata (' ') gesetzt.
  
• Numerische Wertetypen variieren je nach Größe und können als Ganzzahlen oder mit Dezimalstellen definiert werden.
  
• Für Kommentare kannst du “--” für Zeilenkommentare oder “/* ... */” für Blockkommentare nutzen.
  
• Leerzeichen und Tabulatoren verbessern die Lesbarkeit, beeinflussen aber nicht die Funktionsweise des Codes. 
  

Datentypen in CDS Hana und Typumwandlung:

• Datentypen: Können aus dem Data Dictionary oder direkt als Hana SQL Datentypen definiert werden.
  
• CAST-Funktion: Für Typumwandlungen, z.B. CAST(<Ausdruck> AS <Datentyp>).
  

Operatoren und Berechnungen

• Grundlegende Operatoren: Addition +, Subtraktion -, Multiplikation *, Division /.
  
• Besonderheiten: Bei Division müssen beide Operanden denselben Datentyp haben, oft notwendig CAST anzuwenden.

• Division: Nutze DIV für ganzzahlige Ergebnisse.
  

CASE-Ausdrücke für bedingte Logik 

• Einfacher CASE-Ausdruck:
  

CASE <Spalte>
    WHEN 'Wert1' THEN 'Ergebnis1'
    WHEN 'Wert2' THEN 'Ergebnis2'
    ELSE 'Andere'
END

• Searched CASE-Ausdruck:
  

CASE
    WHEN <Bedingung1> THEN 'Ergebnis1'
    WHEN <Bedingung2> THEN 'Ergebnis2'
    ELSE 'Andere'
END 

Funktionen und Aggregationen

• Standardfunktionen: SUM(), AVG(), COUNT(), MAX(), MIN() für Aggregationen.
• Benutzerdefinierte Funktionen: Können für spezielle Berechnungen oder Datenmanipulationen erstellt werden.

5 Vorteile von HANA CDS-Views

Nachdem wir die unterschiedlichen Arten von CDS-Views und ihre spezifischen Anwendungen kennengelernt haben, stellt sich nun die Frage, welche konkreten Vorteile diese Technologie für die Praxis bietet:

1. HANA CDS-Views sind direkt auf der SAP HANA-Datenbank implementiert, was die Nutzung der vollen Leistungsfähigkeit der In-Memory-Technologie ermöglicht.
2. Durch die Ausführung von Berechnungen direkt auf der Datenbankebene werden Performance-Verbesserungen erreicht, da weniger Daten zwischen Datenbank und Anwendungsschicht übertragen werden müssen.
3. HANA CDS View erlaubt die Erstellung komplexer Datenmodelle und -abfragen, die in traditionellen Datenbanken schwierig umzusetzen wären.
   
4. Sie können native Funktionen der SAP HANA-Datenbank nutzen, wie etwa erweiterte Analysen und Aggregationen, die die Datenverarbeitung beschleunigen.
   
5. HANA CDS-Views sind ideal für die Entwicklung nativer SAP HANA-Anwendungen, da sie die ABAP-Anwendungsschicht umgehen und direkt auf der HANA-Datenbank arbeiten.
   

5 Vorteile von ABAP CDS-Views

1. ABAP CDS-Views sind vollständig in das ABAP Dictionary integriert, was eine einfache Verwaltung und Konsistenz innerhalb der ABAP-Umgebung gewährleistet.
2. Diese Views profitieren von den etablierten ABAP-Transportmechanismen, die sichere und kontrollierte Änderungen ermöglichen.
3. Sie sind speziell darauf ausgelegt, ABAP-Anwendungen zu unterstützen, was die Implementierung und Wartung von ABAP-basierten Lösungen vereinfacht.
   
4. Durch die enge Integration in die ABAP-Umgebung können ABAP CDS-Views leicht erweitert und an neue Geschäftsanforderungen angepasst werden.
   
5. Dank klarer Struktur und Syntax sind ABAP CDS-Views leichter zu warten und zu aktualisieren.
   

Außerdem können sowohl HANA CDS Views als auch ABAP CDS Views in die SAP Business Technology Plattform (SAP BTP) integriert werden. Die Cloud-Umgebung von SAP BTP bietet skalierbare Ressourcen, um Anwendungen und Datenmodelle flexibel an wechselnde Geschäftsanforderungen anzupassen. 

Die Integration von CDS Views ermöglicht erweiterte Analyse- und Reporting-Funktionen, die Echtzeiteinblicke in Geschäftsprozesse bieten. Unternehmen können dadurch ein einheitliches Datenmodell erstellen, das die Datenintegrität und Konsistenz über verschiedene Anwendungen und Plattformen hinweg sicherstellt.

Fazit

CDS Views sind eine Lösung für das Datenmanagement in großen SAP-Landschaften. Sie bieten gegenüber traditionellen Druckprogrammen im SAP erhebliche Vorteile. Zum Beispiel ermöglichen sie eine schnellere Datenverarbeitung, indem Berechnungen direkt auf der Datenbankebene ausgeführt werden. Die Nutzung der In-Memory-Technologie von SAP HANA stellt Daten bis zu 100-mal schneller bereit. CDS Views integrieren und konsolidieren Daten effizienter, was umfassendere und genauere Analysen ermöglicht. Echtzeitanalysen und Berichterstellungen verbessern die Entscheidungsfindung.

Die modulare Struktur und klare Syntax erleichtern die Wartung und Anpassung, was die Entwicklungszyklen verkürzt. Zentrale Autorisierungschecks gewährleisten außerdem eine höhere Datensicherheit.

Zusammengefasst machen diese Vorteile CDS Views zu einem leistungsstarken Werkzeug für eine effizientere und sicherere Datenverarbeitung und -analyse in modernen SAP-Umgebungen.

Hast du Probleme bei der Implementierung von CDS-Views? Melde Dich bei uns!

FAQ

Welche Sicherheitsaspekte müssen bei der Verwendung von CDS-View berücksichtigt werden?

Beim Einsatz von CDS-View im SAP-System ist es wichtig, sicherzustellen, dass nur berechtigte Benutzer auf sensible Daten zugreifen können. Schutzmaßnahmen gegen SQL-Injections sind notwendig, und es ist wichtig, genau zu überwachen, welche Daten freigegeben werden.

Datenschutzbestimmungen, insbesondere bei personenbezogenen Daten, müssen streng eingehalten werden. Außerdem sind regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Protokollierung notwendig, um die Sicherheit der Daten und den ordnungsgemäßen Einsatz der CDS-Views zu sichern.

Können CDS Views mit anderen Technologien oder Plattformen integriert werden?

Ja, CDS-Views können mit verschiedenen anderen Technologien und Plattformen integriert werden. Zum Beispiel lassen sie sich mit SAP Fiori für Benutzeroberflächen, mit SAP BW (Business Warehouse) für Datenanalyse und Berichterstattung oder mit OData-Services für Webanwendungen und mobile Apps verbinden. Außerdem lassen sich CDS Views auch hervorragend in die SAP Business Technology Plattform (SAP BTP) integrieren.

Wie zukunftssicher sind CDS-Views, und wie werden sie sich mit der Entwicklung der SAP-Technologie weiterentwickeln?

CDS-Views sind zukunftssicher und werden kontinuierlich weiterentwickelt, um mit den neuesten SAP-Technologien, wie SAP S/4HANA und SAP Fiori, kompatibel zu bleiben. Sie sind zentral für SAPs Strategie, Datenverarbeitung und Benutzererfahrung zu verbessern.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAPscript ermöglicht Formulargestaltung in SAP ERP und S4HANA
• Adobe Forms als fortschrittliche Alternative zu SAPscript
• SAP GUI Scripting steigert Effizienz durch Automatisierung
• Smart Forms erleichtert Formulardesign mit Grafikoberfläche

Was ist SAPscript überhaupt?

SAPscript ist die älteste Formulartechnologie zur Erstellung von SAP Formularen wie beispielsweise Rechnungen, Bestellungen oder Lieferscheinen. Obwohl es immer noch in vielen Unternehmen verwendet wird, ist es technisch veraltet. Es ordnet Informationen zeilenweise auf Formularen an, was oft zusätzliche Programmierung erfordert, um die Formulare gut aussehen zu lassen. Da SAP diese Technologie seit 20 Jahren nicht mehr weiterentwickelt, empfiehlt das Unternehmen einen Technologiewechsel. Adobe Forms ist die modernere Alternative, insbesondere bei einer Migration auf das neuere SAP S/4HANA System.

Entwicklung von SAPscript

Zurück in die Vergangenheit: SAPscript startete mit SAP R/2 als Pionier in der Erstellung von SAP-Dokumenten. Es hilft dabei, Geschäftsdokumente mit einer Code-nahen Programmierung zu erstellen und zu verwalten. Dank der Programmiersprache ABAP findest und behebst du Fehler im Handumdrehen.

Mit dem Aufkommen von SAP R/3 im Jahr 1992 erlebte SAPscript eine wesentliche Überarbeitung. Plötzlich war es einfacher als je zuvor, Formulare direkt in SAP zu gestalten und anzupassen.

Anwendung von SAPscript heute

Wie wird SAPscript in aktuellen Geschäftsprozessen eingesetzt? SAPscript bietet maßgeschneiderte Lösungen für die Dokumentenverwaltung. Es steigert die Effizienz und passt sich den spezifischen Anforderungen deines Unternehmens an:

• Rechnungen: Erstelle und passe Rechnungen blitzschnell an.
• Lieferscheine: Lass dir fehlerfreie Lieferscheine direkt aus dem System ausgeben.
• Bestellungen auf den Punkt: Erhöhe die Genauigkeit deiner Bestellungen mithilfe von SAPscript.

Grenzen von SAPscript

Trotz seiner Stärken zeigt SAPscript Alterungszeichen:

• Kein Drag-and-Drop: Effizienz ist entscheidend, sodass das Fehlen dieser Funktion besonders auffällt.
• Änderungen sind endgültig: Einmal vorgenommene Anpassungen sind dauerhaft festgelegt.
• Zeitaufwändiges Debugging: Trotz verfügbarer Tools erschwert der umfangreiche veraltete Quellcode die Fehlerbehebung.
• Veraltete Benutzeroberfläche: Die Erstellung visuell ansprechender und gut strukturierter Dokumente ist eine Herausforderung.
• Technische Einschränkungen: Barcodes gehen nur bedingt bzw. Viele moderne Barcodes werden erst garnicht unterstützt

Diese Einschränkungen unterstreichen die Notwendigkeit auf modernere Technologien umzusteigen.

SAPscript vs. Smart Forms: 2 Technologien im Vergleich

SAPscript und Smart Forms sind zwei Schlüsseltechnologien in SAP. Beide helfen dir Formulare zu erstellen und zu verwalten. Trotzdem unterscheiden sie sich deutlich in ihren Ansätzen und Funktionen.

SAPscript: Die älteste Technologie in SAP

SAPscript ist die ältere der beiden Technologien. Um es zu nutzen, brauchst du gute technische Kenntnisse. Das klingt zwar erstmal anspruchsvoll, aber für einfache textbasierte Formulare kannst du SAPscript gut nutzen. 

Ein großer Nachteil allerdings: Es gibt keine Vorschaufunktion. Stell dir vor, du arbeitest blind an einem Dokument – weit entfernt von ideal.

Smart Forms – SAPscript mit neuer Oberfläche

2001 brachte eine Wende: Smart Forms wurde eingeführt. Du arbeitest nicht mehr blind, sondern mit einer grafischen Oberfläche. Diese Funktion macht vieles schneller und leichter. Auch wenn technisches Know-how weiterhin nötig ist, hilft dir die intuitive Struktur dabei, Fehler schnell zu finden und Formulare übersichtlich zu gestalten.

Du möchtest Grafiken oder Barcodes integrieren? Kein Problem, denn es generiert den nötigen Code von selbst. Das ist genau die Funktion, die in SAPscript nur mit zusätzlichem Aufwand möglich ist.

Wir halten also fest: Smart Forms…

• ist benutzerfreundlich.
• unterstützt Mehrsprachigkeit in Formularen.
• vereinfacht das Anpassen und Wiederverwenden von Formularen.
• bietet mehr Flexibilität.

Aber es gibt einen Haken …

SAPscript und Smart Forms werden nicht mehr weiterentwickelt. Ihre Funktionen, einschließlich der Barcode-Unterstützung, halten nicht mehr mit den modernen Anforderungen Schritt. Zeit für einen Wechsel! Adobe Forms bietet die Flexibilität und moderne Technologie, die du für deine SAP-Umgebung brauchst. Lass uns einen genaueren Blick darauf werfen.

SAPscript vs. Adobe Forms

Du hast noch Zeit zwischen dem altbewährten SAPscript und den modernen Adobe Forms zu wählen. Was haben denn beide Technologien zu bieten?

SAPscript der „alte Hase“ bei SAP hat definitiv seine Grenzen. Da SAPscript und Smart Forms nicht mehr weiterentwickelt werden, steigen wir auf Adobe Forms um. Eine Technologie, die perfekt in modernen SAP-Umgebungen integriert ist und unglaubliche Flexibilität bietet. Mit Adobe Forms kannst du interaktive und druck Formulare erstellen, die Grafiken und Barcodes nutzen.

Adobe Forms macht es dir leicht denn:

• Du kannst visuell arbeiten.
• Du profitierst von einer benutzerfreundlichen Oberfläche.
• Du kannst interaktive Formulare erstellen und nutzen, wie z.B. für Zeiterfassung oder Außendienstberichte.
• Du sparst Zeit und Kosten durch eine sehr schnelle Einarbeitungszeit

SAP GUI Scripting < > SAPscript

Vielleicht suchst du auch nach dem SAP GUI Scripting. Dies ist eine andere Technologie im SAP Umfeld. Diese hat nichts mit SAPscript zu tun. Du solltest aber die Begriffe klar haben. Aus dem Grund habe ich hier einmal kurz die Abgrenzung beschrieben.

Erweiterte Automatisierung in SAP ERP und S/4HANA mit SAP GUI

SAPscript hat sich als Standardlösung für das Formulardesign in SAP bewährt, stößt jedoch an seine technischen Grenzen. Nun stell dir vor, deine Formulare würden ganz automatisch laufen – schneller, effizienter, ohne manuellen Aufwand.

Hier kommt SAP GUI ins Spiel. Es bietet fortschrittliche Scripting-Funktionen, die eine automatisierte Verarbeitung ermöglichen. Diese Funktionen reduzieren die Notwendigkeit manueller Eingriffe und steigern die Effizienz deines SAP-Systems.

GUI-Scripting ermöglicht es dir, bestimmte Vorgänge im SAP-GUI aufzuzeichnen und automatisiert durchzuführen. Einmal aufgezeichnet, können diese Skripte in einer Schleife mit unterschiedlichen Eingabedaten ausgeführt werden. Was normalerweise eine mühsame manuelle Arbeit wäre, wird zu einem automatisierten, effizienten Prozess.

Doch das GUI-Scripting automatisiert nicht nur die Abläufe. Es ermöglicht auch den nahtlosen Zugriff von anderen Anwendungen auf das SAP-GUI-Frontend. Ein Beispiel ist die Aktivierung des GUI-Scripting. Das ist die Voraussetzung, um SAP Enable Now zu nutzen, eine wichtige Ressource für Schulungszwecke und Prozessoptimierung.

In der Praxis wird das GUI-Scripting nur von 1-2 von 10 Kunden eingesetzt und ist daher auch wenig dokumentiert. Das macht den Einstieg etwas schwieriger.

Um einen praxisnahen Einstieg doch hinzubekommen, würde ich dir diesen Link hier ans Herz legen. Bitte gib mir doch Feedback, ob er dir weitergeholfen hat.

Bitte beachte dabei auch die Einschränkungen von SAP GUI Scripting hier in der OSS-Note.

FAQ zu SAPscript

Welche Kosten sind mit der Implementierung und Wartung von SAP Script verbunden?

Die Kosten für Implementierung und Wartung von SAP Script hängen von Entwicklungsaufwand, regelmäßigen Updates und technischem Support ab.

Aus unserer täglichen Erfahrung kannst du als Faustformel sagen: je Jahr SAPscript kommen ca. 1.000-2.000 Zeilen Quellcode in das Formular oder Druckprogramm hinzu.

Mit dem Alter des Formulars hast du eine ungefähre Vorstellung, was das alleine an Quellcode bedeutet. Dieser Faktor kostet dich halt richtig viel Geld, da ein neuer oder fremder Entwickler viel Zeit benötigt, überhaupt die richtige Stelle für deine gewünschte Anpassung zu finden.

Die Regel bei den meisten unserer Kunden mit SAPscript ist: Kleine Anpassungen im SAPscript ab. 10-15 PT Aufwand. Diese Kunden haben SAPscript schon seit mehr als 15 Jahren im Einsatz und benötigen entsprechend Zeit, um die richtige Stelle zu finden.

Was brauche ich für Adobe Forms?

Für die Nutzung von Adobe Forms benötigst du eine Infrastruktur, die aktuell noch auf einem SAP NetWeaver mit Java-Basis basiert. Hier wird der Adobe Document Services (ADS) installiert, ein Webservice innerhalb von SAP, der für die Generierung der PDF-Dokumente zuständig ist.

Mehr Details findest du auf unserem Artikel zu Adobe Forms und speziell im Kapitel für den erfolgreichen Start.

ADS ist wichtig, da er die notwendige Technologie bereitstellt, um Daten in formatierte PDFs umzuwandeln, die dann für Berichte, Formulare und andere Dokumentationszwecke verwendet werden können.

Wird SAPscript weiter supportet?

Laut unseren letzten Informationen ja, jedoch sind sämtliche Auslieferungen im S/4HANA direkt mit Adobe Forms Vorlagen & Formularen. Du kommst also doch nicht drum herum.

S/4HANA onPremises: Kann ich nicht einfach die Formulare im Brown-Field Ansatz kopieren?

Genau diese Frage haben wir nun in verschiedenen S/4HANA Transformations-Projekten bereits ausgetestet. Long-Story-short: Es geht nicht. Hintergrund: Aufgrund der geänderten Architektur sowie der geänderten Komponenten im SAP gibt es gewisse Logiken im S/4HANA System nicht mehr. Beispiel ist die Provisionsberechnung als Komponente.

Bei einer 1zu1 Kopie müssen sämtliche Erweiterungen und Enhancements für Tabellen & Strukturen mit rüber kopiert werden.

In einem vergangenen Projekt wo der Kunde “nur mal eben” 4 Labels kopieren wollte, haben wir im Transportauftrag mehr als 4.500 Objekte gehabt, um die Formulare überhaupt ausgeben zu können. Ein Großteil der Daten auf den Lables wäre sowieso leer gewesen, weil es diese Komponenten im S/4HANA nicht mehr gab oder diese im Zuge der Transformation simplifiziert wurden.

Aus Erfahrung kann ich also von dieser Idee nur dringend abraten. Es ist nicht kalkulierbar, wie viele Objekte davon betroffen sind, da SAPscript Formular durch die verschiedenen Includes so verschachtelt sind, dass dort keiner einen Durchblick hat.

Ebenso ist es ein enormes Risiko für das S/4HANA Transformationsprojekt. Es müssen ja am Ende trotzdem die Formulare zu den Belegen rauskommen.

Das Wichtigste auf einen Blick

• SAP Information Lifecycle Management ist eine umfassende Lösung für das Data Lifecycle Management, die über die Funktionen der klassischen SAP-Archivierung hinausgeht.
  
• Die Kombination von Archivierung, Retention Management und Retention Warehouse erlaubt es Unternehmen, ihre Daten von der Entstehung über die Archivierung bis zur endgültigen Löschung automatisiert, kosteneffizient und rechtskonform zu verarbeiten.
  
• Die DSGVO-konforme Verarbeitung von personenbezogenen Daten in SAP-Anwendungen wie SAP HCM ist ohne SAP ILM nicht oder nur schwer realisierbar.
  
• Die Einführung von SAP Information Lifecycle Management ist für Unternehmen ab mittlerer Größe empfehlenswert und sollte aus Gründen der Kosteneffizienz vor einer Migration zu S/4HANA stattfinden.
  

Was ist SAP ILM?

SAP ILM (SAP Information Lifecycle Management) ist eine Lösung, um Daten in SAP Systemlandschaften über ihren gesamten Lebenszyklus hinweg automatisiert zu verwalten. Von ihrer Entstehung über die Archivierung bis zur Löschung.

Insbesondere mit Blick auf die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) ist die Einführung des Information Lifecycle Management ILM sinnvoll. Denn einige Anwendungen wie SAP HCM lassen sich mit SAP Bordmitteln nicht DSGVO-konform betreiben.

SAP ILM kann bei SAP on-premise, in der Cloud und in hybriden Systemen eingesetzt werden.

4 Vorteile im Überblick

1. Compliance: Mit SAP Information Lifecycle Management können Unternehmen die DSGVO verlässlich einhalten, da du personenbezogene Daten automatisiert nach geltenden Rechtsfristen bzw. auf Anfrage mit wenigen Klicks löschen lassen kannst.
   
2. Reduktion des Datenbestands: Datenflüsse lassen sich optimieren und die gesetzlichen Anforderungen an Datenminimierung erfüllen.
   
3. Verbesserte Transparenz: Du kannst Daten über eine feingranulare Suche in jeder Phase des Datenlebenszyklus schnell finden kannst. Für deine Organisation wird es so einfacher, den Wert seiner Daten auszuschöpfen – bei reduzierter Belastung des Produktivsystems.
   
4. Kostensenkung für den IT-Betrieb: Automatisierte Archivierung und Löschung, schnellere Auffindbarkeit und verbesserte Compliance – all das führt letztlich dazu, dass Organisationen signifikant Kosten sparen.
   

SAP ILM vs. SAP Archivierung

SAP ILM ist kein Archivierungstool und ersetzt nicht die klassische SAP Archivierung, mit der Daten für die Langzeitaufbewahrung verschoben werden können. Stattdessen ergänzt das Information Lifecycle Management die Anwendung um wichtige Funktionen.

Die 3 Kernfunktionen von SAP ILM

Datenarchivierung

Die Komponente zur Datenarchivierung erweitert das klassische Management des Datenvolumens: Informationen, die Anwender nicht mehr im Tagesgeschäft benötigen, können automatisiert aus dem Produktivsystem verschoben und später gelöscht werden.

Retention Management

Im ILM Retention Manager findest du sämtliche Funktionen, die eine granulare Steuerung der Datenverarbeitung ermöglichen – von der Erstsicherung bis hin zur geplanten Löschung.

Retention Warehouse

Bei der Stilllegung von IT-Landschaften spielt das ILM Retention Warehouse für die Datenaufbewahrung seine Stärke aus. Du kannst alle Daten aus dem Altsystem zunächst hierhin übertragen und anschließend nach den in ILM definierten Regeln verarbeiten lassen.

Welche Lizenzen sind notwendig?

Für Organisationen mit SAP-Infrastruktur ist SAP ILM die naheliegende Wahl für das Information Lifecycle Management. Die Entscheidung macht aber auch wirtschaftlich Sinn. Denn ab SAP ERP 6.0 Enhancement Package 4 ist die SAP Lizenz für Netweaver Runtime um das Retention-Modul für Information Lifecycle Management erweitert worden. Für die Nutzung entstehen daher keine weiteren Kosten.

Best Practices für die Implementierung

Die Kosten für SAP Information Lifecycle Management amortisieren sich bereits nach kurzer Zeit. Die Einführung ist jedoch mit einigem Planungsaufwand verbunden und nicht im Vorbeigehen umsetzbar. Wir haben ein strukturiertes Vorgehen entwickelt, nach dem wir unsere Kundenprojekte sicher ins Ziel bringen.

Ablauf eines SAP ILM-Projekts mit Eubuleus

Orientierungsworkshop

Wir analysieren euer bisheriges Datenmanagement und identifizieren Compliance-Risiken in eurer IT-Infrastruktur. Wir beraten dich, ob das ILM als Lösung für deine Organisation die richtige Wahl ist und entwickeln eine realistische Roadmap, die du eigenständig oder mit unserer Unterstützung umsetzen kannst.

Implementierung

Wir entwickeln gemeinsam ein Feinkonzept mit Lösch- und Sperrregeln für deine Archivsysteme. Dabei berücksichtigen wir deine internen Anforderungen und die geltenden Datenschutz-Vorschriften. Wir kümmern uns um das Löschen veralteter Daten und setzen dein Lifecycle Management auf den aktuellen Stand.

Testen

Wir prüfen mithilfe von manuellen und automatisierten Verfahren, ob die definierten Verarbeitungsregeln korrekt in deine Systemlandschaft integriert sind und sie fehlerfrei ausgeführt werden. Wenn ein regelkonformes Datenmanagement sichergestellt ist, erfolgt die Übergabe an den verantwortlichen Mitarbeiter.

Training & Support

Bei Bedarf übernehmen wir die Schulung von Mitarbeitern zu speziellen Fragen rund um die Konfiguration des Information Lifecycle Managements. Außerdem bieten wir themenspezifische Workshops und Support für den laufenden Betrieb an.

ILM und seine Bedeutung für die Compliance

Das Tempo der gesetzlichen Änderungen hat angezogen: Wie Unternehmen mit ihren Geschäftsdokumenten und -daten umzugehen haben, unterliegt einem immer komplexeren Regelwerk. Vor allem die Datenschutzgrundverordnung hat bisherige Geschäftspraktiken an ihre Grenze gebracht.

Für die DSGVO-relevante personenbezogene Daten werden primär im SAP HCM gespeichert, aber auch in anderen SAP Modulen verwendet. Aufgrund der steigenden Komplexität von IT-Systemen ist es für Anwender oft nicht mehr möglich, nachzuvollziehen, wo überall die personenbezogenen Daten im System liegen. Hier ist SAP ILM die beste Lösung, um eine vollständige Löschung und damit Datenschutz zu gewährleisten.

Einmal konfiguriert, ist DSGVO-Konformität in der Datenverwaltung sichergestellt. Die Lösung speichert die Daten nach individuell definierten Regeln, strukturiert und in Abhängigkeiten. Änderungen an Daten lassen sich detailliert nachvollziehen und stärken die Position gegenüber Betriebsprüfern und Kunden.

Fazit

Information Lifecycle Management ILM ist mehr als eine reine Archivierungslösung. Sie ist eine Lösung für automatisiertes Data Lifecycle Management. Vor allem für mittlere und große Unternehmen im SAP Umfeld ist sie unbedingt empfehlenswert, damit sie ihre Compliance sicherstellen. SAP ILM leistet aber auch einen wertvollen Beitrag, um die Effizienz in der Datenverarbeitung zu verbessern und die IT-Betriebskosten zu senken.

Lohnt sich ein Umstieg angesichts der dynamischen Veränderungen im Portfolio der SAP? Ja, SAP ILM ist kein Auslaufmodell, sondern gehört – Stand heute – zum Zukunftsportfolio der SAP. Die Einführung ist daher uneingeschränkt zu empfehlen. Wichtig ist allerdings, dass du genug Zeit einplanst, um die Lösung sicher zu konfigurieren und dann schrittweise und strategisch einzuführen.

FAQs zur Implementierung

Soll ich erst auf SAP HANA umsteigen oder die Einführung von SAP ILM vorziehen?

SAP ILM ist effektive Möglichkeit, um den Datenbestand zu reduzieren. So kann der zukünftig benötigte Speicherbedarf signifikant gesenkt werden. Daher bietet es sich an, die Einführung von SAP ILM als Vorprojekt zur HANA-Migration umzusetzen.

Wie gehe ich mit Dateien um, die noch nicht archiviert sind?

SAP ILM wird meist mit dem Archivieren von Belegen und Dokumenten kombiniert. Faustformel: Wurden die Dateien länger als acht Jahre nicht oder noch nie archiviert? Dann empfehlen wir die Archivierung direkt im Rahmen der Einführung von SAP ILM.

Wie viel Zeit sollte ich für ein SAP ILM-Projekt einplanen?

Rechne in der Kombination mit 12-18 Monaten. Häufig ist der Fachbereich mit seinem Test ein Engpass und sorgt regelmäßig für Verzögerungen.

Wo kann ich detailliertere Informationen zur technischen Umsetzung von SAP ILM finden?

Wenn du selbst SAP Entwickler bist und tiefer ins Thema einsteigen möchtest, empfehlen wir dir das Buch vom Rheinwerk-Verlag. Wenn du bei einem konkreten Problem nicht weiterkommst, wende dich gerne an uns und vereinbare einen Termin für eine Erstberatung.

Das Wichtigste auf einen Blick

• Smart Forms ist die Nachfolgetechnologie zu SAPscript und hat eine Reihe von Verbesserungen für die Formularentwicklung im SAP-Umfeld gebracht (z. B. grafischer Editor, Trennung von Design und Logik). 
  
• Mittlerweile wurde Smart Forms als Standard-Formulartechnologie für SAP-Systeme durch Adobe Forms abgelöst. 
  
• SAP hat angekündigt, den Support für Smart Forms einzustellen. Mit Blick auf eine Migration zu S/4 HANA ist ein Wechsel zum neuen Formularstandard für Unternehmen früher oder später notwendig.  

Smart Forms: Technologische Einordnung

Smart Forms ist die zweitälteste Formulartechnologie der SAP. Sie wurde 2001 im Zuge des Release von SAP R/3 Enterprise Edition 4.6c veröffentlicht und löste SAPscript als Standard ab. Von der Entwickler-Community wurde Smart Forms als Quantensprung gefeiert. Ein Grund für die Begeisterung: Das erste Mal konnten Entwickler Formulare in einem Layout-Editor grafisch erstellen und bearbeiten.

Die Weiterentwicklung von Smart Forms wurde allerdings bereits 2005 eingestellt. Stattdessen veröffentlichte die SAP 2006 ihre neue und bis heute aktuelle Formulartechnologie Adobe Forms. SAP hat angekündigt, den Support von Smart Forms spätestens mit der Umstellung auf S/4 HANA 2025 zu beenden.

Welche Unternehmen setzen Smart Forms ein?

Smart Forms ist bis heute bei vielen Unternehmen im Einsatz. Zum großen Teil sind es Unternehmen, die eine SAP-Einführung in den 1990er-Jahren oder den 2000ern gemacht haben. Aber auch Organisationen, die in diesem Zeitraum alte Formulare modernisiert haben, sind auf Smart Forms umgestiegen. 

Die meisten von ihnen haben bisher keinen Anlass gesehen, die Technologie zu wechseln. Das ändert sich allerdings jetzt, da SAP das Support-Ende für Smart Forms angekündigt hat.

5 wichtige Funktionen von SAP Smart Forms

Smart Forms wird im SAP Standard ausgeliefert und ist über die Transaktion SMARTFORMS abrufbar. Es unterstützt eine gekapselte und strukturierte Art der Formularentwicklung. Hier einige wichtige Charakteristika in Abgrenzung zu, Vorgänger SAPscipt.

Grafischer Editor

Smart-Forms-Nutzer haben die Möglichkeit, ein Formular über einen grafischen Editor zu bearbeiten. Sie können Elemente wie Textfelder, Grafiken und Tabellen per Drag-and-Drop auf dem Formular verschieben. Auch hilfreich ist die integrierte Baumstruktur, die alle Formularelemente hierarchisch darstellt und die Bearbeitung von komplexen Formularen massiv beschleunigt.

Debugging

Das Debugging von Smart Forms kann direkt im SAP ABAP Debugger erfolgen. Ein riesiger Fortschritt im Vergleich zu SAPscript, weil es eine detailliertere Fehleranalyse vereinfacht und damit auch Entwickler ohne Spezialwissen im Formularbereich Fehler schnell lösen können.

Textbearbeitung

In Smart Forms sind Texte sogenannte Textbausteine. Sie können direkt in der entsprechenden Transaktion im Formularlayout bearbeitet werden. Jede Änderung benötigt – anders als bei SAPscript – einen Transportauftrag, was zur Datenkonsistenz beiträgt.

Versionsmanagement

Smart Forms bietet ein grundlegendes Versionsmanagement, da es Struktur-Uploads und -Downloads unterstützt. Entwickler können so verschiedene Versionen eines Formulars manuell sichern und bei Bedarf wiederherstellen. Ein natives Versionsmanagement hat SAP allerdings erst mit Adobe Forms eingeführt.

Mehrsprachigkeit

Smart Forms ermöglicht die native Übersetzung von Texten durch die SE63-Transaktion, ähnlich anderen SAP-Objekten. Bei SAPscript musste noch für jede Sprachversion ein eigenes Formular erstellt werden – für die Pflege von Formularen umständlich.

Vorteile von Smartforms

Wie SAPscript arbeitet Smart Forms nahe an der ABAP-Logik, sodass es für ABAP-Entwickler einfach zu lernen ist. Allerdings lassen sich deutlich mehr Aufgaben als bei SAPscript ohne Eingriff in den Code – über den grafischen Editor – lösen. Erstmals wurde eine klare Trennung von Design und Logik realisiert. Sie minimiert den Entwicklungsaufwand, wenn Designänderungen im Formular umgesetzt werden sollen.  

• Layout-Designer für grafische Formulare
  
• Datenbeschaffung und Schnittstelle getrennt
  
• Erstmals Optionen für QR-Codes bzw. modernere Barcodes (Siehe NOTE) 

Nachteile von Smartforms

Insgesamt stellt das Smart Forms Formular eine Verbesserung im Vergleich zu SAPscript dar, aber hatte von Anfang an mit einer Reihe von Schwächen zu kämpfen. Ein großes Manko: Viele Standardformulare aus SAPscript wurden nicht in Smart Forms bereitgestellt. Hinzukommt, dass heute grundlegende Anforderungen wie das Drucken von Barcodes nicht ohne Weiteres möglich sind und Formate zur Langzeitarchivierung nicht unterstützt werden.

• Kaum Standardvorlagen
  
• Seit mehr als 10 Jahren keine Upgrades mehr
  
• Für Barcodes wird eine Hardware-Erweiterung am Drucker benötigt
  
• PDF-Ausgabe von Smart Forms nicht Langzeitarchiv-Format (PDF-A3-fähig) 

Fazit und Ausblick

Smart Forms hat sich als verlässliche Formulartechnologie im SAP-Umfeld etabliert und erfüllt bis heute seinen Job. Allerdings steht mit Adobe Forms seit Längerem eine stärkere Technologie zur Verfügung. Da der Support für Smart Forms in absehbarer Zeit endet, wird es für Unternehmen Zeit, sich mit einem Wechsel zu beschäftigen.

Adobe Forms ist die Technologie, die von SAP als aktueller Standard propagiert wird und die einzige, die eine Migration auf S/4HANA mitgehen kann. Smart Forms ist damit, auch wenn es zurzeit seine Aufgaben noch erfüllt, ein Auslaufmodell.

Wenn dein Unternehmen aktuell den Umstieg zu S/4HANA plant, sollte der Wechsel der Formulartechnologie unbedingt vorgezogen werden, weil es sonst durch Smart Forms zu Problemen und Projektverzögerungen kommen kann. 

Du hast Fragen zu Smart Forms? Du suchst Unterstützung bei der Migration zu Adobe Forms?

Mit 14 Jahren Erfahrung im Formularumfeld ist Eubuleus dein kompetenter Ansprechpartner für alle Fragen rund um Smart Forms und zukunftsfähige Formulartechnologien. Wir beraten zielgerichtet, entwickeln maßgeschneiderte Lösungen und übernehmen die Umsetzung. Wertschätzung, Nachhaltigkeit und der größtmögliche Nutzen durch Digitalisierung bilden dabei die Basis für unsere Zusammenarbeit.

Vereinbare gerne einen unverbindlichen Beratungstermin und lerne die Eubuleus-Philosophie selbst kennen. Termin buchen.

FAQ

Was ist Smartforms?

Smart Forms ist die zweitälteste Formulartechnologie im SAP-Umfeld. Sie wurde als Nachfolger von SAPscript auf den Markt gebracht und bietet eine Reihe von Vorteilen. Mittlerweile ist Smart Forms jedoch veraltet. Die aktuelle Standardtechnologie für die Formularentwicklung ist Adobe Forms. 

SAP Smart Forms vs. Adobe Forms

Adobe Interactive Forms, kurz Adobe Forms, ist die Nachfolgetechnologie zu SAP Smart Forms. Nach fast 20 Jahren Weiterentwicklung und Optimierung ist Adobe Forms Smart Forms und SAPscript in Performance und Design weit überlegen. Mit der Einführung von S/4HANA ist Adobe Forms die einzige zukunftsfähige Formulartechnologie und ein Umstieg für alle Unternehmen im SAP-Umfeld empfehlenswert.

SAP Smart Forms vs. SAPscript: Wo liegen die Unterschiede?

SAPscript ist die älteste SAP Formulartechnologie und wurde in den 1080er-Jahren veröffentlicht. Smart Forms ist die Nachfolgetechnologie. Sowohl SAPscript als auch Smart Forms arbeiten sehr maschinennah. Smart Forms bietet aber einige Funktionen, die die Effizienz und den Komfort der Formularerstellung verbessern, beispielsweise die Trennung von Design und Logik und einen grafischen Editor.

Wo finde ich Unterstützung, wenn ich bei Problemen mit SAP Smart Forms nicht weiterkomme?

Für Formular-Entwickler empfehlen wir gerne das Handbuch SAP Smart Forms vom Rheinwerk Verlag. Darin findest du Anleitungen mit Beispielen, um alle gängigen Herausforderungen in der Formularerstellung selbst zu lösen. Es ist für Einsteiger genauso hilfreich wie für erfahrenere Entwickler, die ihr Wissen zu bestimmten Themen auffrischen möchten. Natürlich kannst du dich bei komplexen Fragen zu SAP Smart Forms immer auch an uns wenden. Nachricht genügt.

In unserem Artikel erhältst du die Informationen, die du brauchst, um die moderne Formulargestaltung anzugehen.

Wir zeigen dir ebenfalls, wie du die Ersteinrichtung für den Designer vornimmst.

Wo kommt der Adobe LiveCycle Designer zum Einsatz?

Du kannst damit SAP Formulare erstellen und bearbeiten und interaktive Formulare bauen. Ebenso benötigst du das Tool auch im S/4HANA Umfeld. Sowohl in der Private Cloud als auch der Public Cloud wird für die Formulare im SAP der Designer benötigt.

Einordnung: LCD ist Teil vom Adobe Forms Technologie-Stack.

Im Rahmen von Adobe Forms und der Installation des Adobe Servers (Adobe Document Services) nutzt du das Standard Formularentwicklungstool für die Erstellung eines Formulars. Natürlich kannst du diese auch als PDF-Datei abspeichern oder per HTML Mail an einen Kunden oder Lieferanten weiterleiten.

Download Adobe LiveCycle Designer

Du kannst dir im SAP Service Marketplace die Installation als Gui-Patch runterladen. An dieser Stelle werden auch diverse Patches zur Verfügung gestellt.

Hier der Link zum Download.

Abgrenzung zu anderen Versionen

Der Adobe LiveCycle Designer ist ein Tool, explizit für SAP Kunden. Es gab eine Zeit, in der Adobe das Produkt auch für seine Endkunden angeboten hat. Den Unterschied kannst du an dem Namenszusatz erkennen.

Adobe Produkte haben hinter dem Produktnamen noch den Zusatz: ES1, ES2, ES3 und ES4.

Für SAP Kunden hat Adobe dem Adobe LiveCycle Designer einen Nummern-Zusatz gegeben.

8.x, 9.x, 10.x, 11.x

Du kannst die richtige Version einfach durch einen Klick auf Hilfe und Info anzeigen lassen.

Technisch baut es auf XML auf, genauer gesagt auf dem XFA-Datenmodell. Dies wird bei der Verwendung speziell von interaktiven Formularen benötigt.

Durch den exklusiven Supportvertrag zwischen der SAP SE sowie Adobe werden künftige Anpassungen für SAP-Kunden nur mit dem Adobe LiveCycle Designer im SAP ausgeliefert.

LiveCycle Designer öffnen

Es gibt 2 Möglichkeiten, den Designer aufzurufen.

Gängigste ist sicherlich über die SAP Gui: Hier loggst du dich im SAP System ein und rufst die "Super-Formular-Painter" Transaktion auf. Das ist natürlich nur meine Eselsbrücke.

Kurz: SFP aufrufen. Hier gibt es nun 2 Buttons: einmal den Button Layout sowie oben den 3. Tab-Reiter.

Weg 2 ist ohne SAP möglich. Du klickst einfach auf die Windows-Taste und tippst dort: formdesigner.exe ein.

Das öffnet den Layout Editor (LiveCycle Designer) direkt ohne SAP-Umgebung.

Ein großer Vorteil, wenn es darum geht, mal eben ein Design zu bauen. Oder aber ohne Internetverbindung im Zug weiterzuarbeiten.

Funfact

Der Weg 1 von oben macht natürlich nichts anderes, als der 2te Weg. Nur eben das Öffnen innerhalb von einem SAP-Gui-Fenster.

Funktionen

Formulare im Adobe Forms Umfeld bestehen immer aus einer Daten-XML und einem XML-Layout.

Für SAP Kunden hat SAP mit Adobe zusammen die DDIC-Schnittstelle ergänzt. Diese wird auch zu 90 % bei unseren Kunden eingesetzt. Im Rahmen der Fiori-App-Anbindung, wie bei einem Reisekostenantrag, ist die Schnittstelle XML. Ebenso für den Einsatz vom SAP S/4HANA Output Control ist die XML-Schnittstelle führend.

Das S/4HANA Output Control basiert im Kern auf den CDS-Views und ermöglicht so einen etwas anderen Zugriff auf die Daten. Druckprogramm wird hier durch einen CDS-View ersetzt.

Im SAP ERP Umfeld gehst du aber in der Regel mit einer DDIC-Schnittstelle los.

Hier kannst du in dem Adobe LiveCycle Designer DDIC-Strukturen & Tabellen einfügen, fertige Objekte wie Adress-Knoten oder Grafik-Knoten einsetzen. Ebenso gibt es ein Objekt für Texte, gilt für SAPscript Texte mit SO10 und auch für Smart Forms Texte, bekannter als Smart Forms Textbausteine.

Texte im Formular

Besonderheit hier: Der SAPscript Stil kann von dem Objekt in der Entwicklungsoberfläche nicht richtig interpretiert werden. Möchtest du also ein SAPscript-Text einsetzen, nutze bitte einen Smart Forms Stil oder verzichte bestenfalls auf den Einsatz von Stilen.

Ebenso ist das Auslesen von Variablen nicht mit dem Standard-Objekt im Adobe LiveCycle Designer möglich.

Tipp: So bekommst du Kundendaten oder Logiken in das Formular

Kundenindividuelle Erweiterung: SAP hat in den vergangenen Jahren nahezu jedes Druckprogramm mit Sollbruchstellen in Form von Exits und Enhancement-Spots ermöglicht.

Wir belassen in unseren Projekten das Druckprogramm im SAP-Standard. Dadurch bist du einfach weitaus stabiler, bei System-Patches und kannst dir auch mal eben das SAP-Standard-Formular mit deinen Daten ausgeben lassen.

Also: Wie bekommst du nun SAP Texte mit Variablen ausgelesen?

Mach das bitte über einen Enhancement Spot oder in der Code-Initialisierung im Adobe LiveCycle Designer.

Nutze da bitte eine Klasse und die Methode, um die Texte mit Variablen auszulesen. Die Verwendung von Funktionsbausteinen sollte der Vergangenheit angehören. SAP nutzt in seinen aktuellen Auslieferungen der Entwicklungs-Objekte vorrangig Klassen und Methoden.

Alle Funktionen im Adobe LiveCycle Designer kannst du auch im ABAP debuggen. Dazu später mehr...

5 Vorteile vom Adobe LiveCycle Designer zu Smart Forms und den Smart Forms Designer

1. Fehlerquellen / Übersicht durch MVC

Die größte Herausforderung in unseren Projekten ist im Smart Forms immer das berüchtigte Zahnrad. Das Tor zur Hölle und Schandtaten. Leider wurde diese Funktion massiv genutzt, um eigenes Coding mitten im Formular-Herz zu platzieren.

Adobe Forms ist hier mit dem LiveCycle Designer weitaus restriktiver. Wenn auch nicht völlig sauber.

Du kannst hier an genau 2 Stellen eigene Logiken einbetten: Im Druckprogramm durch die Exits (siehe oben) wie auch in der Schnittstelle für das Formular, in der Code-Initialisierung.

Aus der Informatik kennst du evtl. das Prinzip von Modell-View-Controller (kurz MVC). Für mich ist die starke Einschränkung in Adobe Forms ein MCV*, wobei das * für mich in der Code-Initialisierung in der Schnittstelle besteht.

2. Vorschau

Den größten Vorteil in den Aufwänden bedeutet für mich die Vorschau im Adobe LiveCycle Designer.

Du siehst sofort, wie das Formular auf dem fertigen Ausdruck aussehen würde. Speziell bei dem Thema Tabellen ist das einfach der absolute Wahnsinn, wie genau du hier arbeiten kannst.

Jedes Feld kann im Designer millimetergenau platziert und verschoben werden.

Ach ja. Natürlich kannst du das in der Vorschau erstellte PDF auch abspeichern oder ausdrucken.

Ein weiterer genialer Vorteil stellt für mich die Seiten-Darstellung und die Folge-Seite dar. So bist du direkt in der Lage auch nach dem Seitenumbruch, dir die Seite 2 anzuschauen. Häufig gibt es ja bei Tabellenumbrüchen ein wenig Probleme.

3. Testdaten in der Vorschau

Damit du vernünftig testen kannst, musst du im Smart Forms immer einen Testdruck erzeugen, meist noch auf dem Q-System, da hier vernünftige Testdaten sind. Sprich: Du musst vorher noch dein Formular ins Q-System transportieren, um eine Funktion vernünftig testen zu können.

Sind alle Daten dort, wo sie hin sollen? Wie sieht der Seitenumbruch aus? Etc.

Im Adobe LiveCycle Designer kannst du dir Testdaten im Q-System erzeugen und diese als Vorschaudaten in deinem Formular hinterlegen.

Vorschau sorgt also in Adobe LiveCycle Designer dafür, dass du ohne Testdruck / Transport direkt sehen kannst, wie sich dein Layout und der Ausdruck verhalten.

4. Versionsverwaltung

Unsere Kundenerfahrung zeigt, dass über die Jahre wirklich viele Formulare angelegt wurden und oft nicht klar ist, welche davon noch benötigt werden. Oft ist das berüchtigte "Test-Formular" angelegt, welches für eine Funktion war. Wurde nur leider nicht wieder gelöscht.

Es ist immer ein enormer Zeitaufwand für uns in den Projekten, bei diesen Objekten herauszufinden, wo sie genutzt werden. Die Einstellungen in der Nachrichtensteuerung helfen zwar ein wenig, sind aber nicht immer 100 % aussagekräftig.

Genau hier setzt die gewohnte Versionsverwaltung an. Du kannst vor jeder Änderung oder vor dem Test eine Version mit einem Zeitstempel ziehen. So kannst du in Ruhe Änderungen machen und hast immer eine gültige und lauffähige Version des Formulars sichergestellt.

Offener Punkt ist ebenso eine visuelle Gegenüberstellung der Version. Für diesen Zweck exportiere ich mir das Layout als XML und vergleiche es mit Notepad ++ und dem Plugin Compare.

5. Lernkurve

Die gesamte Technik und die ersten sichtbaren Ergebnisse sind um den Faktor 5-8 mal schneller zu sehen, als mit Smart Forms. Da fällt das Verstehen der bisherigen Formulare weitaus schwerer.

Durch das direkte Feedback und die Vorschau macht ein Neuling hier die größten und schnellsten Fortschritte. Im Rahmen unserer Schulungen haben wir immer wieder die Rückmeldung bekommen, dass die einzelnen Schritte der Formulargestaltung in der Software weitaus einfacher von der Hand gehen, als bei SAPscript oder Smart Forms.

5 Vorteile zu SAPscript

1. Mehrsprachigkeit

Wer kennt Sie nicht: Die Formulare im SAPscript mit DE, EN etc. Aus Mangel an Mehrsprachigkeit wurden die Formulare für jede Sprache kopiert und mit einem Zusatz ergänzt. Das ist heute extrem teuer, da bei einer übergreifenden Anpassung, wie z. B. einem anderen Logo alle Formulare angefasst werden müssen.

Die Übersetzung mit der SE63 ist nicht schön, aber sie funktioniert. Natürlich nutzen wir in unseren Projekten eine Customizing-Oberfläche, die speziell die Übersetzung stark vereinfacht.

2. Barcodes

Die Ausgabe von Barcodes auf SAPscript ist eine besondere Herausforderung. Zumal die Anzahl der Barcodes stark begrenzt ist. Auch hier kommt der Vorteil der Vorschau noch einmal zum Tragen.

Du kannst direkt in der Vorschau den Barcode sehen und diesen auch scannen.

34 verschiedene Barcode-Arten werden im Adobe LiveCycle Designer zur Verfügung gestellt und unterstützt.

3. Tabellen

SAPscript wird richtig aufwendig, wenn es darum geht, eine neue Spalte in eine Tabelle einzufügen.

Spannende Technik: Wenn die Inhalte der Tabelle nicht passen, verkleinert SAPscript einfach die Schrift. Das sorgt natürlich dafür, dass ein solcher Inhalt der Tabelle kaum noch lesbar wird.

Solltest du es doch mal drucken, wirst du mit Lupe bewaffnet die Inhalte suchen dürfen.

4. Hierarchie

Ebenso ist die Hierarchie im Designer eine gute Hilfe bei der Arbeit.

Da spielt die Entwicklungsoberfläche für die Formulare im Adobe ihre Stärken aus. Du siehst bei einer neuen Spalte direkt, ob es passt oder ein Zeilenumbruch notwendig ist. Ebenso kannst du mit wenigen Mausklicks die Abstände und Ränder verschieben.

5. Texte

Schön ist, dass mit Adobe Forms nicht erneut eine neue Technik erfunden wurde, um Texte im SAP auszugeben.

Stattdessen kannst du hier sowohl SAPscript Texte und SO-10 Texte ausgeben.

Ersteinrichtung Adobe LiveCycle Designer

Nun, da du die Vorteile zu den vorherigen Versionen kennst, möchten wir dir jetzt die Ersteinrichtung zeigen, um Formulare zu erstellen.

Transaktion SFP

Öffne bitte das SAP über das SAP Logon-Pad und logge dich in ein Entwicklungssystem ein.

Für den einfachen Start kopieren wir uns das SAP Formular FP_TEST_00 in ZFP_TEST_00

Anschließend auf den 3ten Tab-Reiter, wo Layout steht. Dieser öffnet den Adobe LiveCycle Designer im SAP Fenster.

Es kommen einige Abfragen. Die kannst du gern bestätigen.

Hinweis: Adobe hat sich für den "direkten"  Designer entschieden. So ist es auch nicht der LifeCycle Designer,  sondern der LiveCycle Designer geworden. Dies bezieht sich auf das direkte Feedback für den Entwickler und nicht auf den Lebenszyklus.

Nun habe ich schonmal den LiveCycle Designer offen mit dem gewünschten Formular. Als Erstes kümmere ich mich um die Arbeitsflächen.

Du siehst oben die ganzen Menüleisten, welche leider komplett wild und meist untereinander angeordnet sind.

Ran an den Speck: Alle Werkzeugleisten jetzt nebeneinander anordnen. Die Reihenfolge kannst du ganz nach deinen Vorlieben wählen. Mit einem Rechtsklick lassen sich auch einzelne Werkzeugleisten ein- oder ausblenden. Gern zeige ich dir meine Standardauswahl.

Meine übliche Reihenfolge kannst du dir auf dem nächsten Screenshot abschauen.

Damit sollten die Werkzeugelemente nebeneinanderstehen.

Auf geht’s es zum nächsten Punkt: Rechts siehst du jetzt „Verfahren“.

Das kannst du getrost schließen.

Weiter geht es am Bildschirm nach unten. Hier siehst du Hinweise, Warnungen etc. Das kannst in der Mitte auf den blauen Pfeil schließen. 

Pro-Tipp: Bei der Installation vom Adobe LiveCycle Designer werden auch verschiedene Script-Beispiele und Template-Formulare kostenfrei mit ausgeliefert. Weitere Informationen findest du in dem Ordner vom Designer: Bei mir:  C:\Program Files (x86)\Adobe\Designer 11.0. 

In dem Unterordner ScriptTemplates kannst du dir gut ein paar Code-Beispiele anschauen. 

Das Gleiche gilt auch für Oben, wo das Script-Fenster aufgeklappt ist. Auch das kannst du flott mit dem Klick auf den Pfeil nach oben schließen. Ich empfehle, es aber offenzulassen, um einen schnellen Überblick über zusätzliches Scripting zu gewährleisten.

Nun bleiben wir hier in dem oberen Drittel vom Bildschirm und klicken rechts neben dem Tab-Reiter Layout einmal mit Rechter-Maustaste und hier setzten wir die Haken bei XML und Layout.

PS: Die PDF-Vorschau des Formulars funktioniert nur, wenn du den Adobe Acrobat Reader DC installiert hast. Dieser wird dann im Reiter PDF-Vorschau eingebunden und ausgeführt.

Manchmal werden die wichtigen Reiter „Layout“ und „Rand“ nicht eingeblendet. Diese können über einen Rechtsklick auf Objekt eingeblendet werden.

Als Letztes blende ich mir immer die Fenster „Zeichenhilfe“, „Schrift“ und „Absatz“ ein.

Diese sind unter dem Menüpunkt Paletten zu finden.

Damit die Fenster nicht frei schweben, klicke ich mit Links auf den blauen Fenster-Rand von „Zeichenhilfen“ und ziehe - mit gehaltener Maustaste - diese nach Links unter das Fenster mit dem Reiter „Hierarchie“. Danach klicke ich jeweils auf die Reiter „Schrift“ und „Absatz“ und ziehe sie - mit ebenfalls gehaltener Taste neben den Reiter „Zeichenhilfen“.

Damit sollte dein Designer wie folgt aussehen:

Viel übersichtlicher, oder?

Nun hast du die Ersteinrichtung für den Adobe Livecycle Designer abgeschlossen.

FAQ zur Ersteinrichtung

Hier findest du häufige Fragen, die bei der Ersteinrichtung auftreten. Hilfreiche Quellen und weiter Fragen findest du am Ende des Artikels hier.

Mein Designer ist auf Englisch. Wo finde ich das?

Sprache im LCD umstellen

Hierzu springst du in der zweiten Menüleiste auf „Extras->Optionen->International->Sprache->Englisch“. In dem Menü änderst du es von Englisch auf Deutsch ab. Danach musst du alle SAP-Fenster und auch den Adobe LiveCycle Designer schließen, falls er noch offen ist.

Nun sollte der Designer auf Deutsch sein. Falls nicht, könnte es an dem Schreibschutz des Ordners im Windows liegen.

In dem Fall, wende ich an deine SAP Basis, oder ändere selbst die Einstellungen: Rechtsklick auf den Ordner, Schreibschutz: Haken raus und für alle unterliegenden Ordner übernehmen.

Die Einheiten sind alle auf Zoll, wie kann ich Zentimeter oder Millimeter einstellen?

Einheiten auf MM und CM umstellen + Punktraster einstellen

Hier kannst du mit Doppelklick auf das Lineal im Layout-Fenster und auf „Zeichenhilfen“ gehen.

Wie oben erwähnt zu finden über Paletten->Zeichenhilfen. Siehe Abbildung.

Hier stellst du das Format um. Speichern, schließen und wieder neu aufmachen.

Erfahrungswert: Stell dir das Intervall für das Gitternetz noch auf 10 Punkte je cm ein. Damit kannst du anschließend Objekte mit den Cursortasten je Millimeter verschieben. 

Woher weiß ich, welche Version mein Adobe LiveCycle Designer ist?

Version Adobe LiveCycle Designer ermitteln

Einmal auf Hilfe->Über Adobe LiveCycle Designer.

Die Nummer lässt sich leicht lesen: 11.0.9.20200112 …

Hauptversion ist 11.

Major-Patch ist 0. Also erste 11er-Version.

Patch/Hotfix Datum: 2020.01.12.

Also ist die Patch-Version vom 12.01.2020.

Meine Empfehlung: Spiel im Q4 die Patches aus dem Jahr ein.

Vorteil für dich: SAP hat nur 1-mal im Jahr einen Major-Patch-Termin. Der Rest wird über Hotfix und Patches korrigiert.

Sollte hier bei dir was anderes stehen, schau dir flott in diesem Artikel die Quelle für den aktuellen Patch an.

Wie kann ich diese ständigen Warnungen ausschalten?

Warnungen durch Rechtschreibung deaktivieren

Hier auf „Einstellungen->Hilfsmittel->Rechtschreibprüfung->Für alle deaktivieren“. 

Endlich geschafft. Das waren mal eine Menge Einstellungen. Schau einfach, welche Option für dich passend ist und übernimm diese. Für mich hat mit der richtigen Einstellung das Entwickeln von Adobe Forms und der Formulare im SAP erheblich besser geklappt.

Quellen für weitere Informationen

Immer wieder wirst du in Situationen kommen, wo dir ein Ansatz fehlt, oder dein Problem fest steckt. Sofern es sich um Fragen zu dem Tool des Adobe LiveCycle Designers handelt, kann ich dir klar das Forum vom Acronaut empfehlen.

Hier habe ich immer gute Ansätze gefunden und es gibt wirklich fantastische Formular-Entwickler, welche mit Code-Snippets oder Hinweisen helfen. Ebenso nutze ich bei der Formularerstellung gern die Vorlagen aus dem LCD-Ordner im Windows.

Nachschlage-Werk: Es ist aus meiner Erfahrung heraus sinnvoll, sich das Buch zum Nachschlagen zuzulegen. Egal, ob digital oder Hardcover. In manchen Situationen hilft es schon weiter.

Hier geht es zum Buch.

Du bekommst den Adobe LiveCycle Designer im Service-Market-Place direkt zum Download.

Auf der Adobe Homepage bekommst du das Nachfolge-Produkt aus Sicht von Adobe, dieser ist der Adobe Experience Manager. Für SAP-Kunden allerdings irrelevant.

FAQ

Ist Adobe LiveCycle Designer kostenlos?

Adobe Forms ist seit 2006/2007 die SAP Standard Formulartechnologie. Mit deinen SAP Lizenzen ist auch der Adobe LiveCycle Designer schon beglichen. Es ist also für SAP-Kunden kostenlos.

Wie geht es mit dem Adobe LiveCycle Designer weiter?

S/4HANA und der Support bis 2040 ist für SAP die Zukunft. Formulare im SAP baut SAP mit dem Adobe LiveCycle Designer. Bisher gibt es auch nichts, was auf einen Strategiewechsel hindeutet.

Gelegentlich gibt es mal wilde Gerüchte, dass es hier Probleme geben soll. Meiner Erfahrung nach kommt dies des Öfteren von Dienstleistern, welche kein oder wenig Adobe Forms Know-how haben. Statt dem Kunden das klar zu sagen, werden Gerüchte gestreut, um die Auslastung der eigenen Mitarbeiter sicherzustellen.

SAP sagt klar, dass der Adobe LiveCycle Designer und Adobe Forms für Sie gesetzt sind.

Was ist Adobe Forms?

Der Begriff Adobe Forms bezeichnet die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Es ist der direkte Nachfolger von SAPscript bzw. Smart Forms und wird von der SAP genutzt, um die Belege im SAP auszugeben.

Begriff Adobe Forms

Bereits 2006/2007 wurde Adobe Forms von der SAP im SAPeingeführt. Damals noch unter dem Namen SAP Interactive Forms by Adobe. Dies hat immer wieder von der SAP andere Namen erhalten.

Hier mal die Gängigsten:

• SAP Interactive Forms by Adobe
  
• SAP Interactive Forms
  
• SAP AIF
  
• SAP AF
  
• SAP Print Forms
  
• SAP Druckformulare Adobe
  
• SAP PDF Forms
  
• SAP PDF Formulare
  
• SAP Adobe PDF
  

Du siehst schon, hier war sich die SAP selber nie so richtig einig darüber, wie es nun genannt werden soll.

Sehr sprechend dafür ist auch eine eigene SAP Servicemeldung (OSS-Note) für die verschiedenen Namen.

Ein großes Problem mit dem Namen besteht in der Erwartungshaltung für den Kunden. Der Namen Adobe Interactive Forms suggeriert unseren Kunden: "Ah, es sind damit also die interaktiven Formulare gemeint." Das ist bei der aber nicht der Fall.

Wir haben schon mehrere Projekte mit interaktiven Formularen für Kunden umgesetzt. Jedoch liegt der Anteil der Kunden, die interaktive Formulare nutzen, bei max. 5%. 95% der Kunden setzten Adobe Forms für Druckformulare ein. Klassisch: Lieferscheine, Bestellungen, Rechnungen etc.

Einführung und Einordnung

2006/2007 wurde Adobe Forms unter den Namen SAP Interactive Forms by Adobe im Umfeld der Guided Procedures im Netweaver JAVA eingeführt. Damals ging es noch darum, die Dokumente für die JAVA-Umgebung zu generieren.

Mit der weitreichenden strategischen Ausrichtung auf "Alles auf den ABAP Stack" fand sowohl die Technologie Guided Procedures ihr Ende, wie auch Adobe Forms ein neues zuhause, in Form der Anbindung an den ABAP-Stack.

Seit ca. 2008 ist Adobe Forms die gesetzte Standard-Formulartechnologie der SAP. Das heißt natürlich nicht, dass sofort alle Kunden die Technologie eingeführt haben. Mit den ersten Versionen vom Adobe LiveCycle Designer gab es noch so ein paar Schwierigkeiten. Spätestens jedoch mit der Version 9.x und 10.x war die Entwicklungsoberfläche soweit ausgereift und stabil, dass Sie im Alltag eine enorme Verbesserung bewirkt hat.

Aktuell ist übrigens Version 11.x. Wir empfehlen auch hier, den aktuellen Patch aus dem SAP Service-Market-Place zu installieren, um die maximale Stabilität für den Entwickler anbieten zu können.

Sämtliche Formulare im SAP werden in der Technologie Adobe Forms mit dem Form Designer aka. Adobe LiveCycle Designer entwickelt. Das ist ein Programm von Adobe, welches mit dem SAP-Paradigma bricht: “Sap kann alles, außer schön.”

Wir unterstützen bei Eubuleus jeden Tag Kunden dabei, von SAPscript oder Smart Forms auf Adobe Forms zu migrieren. Gern helfen wir auch dir, bei dieser Aufgabe.Wir sind nur 1 Klick entfernt

Gut zu wissen!

Adobe Forms ermöglicht es auch, wieder das SAP-Druckprogramm zu nutzen, da die Stellen für die Erweiterung von Kundendaten klar über Enhancements, Enhancement-Spots oder aber in der Code-Initialisierung zu finden sind. Das ist ein Riesenvorteil gegenüber den SAP Smart Forms Formularen.

Ausblick für Adobe Forms

Die SAP setzt auch im kompletten S/4HANA Umfeld auf Adobe Forms sowie auf SAP Forms by Adobe für die Cloud-Variante im S/4HANA. Mehr als 90 % unserer Kunden führen S/4HANA in der onPremise Version ein. Somit sind sie mit Adobe Forms aktuell gut aufgestellt.

SAP hat den Support für S/4HANA für 2040 zugesagt. Dadurch wird Adobe Forms bzw. SAP Forms by Adobe noch lange unterstützt. Offen bleibt die Frage, was SAP mit dem ADS für die onPremise Kunden macht.

Hier sind wir jeden Tag für unsere Kunden aktiv, um eine Lösung über das Supportende hinaus zu erwirken.

Auch im Thema ZUGFeRD konnten wir mithilfe des DSAG erreichen, dass diese Funktion ein direkter Bestandteil des SAP ADS wird.

Wir bieten Schulungen rund um das Thema SAP Adobe Forms an.Melde Dich bei uns!

Du liest immer noch diesen Artikel und fragst dich jetzt, wie du direkt mit Adobe Forms starten kannst? Kein Problem, im folgenden Kapitel zeige ich dir ein Best-Practice zur Einführung von Adobe Forms.

Adobe Forms Erfolgreicher Start in 3 Phasen

Wie gelingt der Einstieg in die Technologie Adobe Forms? Kann ich Adobe Forms auch in der Cloud nutzen?

Genau dazu möchte ich euch jetzt Hinweise geben, wie der Start gelingt. 

Phase 1 Infrastruktur 

Damit ihr möglichst schnell auch in die Entwicklung von zeitgemäßen Formularen kommen könnt, werden die Adobe Document Services benötigt, kurz ADS. Diese sollten die SAP-Basis für euch einrichten. 

Erklärung Adobe Document Services 

Was ist dieser ADS? SAP hat nach SmartForms die Entwicklung der Formulare in Kooperation mit Adobe aufgebaut. Damit Formular künftig ein vollwertiges PDF Dokument ist, muss das Formular erzeugt werden. Intern spricht Adobe vom Rendern des PDFs.

Du denkst bestimmt: wieso so aufwendig? Bei SAPscript und SmartForms ist doch auch ein PDF im System herausgekommen. Von der Datei-Endung stimmt das zu 100 %. Leider funktionieren diese PDFs wie dein Windows-PDF Drucker. Er packt nur das Bild in ein PDF. 

Somit sind aktuelle Funktionen nicht möglich wie: Kennwortschutz, PDF-A3 Format für Archivierung, Verschlüsselung und und und.  Kunden von SAP dürfen diese Funktionen durch den Exklusiv-Vertrag mit Adobe nutzen und haben dafür die sogenannten "Reader-Credentials". 

Download Entwicklungswerkzeug - Adobe LiveCycle Designer 

Anschließend hüpft ihr in den SAP-Service-Marketplace und ladet euch den Adobe LiveCycle Designer runter.

Ihr braucht das nicht separat heraussuchen, ich hab euch den Link hier mal direkt reinkopiert.  

SAP Adobe LiveCycle Designer 

Sobald der Download abgeschlossen ist, startet über das Setup Programm und wählt folgende Komponenten aus: siehe Screenshot.

Hier noch die häufigsten Kundenprobleme bei der Installation:  

Der LCD ist nicht auf Deutsch oder/und keine Hilfe verfügbar (F1)

Ein häufiges Problem sind fehlende Sprachen in der Suchhilfe.

Das erkennt ihr sehr schnell, wenn ihr F1 drückt und die Suche nicht verfügbar ist oder sich kein Fenster öffnet. 

Abschließend empfehle ich dir, die SAP-GUI und das SAP-Logon-Pad zu schließen und wieder neu zu starten.

Die Sprache umstellen, habe ich dir in meinem anderen Blog bereits erläutert. Schau einfach hier rein.  

Für Support von SAP 

Auch bei Supportmeldungen, sogenannten OSS-Notes, kannst du Unterstützung durch die SAP bekommen. Achte bitte darauf, dass du bei Fehlermeldungen und Screenshots stets den Adobe LiveCycle Designer im SAP sowie den Adobe Acrobat Reader DC für die Meldungen verwendest.

Ich hab leider selber schon miterlebt, dass die SAP den Support verweigert, weil der Kunde alternative PDF-Reader verwendet hat.

Damit ist die Phase 1 abgeschlossen.

Auf geht’s in Phase 2: das Entwicklungswerkzeug - Der Adobe LiveCycle Designer 

Wie gestalte ich nun ein Formular oder kann mir eines anschauen?

SAP hat im Laufe seiner Geschichte verschiedene Technologien für die Entwicklung von Formularen entwickelt. Selbst zu Zeiten von R2 und dann Umbruch auf R3 wurden schon Listen erzeugt und ausgegeben. Anfang der 1980er Jahre hat die SAP dann mit SAPscript eine Maschinen-Lesbare Technologie für Formularausgaben dem Kunden zur Verfügung gestellt. 

In Zeiten von Cloud und S/4HANA Projekten wirkt es wie Steinzeit, aber SAPscript ist komplett code zeilenbasierte Ausgabe. Für die 80er-Jahre wirklich gut, ist halt 40 Jahre später eine Zumutung für junge Kollegen. 

Der Einstieg ist sehr flott gemacht. Du kannst mit der Transaktion SFP Adobe Formulare anschauen und verändern. Für die Vollständigkeit noch hier die Transaktionen für SAPscript SE71 und Smart Forms Transaktion Smart Forms.

Die Technologie ist auch in der Lage, interaktive Formulare zu erstellen. Diese sind in Zeiten von Corona enorm stark nachgefragt. Allerdings musst du hierfür bei deinem SAP Ansprechpartner klären, ob und wenn ja, wie viel die interaktiven Formulare kosten. 

Das Layout eines Formulars kannst du über den entsprechenden Reiter verändern. 

Achtung No-Go!  

Der Button "Layout" öffnet dir ein eigenes Fenster für die Bearbeitung. Leider passiert es etwas willkürlich, dass du in dem Fenster nicht speichern kannst oder deine Änderungen weg sind.

Tippe stattdessen auf den 3ten Tab Reiter mit dem Namen Layout.

PS: Speicher nach jeder Änderung, als Backup-Strategie. Speichern, nicht Aktivieren.

Dies hilft dir gleich noch einen weiteren Fehler zu vermeiden: Bearbeiten ohne im Änderungsmodus zu sein.

Ist der Speicherbutton ausgegraut, bist du nicht im Änderungsmodus, kannst das Layout aber komplett verändern. Ungünstiger Weise ist es in diesem Zustand nicht speicherbar und deine ganze Arbeit ist umsonst.

Solltest du doch einmal in diese Situation kommen, gibt es glücklicherweise einen Workaround. Kopiere die XML-Quelle, gehe dann auf Bearbeiten und füge sie wieder ein. Damit kannst du deine Arbeit noch einmal retten.

Anschließend richte dir bitte deinen Designer ein.  Dieser Artikel zeigt dir die Einrichtung im Detail.  

Phase 3: Know-how Aufbau 

try-fail-again! 

Es ist eine neue Technologie. Hier kannst du viel richtig, aber leider auch falsch machen. Ich selber entwickle nun seit über 15 Jahren Adobe Formulare. Hier kann ich dir Langzeiterfahrungen geben, welche nachhaltig, wartbare Formulare garantieren.

Ich kann dir gerne in einer Schulung das notwendige Knowhow beibringen, mit einem tollen didaktischen Konzept.

Das mache ich mal eben nebenbei! 

Auto-Didaktisches Lernen bei der Technologie kann ich dir bedauerlicherweise nicht empfehlen, da es nur wenig gutes Knowhow gibt und sehr wenige Experten. Versteh mich nicht falsch, es kommt was raus, aber wenn da mal wer anderes dran muss, wird er verrückt.

Wovon ich dir abraten möchte, ist die SAP Schulung BC480+BC481 und BC482 aus dem SAP-Education Programm.

Die Unterlagen in diesen Schulungen sind soweit vollständig, ja. Bedauerlicherweise sind die Übungen sehr praxisfremd und für User gedacht, welche noch nie oder wenig SAP-Erfahrungen haben. Jeder Entwickler, der diese besucht hat, sagt mir: "Ich konnte mir da nichts mitnehmen. Wie stelle ich nun ein bestehendes Formular konkret um?"

Mit einer guten Grundlagen-Schulung ("siehe oben") kannst du auch das Buch SAP Interactive Forms by Adobe als Nachschlagewerk an die Seite legen. Falls du ein paar Fragen zum LiveCycle Designer haben solltest, kannst du gerne beim Acronaut-Forum vorbeischauen. Hier geht es allerdings mehr um Layouting und weniger mit SAP-Bezug.

Ein paar Grundlagen zu Formularen findest du sicherlich auf Berater-Wiki. Intensiver und detaillierter wird es bei den Kollegen von Solid-Forms und bei mind-forms. Hier haben einige Berater ihre Erfahrungen geteilt. Ich werde mit der Zeit natürlich auch immer mehr Tipps und Tricks hier veröffentlichen und wir stehen dir auch gerne mit Schulungen und Einzelcoachings zur Seite.

Eine gute Anlaufstelle für Probleme ist für mich auch immer der SAP Service-Market-Place mit seinen OSS-Notes.

Wichtig: Versucht auf Deutsch und Englisch zu suchen.

Wenn du dich an diese Tipps hältst, kannst du gut in die Formularwelt der SAP starten. 

Mein wichtigster Tipp:
Bleib dran. Es ist wie mit allen Dingen im Leben. Mit Training wird es besser und dein Muskel prägt sich aus. Genauso ist es mit deinem Knowhow im Formular-Thema Adobe Forms.

Und was ist mit S/4HANA? 

Mit der Einführung von S/4HANA werden auch wieder Adobe Forms von SAP eingesetzt. Es ist die aktuelle Formulartechnologie der SAP. Bisher gibt es keine Anzeichen, dass SAP für Ihre Formulare auf eine andere Technologie setzt. 

Wie wir bereits bei SAPscript und Smart Forms miterleben, halten sich solche Technologien bei SAP auch gut und gerne mal 20-40 Jahre. 

Du hast gerade akute Probleme mit einem Thema in Adobe Forms? Ich bin mit meinem Unternehmen genau auf die Themen Formulare und Output spezialisiert.Melde Dich einfach bei uns!

Viel Erfolg beim Ausprobieren und Lernen!

Bleib Knusprig!

FAQ

Was brauche ich für Adobe Forms?

Für die Infrastruktur wird aktuell noch ein SAP NetWeaver auf JAVA-Basis benötigt, wo der Adobe Document (Web-)Service(s) kurz ADS installiert wird. Das ist nichts anderes als ein Webservice im SAP, welcher die PDF-Dokumente generiert.

Support & Nachfolger ADS on premise

Da der Support für den SAP NetWeaver JAVA jedoch 2027 enden soll, hat die SAP nun den Nachfolger bekannt gegeben. Es wird weiterhin einen Adobe Forms Webservice onPremise geben. Dieser soll auf die S/4HANA XSA-Plattform portiert werden.

Aktuell bietet die SAP für die Cloud-Variante einen ADS-on-a-cloud-Service an. Dieser ist jedoch nicht für große Datenmengen geeignet und vor allem bei hoch-performanten Prozessen ungeeignet. Weiterhin sind die Lizenzkosten aktuell das größte Hindernis für unsere Kunden, diese Funktion in Betracht zu ziehen.

Du suchst nach der besten Lösung für dein Unternehmen? Lass uns drüber reden!

Kostet Adobe Forms Geld?

Nein.Siehe SAP-Note → 750784 - SAP Interactive Forms: Lizenzen - SAP ONE Support Launchpad

Es kann den Fall geben, dass für interaktive Formulare eine Gebühr erhoben wird. Unserer Erfahrung nach lohnt es sich mit der SAP zu verhandeln.

Viele unserer Kunden konnten durch unsere Hilfe kostenfrei an interaktive Formulare kommen.

Wo kann ich Adobe Forms herunterladen?

Du kannst alles Notwendige für die Einführung von Adobe Forms bei der SAP-Doku beziehen. Hier findest du den Download.

Natürlich können wir dich im Rahmen von einem Workshop auch fit darin machen, Adobe Forms in deinem Unternehmen einzuführen.Melde Dich bei uns!

Was ist der ADS?

Einfache Antwort: Ein Webservice, der benötigt wird, um mit der Formulartechnologie Adobe Forms PDF Formulare zu generieren. ADS ist die Abkürzung für Adobe Document Services. Da es sich um einen Webservice handelt, kann man sich mit dem letzten Wort "Services" eine gute Eselsbrücke bauen.

SAP Adobe Document Services (ADS) oder auch kurz SAP ADS. Ist die Funktion, welche bei Adobe Forms aus den Beleg Daten und Formular Layout ein fertiges PDF generiert.

Ebenso gab es in der Vergangenheit von Adobe den Adobe Forms Document Server. Dieser hat sehr ähnliche Funktionen, wurde jedoch im Rahmen der Cloud-Ausrichtung von Adobe eingestellt.

Wir sprechen jetzt im ersten Teil erstmal über die Adobe Document Services on premise.

ADS Cloud Lösung

SAP bietet für seine Kunden über die SAP BTP-Plattform den ADS als Cloud Lösung an. Selbstverständlich benötigst du hierfür eine SAP BTP-Anbindung deines Systems. Diese Konfiguration sollte im Rahmen der S/4HANA Vorbereitung in deinem System eingerichtet werden.

Was ist der Unterschied zwischen Adobe ADS und SAP ADS?

Technisch gibt es ein paar Unterschiede zwischen diesen 2 Technologien.

Adobe ADS ist wie oben geschrieben der "Server". Ein on premise Server, welcher mit einem Windows Server und einem JBOSS verschiedene Webservices anbietet, welche die PDF-Formulare erzeugen.

Dieser Server ist EOL. Sprich, er ist nicht mehr zu bekommen.

SAP ADS hingegen ist ein Webservice, im SAP Ökosystem. Dieser ist als Webservice auf einem Netweaver-JAVA installiert und wird über eine SAP GUI-Installation aufgespielt.

Was ist die Voraussetzung für SAP ADS on premises?

Du brauchst einen Server oder eine virtuelle Maschine mit Windows oder LINUX. Anschließend installierst du hier ein Netweaver JAVA(AS JAVA). Nachdem der erfolgreich installiert ist und die Maschine durchgestartet wurde, kannst du den SAP ADS als SAP-Gui-Patch einspielen.

Beachte bitte, dass die Netweaver Java Instanz (AS JAVA) im SAP ein Support-Ende für den Maintenance Support zu 2027 sowie das Ende des Extended Supports 2030 hat.

Funktionsweise von SAP ADS

Zugriff auf den ADS Webservice erhältst du durch einen Funktionsbaustein im SAP. Erst ermittelst du den Adobe Forms Formularnamen. Anschließend rufst du die richtige Schnittstelle auf, um die Daten an den Funktionsbaustein zu übergeben. Im ERP ist das die DDIC-Schnittstelle oder ein CDS-View bzw. die Daten aus dem CDS-View.

Im Fall 1 mit DDIC-Daten wandelt der Funktionsbaustein diese Daten in XML um. Es wird eine Daten-Datei aus den ABAP-Daten erzeugt. Mit dem Formularnamen bezieht SAP nun auch das Adobe Forms Formular und gibt dies als Layout-Datei im Funktionsbaustein weiter.

Mit den technischen Usern ADS_USER und ADSagent wird nun ein Webservice-Call aufgebaut, welcher die XML-Daten enthält. Mit XML-Daten und XML-Layout nutzt der ADS nun die Funktion "Render-PDF" und rendert aus diesen Informationen die fertige PDF-Datei. Das ist ein einzelner Adobe Document Service.

Das Formular als PDF Datei wird nun im Funktionsbaustein wieder zurückgegeben und kann anschließend weiter genutzt werden.

Übliche Szenarien sind hier: Druckausgabe, E-Mail-Versand und Ablage im Archiv.

Performance der Adobe Document Services (ADS)

Es gibt ein paar Stellschrauben, die du nutzen solltest, um mit dem Adobe Document Services on premise richtig loszulegen. Achte bitte bei der Erst-Einrichtung auf die korrekte Konfiguration des Systems. Anbei 4 Tipps aus unserer Praxis als SAP Berater.

1. Sei Up-2-Date
Halte dich Grob an die aktuellste Version. Empfehlenswert ist die Vorjahres-Version.

2. Einrichtung
Achte darauf, dass dein Dienstleister oder du selbst auch den 2ten Serverknoten aktiviert. Hierdurch befähigst du den ADS dazu, die doppelte Anzahl an gleichzeitigen Formular-Generierungs-Prozessen zu verarbeiten.

3. Sizing Adobe Document Services (ADS)
Ebenso ist eine gute Konfiguration mit der richtigen Anzahl von Speicher + CPU-Kernen der Maschine sinnvoll. Sprich uns dazu am besten direkt an.

4. Less-is-More
Achte bei der Formular-Erzeugung bitte darauf, nur die Daten zu übergeben, welche auf dem SAP Formular benötigt werden. Alle anderen Daten kannst du im Adobe LiveCycle Designer unter Kontext deaktivieren. Rechtsklick mit der Maus und "inaktiv setzten".

5 Sonderfunktionen von Adobe Document Services ADS, die du kennen solltest

Folgende Funktionen sind einzigartig und liefern einen echten Mehrwert im Formularwesen.

Native Ausgabe auf Etikettendruckern

Mit dem Adobe Document Services kannst du direkt Druckdaten für einen Etikettendrucker ausgeben. Der ADS setzt dann die Druckdaten in z.B. ZPL um. Das erspart dir eine umständliche direkte Entwicklung in ZPL, wie es bei SAPscript und Smart Forms Formularen notwendig ist.

ZUGFeRD und Xrechnung

DSAG hat dafür gesorgt, dass SAP den ADS die Funktion ergänzt hat, nativ PDF/A3 zu erzeugen. Somit ist ein Langzeitarchivierungsformat möglich. Ebenso kann dies mit der Erzeugung von Rechnungsdaten dafür genutzt werden ZUGFeRD und Xrechnung zu erzeugen.

Digitale Signaturen

Du kannst mit einem Zertifikat für ein Unternehmen jedes PDF-Dokument mit einer digitalen Signatur versehen. Dies zeigt deinem Kunden dann an, dass du das Unternehmen bist, welche das Dokument erstellt hat und auf dem Weg/Transport zum Kunden keiner das Dokument manipuliert hat.

Kennwortschutz & Verschlüsselung

Adobe hat in Zusammenarbeit mit der SAP auch die Funktionen wie Kennwortschutz und Verschlüsselung ergänzt. Hier gibt es eine super Möglichkeit, sowohl die Verschlüsselung mit AES256 Bit, wie auch dem Kennwortschutz zu sichern.

In unseren Kundenprojekten kommt das häufig bei Zeitnachweisen oder Entgeltnachweisen zum Einsatz, sodass Unbefugte das Dokument nicht einsehen können.

Fonts

Aus verschiedenen Gründen haben einige unserer Kunden in der Vergangenheit eine eigene Schriftart verwendet. Dies wurde als Font in den Formularen genutzt. Das Problem:

Ein Kunde, der dieses Dokument bekommt, kann es nicht öffnen. Gelöst wurde dies bei SAPscript und Smart Forms mit dem Einbetten der Fonts in die Formulare. Das hat die Formulare enorm aufgebläht, da der gesamte Schriftsatz mitgegeben wird.

Adobe Forms hat hier den enormen Vorteil, dass nur die Zeichen eingebettet werden, welche wirklich in dem Formular mit angedruckt werden. Aus dem Grund sind die Formulare im Adobe Forms auch nur ein Bruchteil der Größe, wie vergleichbare SAPscript oder Smart Forms Formulare mit dem gewünschten Font.

Du kannst ebenso die gewünschte Schriftart als Font auf dem ADS einspielen, sodass diese genutzt wird.

Troubleshooting ADS: 3 Lösungen für häufige Probleme

Es kann auch mal vorkommen, dass kein Formular erzeugt wird. Wie den Fehler anschließend einschränkst, erkläre ich dir hier in Kurzform.

Keep Alive: Erreichbarkeit Webservice sicherstellen

Was tun, wenn der ADS nicht erreichbar ist? Es gibt ein paar Möglichkeiten, die Funktion vom ADS zu überprüfen:

Transaktion: SE38->FP_TEST_00 -> Hier sollte die Versionsnummer vom ADS zurückkommen.

Kommt diese nicht: ->SM59 und Test auf "externe Systeme" und "ADS", Rechtsklick und "Testen"

Hier sollte 403 not Allowed kommen oder erfolgreich zurückkommen. Bei Schwierigkeiten, mach direkt einen Termin mit deiner SAP Basis aus.

Falls ein Popup mit der Abfrage für User-Name und Passwort kommt, stimmt die Konfiguration mit den Usern im SAP nicht. Hier bitte die User ADS_USER und ADSagent prüfen und ggf. das Passwort auf allen Systemen gleichziehen.

Druckformular testen

Mit dem Report SE38: FP_PDF_TEST_00 kannst du ein Testformular erzeugen und ausgeben.

Erfolgreich: Alles ok.

Abfrage Usernamen & Kennwort: Siehe oben -> User prüfen

Fehler: Vorheringen Schritt durchführen.

Ggf. kann auch die "Reader Credentials" fehlen oder abgelaufen sein. Das sind die Berechtigungen, um echte PDF Dokumente zu erstellen. Diese haben allerdings ein Ablaufdatum(Validto).

Funktion interaktive Formulare testen

Mit dem Report Se38: FP_PDF_TEST_IA kannst du ein interaktives Formular erzeugen und dies prüfen.

Hier passiert es öfter, dass die "Reader Credentials" nicht korrekt eingespielt sind.

Dazu wende dich bitte direkt an deine SAP-Basis. Oder meld dich bei uns!

Ansonsten habe ich ganz neu noch diese Seite hier von SAP gefunden. Teste es gern mal aus und uns bitte Feedback.

FAQ

Wo kann ich SAP ADS herunterladen?

Du kannst die Installations-Datei als SAP-Gui-Patch wie üblich im SAP Service Marketplace beziehen. Siehe hierzu OSS-Note: 2187332.

Es gibt einige Stolperfallen in der Einrichtung des ADS.

Solltest du es selbst probieren wollen, kannst du dich an den "ADS Installation Guide" halten.

Hier fehlen leider die Performance-Themen, wie der 2te Serverknoten, sowie das korrekte Sizing der Maschine. Die genauen Voraussetzung dafür, kannst du in dem oben genannten Guide nachlesen, oder im Buch vom Rheinverlag.

Wie geht es mit SAP ADS weiter?

SAP Adobe Document Services sind die SAP Standard Technologie, um Dokumente auszugeben. OnPremise wird der Server bis 2027 supportet und im extended Maintenance bis 2030 verfügbar sein. Im Zuge der Forderungen von der DSAG hat die SAP nun in den DSAG-Technologietagen 2024 in Hamburg berichtet, dass der SAP ADS auf die S/4HANA XSA-Plattform portiert wird. Der Webservice wird also künftig im S/4HANA Ökosystem etabliert.

Bleibt SAP ADS kostenfrei?

Es gibt zum Zeitpunkt März 2024 keine Aussage der SAP, ob dieser Server künftig auch Geld kosten wird. Sollte die SAP sich tatsächlich dazu entscheiden, haben wir schon eine schlanke Alternative in der Hinterhand.

Informationen zu den DSAG Technologietagen 2023 gibt es hier. 

Tag 1: Dokumentenbasierte Prozesse - Alles rund um Formulare!

Auf geht’s. Im Folgenden habe ich alle relevanten Punkte für das Thema SAP Formulare und Formularerstellung aufgelistet. Der Elefant im Raum mit der Zukunft des ADS on-premise findest du am Ende von Thema aus Tag 1.

Thema 1: SAP Output Control / S/4HANA Control

• Wie wir ja alle wissen, ist SAP seit mehreren Jahren mit Cloud-First und seit dem letzten Jahr in den Bereichen: Green-Ledger
  
• AI-Themen sogar "Cloud-Only"
  

Aus diesem Fokus entsprungen ist auch das neue S/4HANA Output Control. Der Grundgedanke dabei ist super.

Hier mal ein kurzer Überblick, wie das Ganze funktioniert:

Nachfolger der NAST: Das S/4HANA Output Control

Leider kennt ihr aus dem SAP ERP ja diverse Möglichkeiten, wie Dokumente erzeugt werden können.

Da ist natürlich die Nachrichtensteuerung für SAP MM und SD stark vertreten.

Es gibt aber auch Bereiche, die ganz anders funktionieren, bspw. beim Drucken von Formularen. Wie z.B. Fakturen im FI/CO oder auch die

Ausgaben von Dokumenten im QM oder PP-Umfeld.

Für die Nutzung vom SAP S/4HANA Output Control benötigst du jedoch noch etwas mehr Technologien als bei der Nachrichtensteuerung. Anbei kurz die Einleitung dazu sowie die Unterschiede zur Nachrichtensteuerung.

Diesem Umstand beabsichtigt SAP mit dem neuen S/4HANA Output Control entgegenzuwirken und nutzt dabei ihre Techniken zur regelbasierten Aussteuerung. Hier ein kurzer Technik-Exkurs:

• BRF+
  

Das nennt sich bei der SAP “BRF+” und ist ein Regelwerk nach dem Wenn-Dann-Prinzip. BRF steht hier für Business Rules Framework + und funktioniert mit Entscheidungsbäumen.

• BOPF
  

Technisch wird das Ganze mit einer BOPF-Tabelle abgebildet. Nächstes Buzzword– Business Oriented Processing Framework. Diese Technik wird von SAP nicht mehr weiterentwickelt.

Das ist nur ein vorübergehendes Hilfskonstrukt für die Umsetzung.

Nachrichtensteuerung und andere Customizing-Oberflächen basieren im SAP ERP auf Formular plus Druckprogramm.

Wie du es schon seit den 80er-Jahren im SAP kennst, mit SAPscript.

• CDS-Views

S/4HANA Output Control geht hierbei einen anderen Weg. Das Formular bleibt weiterhin, jedoch gibt es kein Druckprogramm mehr, wie du es gewohnt bist.

Als Datenversorgung dient nun ein CDS-View mit all seinen Vor- und Nachteilen.

Nachteil von der Cloud-first Strategie der SAP 

SAP kommt aus der Cloud und bringt sporadisch ein wenig Technik ins on-premises Universum des Kunden. Fokus bleibt aber die Cloud. Und hier sind wir auch beim größten Knackpunkt der SAP.

Das S/4HANA Output Control hat sehr vielversprechende Ansätze und könnte vielen Kunden das Leben vereinfachen.

Herausforderung: Rollout innerhalb der SAP Module

Allerdings sagte Markus Berg als Product Owner bei SAP für die Technik, dass er keine Möglichkeit hat, den Modulen und Fachanwendungen den Einbau vorzuschreiben. Angesichts dessen sieht es für viele Kunden leider düster aus. Die jeweiligen Teams bei SAP entwickeln jeder für sich in ihrem Gebiet. Es fehlt eine übergeordnete Person, die das den Teams vorgibt, oder überhaupt erstmal über diese Technologien informiert.

Aus dem Grund hat Markus Berg auf den Technologietagen auch noch einmal an die Teilnehmer appelliert, diese Forderungen über den DSAG zu stellen und dort Druck zu machen.

Über 80% der DSAG-Mitgliedsunternehmen nutzten die S/4HANA on-premises Variante. SAP möchte, wenn möglich, aber gern die on-premises Kunden durch Nicht-Entwicklung von Features benachteiligen.

Ziel ist, einen klaren Mehrwert für die Cloud-Produkte der SAP zu erzeugen, damit Kunden zur Cloud wechseln.

Funktion nur sporadisch in der on-premises Welt

So auch in diesem Fall. Bedauerlicherweise gibt es– Stand 12.02.2024 – nur 2 Anwendungen, welche über das neue Output-Control im ERP sauber funktionieren.

Weiterer massiver Nachteil der Technologie S/4HANA Output Control: Du kannst nicht Nachrichtensteuerung und S/4HANA Output Control parallel laufen lassen. Entweder-oder, ist hier die Vorgabe.

Markus Berg hat hier ausgezeichnet den aktuellen Stand zusammengefasst und hält dort auch über Neuerungen auf dem Laufenden.

Ergänzend noch einmal die Roadmap für das S/4HANA Output Management

Egal, wie, wir müssen uns mit der noch unausgereiften Technik auseinandersetzen.

Ein Entwickler muss für diese Technik Skills in CDS Views, BRF+, Nachrichtensteuerung, BOPF und natürlich S/4HANA Output Control aufbauen/mitbringen. Und dabei kann es in der on-premises Welt von ERP und S/4HANA on-premises aktuell nur sehr wenig und gezielt eingesetzt werden.

Aus Sicht des IT-Supports ist das Ganze eine Katastrophe, da künftig neben der Nachrichtensteuerung auch noch das S/4HANA Output control abgebildet werden muss. Da es leider komplett anders funktioniert als die Nachrichtensteuerung, wird ein schneller Einstieg aufwendig werden.

Solange die Kosten für einen Kunden allerdings so teuer sind, fehlt der Lösung schlichtweg der Nutzen.

Thema 2: SAP IDM ist Tot, Lang lebe SAP IDM mit Microsoft.

Das SAP IDM ist bei vielen unserer Kunden im Einsatz. Umso erstaunter war ich, als verkündet wurde, dass es keinen Nachfolger von SAP für das SAP IDM geben wird.

Kurz, wofür meine Kunden das SAP IDM einsetzten: Berechtigungswesen. Zur Verwaltung und Ordnung von vergebenen Berechtigungen.

Sprich: Steht ein Re-Design des Berechtigungswesens an, muss künftig auf der Microsoft Basis aufgesetzt werden.

SAP IDM wird noch bis 2030 im SAP-Kontext bleiben. Ab 2030 wird es dann Microsoft Active Directory. Diese News war auf den DSAG Technologietagen 2024 auf jeden Fall eine echte Überraschung für viele Kunden. Microsoft spricht allerdings weniger von MS AD, sondern von Microsoft Entra und Entra ID.

Mehr Infos hier. 

Thema 3: SAP Harmonized Document Management, kurz SAP HDM

Was ist das SAP Harmonized Document Management?

Bei SAP HDM geht es darum, die verschiedenen Ablagemöglichkeiten im SAP zu vereinheitlichen. "Anlage anlegen" und das ganze Thema Dienste zum Objekt, GOS etc. soll einheitlicher werden. Endlich, sage ich mal. In meinem Berateralltag erlebe ich es leider zu häufig, dass es hier keine Strategie gibt und immer wieder Daten ungesichert auf Datenbanktabellen herumliegen. Stichwort: SOFFCONT1.

Wir begleiten jeden Tag unsere Kunden beim Aufräumen und Löschen von überflüssigen oder veralteten Daten im SAP System. Melde dich gern direkt bei mir, falls du auch Probleme mit der Tabelle SOFFCONT1 hast.

Also, Refresh: Wir bilden eine neue Ablage mit dem HDM und setzen technisch auf der Knowledge-Provider-Ebene auf. Kurz KPRO Ansatz. Wir beraten unsere Kunden zu genau diesem Thema und dem SAP HDM. Gern helfen wir dabei, einen POC für das HDM einzurichten oder die Bewertung beim Kunden durchzuführen, ob ein Umstieg Sinn macht und auch wann.

Viel Gutes, vieles, was längst überfällig ist. Vor ca. 2,5 Jahren habe ich das erste Mal von dem Thema SAP HDM gehört und damals noch mit dem Beisatz: Proof-of-concept.

Wir sind bei den DSAG-Technologietagen 2024 ein paar Jahre weiter. Nun wirkt es schon deutlich ausgereifter und erwachsener. Fast so, als wenn es die Kunden nutzen könnten. Ganz bewusst im Konjunktiv hier geschrieben.

Anbei einmal das Big-Picture aus dem Vortrag, was HDM einmal abbilden soll.

Enttäuschenderweise hat das SAP HDM ähnliche Herausforderungen wie das SAP S/4HANA Output Control. Die Technik ist nicht vollständig im SAP ERP on-premises oder SAP S/4HANA on-premises verfügbar und somit nutzt kaum ein Bereich im SAP Business diese Technik. Es kommt in den SAP-Modulen und Business-Funktionen nicht an.

Weiterhin gibt es auch keine übergeordnete Instanz/Stelle, die das vorgibt.

So entwickelt etwa die Entwicklungsabteilung rund um Fiori gerade ein eigenes Ablage-System. Aus welchem Grund? Die Kollegen beim Entwicklungsteam Fiori wissen aktuell nichts von dem SAP HDM und wie sie es einfach nutzen können. Hier ist also aktuell der größte Bedarf an Kommunikation. Die SAP muss sich selbst mehr an die Hand nehmen und ihre eigenen Techniken erst mal flächendeckend und zentral einsetzen.

Etwas provokant, mal die Frage an dich: Wieso solltest du als Kunde der Alpha-Tester werden und das Thema einsetzen, wenn bislang nicht einmal, die SAP dies selbst tut?

Thema 4: SAP ADS on-premises ab 2027/2030 künftig mit SAP S/4HANA XSA

XSA? Was hat er gesagt? Genau so ging es sehr vielen Zuhörern im Raum bei den DSAG Technologietagen 2024 in Hamburg, als der SAP CTO dies in der Keynote angesprochen hat.

Worum geht es eigentlich? SAP Adobe Document Services. Die Technologie SAP Adobe Forms oder auch SAP Interactive Forms genannt, wird bereits seit 2006 von SAP als Standard-Formular-Ausgabe Technologie genutzt.

Ursprünglich mal auf einem externen SAP Windows Server mit JBOSS Umgebung gehostet, hat sich die SAP sehr schnell dafür entschieden, die Funktionen vom SAP ADS auf die JAVA Instanz zu portieren.

Mit der Entscheidung, den SAP Netweaver JAVA abzukündigen, musste somit auch eine Lösung für den SAP ADS her. Technisch gesehen ist der SAP ADS ein Webservice, welcher mit Daten und Layout im XML ein PDF-Dokument generiert.

Der Cloud-ADS-Service

Die Idee der SAP war es vor ca. 5 Jahren: Wir machen einen SAP ADS Cloud-Service, auf den die Kunden umziehen können.

Grundsätzlich vorerst solide und auch intelligent gedacht. Der Kunde kann einfach skalieren und wird das Thema Patchen/Sizing der Maschine los.

Allerdings ist der SAP ADS Cloud-Service ist einfach für einen simplen Webservice viel zu teuer, da je Anfrage für SAP Geld generiert wird und die Anfrage erneut Zeit kostet, aufgrund der Cloud-Anfrage.

Anbei ein kleiner Auszug aus der Auffassung von SAP, was die Lizenzen angeht:

Sprich: Sobald es um Performance geht, funktioniert der SAP ADS Cloud-Service für die wenigsten Kunden. Ebenso disqualifiziert er sich aufgrund der Anbindung für den Etikettendruck.

Was also tun? Kunden lehnen den SAP ADS Cloud-Service aufgrund der Kosten + Einschränkungen ab.

Im DSAG-Jahreskongress 2023 hieß es dann, dass SAP eine Lösung für eine on-premises Lösung für die Kunden findet.  Ein Jahr lang haben wir nichts gehört. Nun hat sich die SAP gemeldet und ihre Idee vorgestellt. Der Webservice SAP ADS soll künftig in die SAP S/HANA XSA wandern. Doch was ist das jetzt?

SAP HANA XS Advanced ist ein externer Server im SAP-Ökosystem, welcher per HTTP-Anfrage den Webservice SAP ADS verfügbar macht. Im SAP wird eine Webserviceanfrage per HTTP-Request an die SAP HANA XSA weiter gereicht. Die SAP HANA XSA ist ursprünglich für Entwickler und Administratoren gedacht. Dementsprechend sind auch Verwaltung und Nutzung technisch geprägt.

Wie es im Linux üblich ist, auch hier per Command Line bedienbar. Hoffentlich für den SAP ADS auch als Service im Administration Cockpit aufrufbar.

Dieser Service soll im Laufe 2025 zur Verfügung gestellt werden.

Was zur Zeit leider unklar ist:

• Infrastruktur: Wie richtet der Kunde das ein?
  
• Kostenmodell des ADS per XSA
• Migrationspfad

Ergänzend für dich noch die aktuelle Maintenance Strategy von SAP hierzu:

Wir wissen leider alle aus Erfahrung; sobald SAP etwas für 2025 ankündigt, können wir froh sein, wenn es noch in 2025 kommt. Realistischer ist eher 2026. Bis das entsprechende Release bei meinem Kunden ausgerollt wird, sind wir bei Herbst 2026. Ab 2027 soll dann der Maintenance Support eingestellt werden. Das sind wenige Monate, in denen einen ggf. Migration durchgeführt werden kann.

Das geht leider nicht auf.

Eubuleus ist direkt mit SAP in Kontakt und wir lösen diese Herausforderungen gemeinsam mit der SAP für unsere Kunden auf. Ebenso haben wir alternative Ausgabemöglichkeiten zu Adobe Forms im Portfolio.

Tag 2: Archivierung und ILM 

Der 2te Tag stand auf den DSAG Technologietagen 2024 klar im Zeichen von Archivierung und ILM.

Erneut gab es gute Vorträge rund um das Thema.

Thema 1: Neuigkeiten von der SAP auf den DSAG Technoligietagen 2024

Es war erneut eine Riesen-Freude, Iwona Luther und Ihre Kollegin von der SAP über die Neuigkeiten berichten zu hören.

Inhaltlich gab es ein paar Verbesserungen. Allen voran gibt es nun ein neues ILM-Objekt IDENTITY für den User-Namen.

Das ist für alle Kunden spannend, welche den User-Namen als DSGVO-Relevant markiert haben.

Diese Anforderung kann inzwischen mit einem Standard-Objekt der SAP im ILM-Projekt leicht umgesetzt werden.

Ebenso wird beim Löschen geprüft, ob der User über das Objekt noch eine Löschung verhindert. Hierzu bitte den SAP-Hinweis 2837367 prüfen. Stichwort: Geschäftspartner archivieren/bereinigen. Dort spielt ebenso das Thema des User-Namens eine wichtige Rolle. Auch hier sieht man wieder, dass im Bereich SAP ILM und Archivierung auf das Kundenfeedback gehört wird. An der Stelle wurde auch noch mal auf die BAdIs im ILM-Kontext hingewiesen.

Du findest im Erweiterungs-Spot: ES_IRM_CUST weitere Möglichkeiten für BAdI Erweiterungen.

Thema 2 auf dem DSAG 2024: Platzhalter bei Aufbewahrungsfrist richtig nutzen

Ein weiteres Highlight war für mich eine Best Practice aus dem Alltag von ILM-Projekten.

Es kommt des Öfteren in SAP ILM Projekten vor, dass bei der Rückfrage der Aufbewahrungsfristen kein Input durch die Fachbereiche geliefert wird. Nicht immer ist die Zeit da, um diesen langwierigen Prozess laufen zu lassen.

Also wird pragmatisch vorerst mit einem Wert begonnen. Im Beispiel der SAP war es hier 100 Jahre.

Problematisch wird es nun allerdings, auf diesen Grundlagen Archivierungsobjekte zu erzeugen.

Die Festsetzung der Aufbewahrungsfrist folgt dem Prinzip: "Do it Once, only Once."

SAP hat in seinem Framework nicht vorgesehen, dieses Datum nachträglich zu verändern.

Dementsprechend gibt es keine Möglichkeit, dieses Datum zu korrigieren, ohne die Archivierungsobjekte komplett neu aufzubauen.

Folgende Folie fasst es nochmal super zusammen:

DSAG Technologietage 2024: Thema 3 “Ablagen im SAP System: SAP ArchivLink vs. CMIS”

Immer wieder werde ich auch in meinen Projekten gefragt, was denn jetzt die richtige Ablage-Strategie ist.

Kurzer Abriss:

Es gibt im Kern 3 Möglichkeiten der Ablage: SAP Content Server, WebDAV Ablage(Storage Interface) und CMIS

SAP Content-Server

Content-Server ist für SAP Archivierung und ArchivLink (BC-AL), ebenso wie die Dokumentenarchivierung konzipiert.

SAP-Datenarchivierung mit SARA und SARI ist damit ebenso möglich.

WebDAV

Web DAV (BC-ILM) ist eine Neuerung und wird von SAP ILM vorausgesetzt. Wichtig: Hiermit ist KEINE Dokumentenarchivierung möglich. Dafür muss SAP ArchivLink mit Content Server oder externem Archiv eingesetzt werden.

CMIS (Content Management Interoperability Services)

SAP S/4HANA Scope – Im Rahmen deines S/4HANA Transformationsprojektes wirst du auch die CMIS-Schnittstelle einrichten dürfen.

Aus Datensicht gilt allerdings: CMIS ist KEIN WebDAV und CMIS ist KEIN ArchivLink. CMIS ist ausschließlich für Dokumentenarchivierung zu nutzen.CMIS kann keine Datenarchivierung und wird es Stand DSAG-Technologietage 2024 laut SAP auch künftig nicht. Du siehst; es ist nicht ganz so einfach, die jeweiligen Techniken an den richtigen Zeitpunkten im Projekt einzusetzen.

Erneut großes Dankeschön, an Iwona Luther + Claudia Semmler für die fantastische Zusammenfassung:

Wichtiger Hinweis noch zum SAP Content Server: Dies ist kein Enterprise-Produkt der SAP. Er wird NICHT auf eine SAP HANA-DB portiert. SAP möchte das Produkt nicht weiterentwickeln. Ebenso gibt es keine Garantien der SAP zu Ausfallzeiten / Wiederherstellungszeiten etc.

Nutzt du auch noch einen SAP Content Server, macht es im Rahmen der S/4HANA Transformation also absolut Sinn, den Einsatz abermals zu betrachten. Aus meinen Projekten kann ich hier definitiv das Produkt von KGS tia Content Server empfehlen.

Thema 4: Kann ich mit meinem Archiv und der SAP-Archivierung in die Cloud gehen? JA!

Ich habe mich schon öfter gefragt, wie es möglich ist, diese gesamte Ablage-Thematik auf eine Cloud-Lösung zu portieren.

Auf den DSAG Technologietagen 2024 gab es dann einen sehr spannenden Vortrag von Delivery Hero zu genau diesem Thema. Spannend ist für mich auch das Set-up: Bei Delivery Hero werden täglich bis zu 3 Millionen Belege erzeugt.

Es ist eines der größten Lieferdienst-Portale. Früher durch Pizza.de und Lieferheld bekannt.

Die Notwendigkeit war es also, mit dem eigen gebautem Archiv-System auf Tomcat-Basis eine stabile und langfristige Lösung zu finden. Intern wurde kalkuliert, dass bei dem Datenwachstum spätestens in 1,5 Jahren das gesamte System an seine Grenzen kommt. Kapazitiv wie auch wirtschaftlich.

Super Zusammenfassung der aktuellen Herausforderung durch Robert Mühlbach und Dr. Klaus Zimmer.

Delivery Hero setzt schon durch andere Lösungen auf verschiedene Cloud-Lösungen. Allen voran natürlich das CRM-System mit Salesforce.

Wie bekommt man also nun die Daten aus der alten Archiv-Lösung in die AWS von Amazon?

Zusammen mit der SNP hat Delivery Hero hier eine schlanke Lösung eingerichtet, um die Archivierung auf die AWS zu ermöglichen.

Natürlich war auch hier der Start, wie bei jedem Archivierungs- und ILM-Projekt, vorerst gleich: Housekeeping.

Exakt das ist auch immer meine Vorgehensweise im Projekt.

Es gibt hervorragende Best Practices, welche du einfach mit großem Effekt auf Datenmenge und Datenbankgröße umsetzen kannst.

Also: Zunächst aufräumen und wegschmeißen, bevor die zyklische und regelmäßige Archivierung eingeplant wird.

Stell dir das wie eine Wohnung vor. Bevor du dort einziehen kannst, muss die Wohnung vorerst aufgeräumt und sauber gemacht werden. Erst dann kannst du hier einziehen.

Im Bezug auf das Kundenbeispiel hier mal die Erfahrungswerte von Delivery Hero zu dem Thema:

Informationen zu den DSAG Technologietagen 2024 gibt es hier. 

SAP Keynote

Stephan Westphal hat hier die Stimme der DSAG Gruppe vertreten und vor allem die Planungssicherheit, Investitionssicherheit und Migration angemerkt.

Zentrales Thema der Keynote war der immer noch fehlende Lösungsweg für die Adobe Forms Technologie mit ihrer Kernkomponenten, dem Adobe Document Services (ADS).

Es gibt ein Positionspapier der DSAG, wo sich reichlich Kunden eingetragen haben und eine onPremise Lösung für ihre Systemlandschaften fordern. Aktuell hat die SAP die onPremise Installation 2027 angekündigt.

Aus Sicht der SAP ist die Antwort ihr Cloud-Service ADS on a Cloud. Leider habe ich bisher noch keinen Kunden, der diesen Service nutzt, da er sehr teuer ist und je Formular bezahlt wird (keine Unterscheidung zwischen Entwicklung, Test und Produktiv) und die Geschwindigkeit speziell im Etikettendruck nicht ausreicht für einen produktiven Einsatz.

Seit etwas mehr als 2 Jahren wird der SAP Kunde nun hingehalten, in der Hoffnung, dass sich der SAP ADS on a Cloud doch durchsetzen wird. Wieso das ein Irrglaube ist, sieht man oben.

Was ist nun überhaupt das Problem? Die Adobe Document Services, welche für das Generieren von PDF Dokumenten bei Adobe Forms verantwortlich ist. Dieser Webservice ist aktuell auf einem Netweaver Java System ausgelagert. Da der NW Java aus dem Support fällt, wird auch der ADS so nicht mehr weiter unterstützt. 

Alternativen?

Kaum möglich. Es ist aber aufgrund der Architektur möglich, den Webservice ADS auf einer anderen Maschine zu platzieren. Das wäre auch auf dem SAP ABAP Backend möglich, was die SAP allerdings nicht will.

Und nun? Melde dich bitte bei mir, dass wir noch weitere Unterstützer für die Forderungen im DSAG sammeln und so den Druck auf die SAP massiv erhöhen.

Tag 1: Ganz im Rahmen von SAP Archivierung und ILM

Gestern gab es zu dem Thema diverse Erfahrungsberichte von Kunden, zu dem Projekt. Ich fasse gern mal die wichtigsten Infos für dich zusammen:

Projekt-Setup

Du nutzt schon die Archivierung oder hast vor 8 Jahren oder mehr mal ein Archivierungsprojekt gemacht.

Wichtigster Punkt für das Projekt

Wer ist der Auftraggeber für das Projekt? Es ist nicht die IT.

Entweder es ist der Fachbereich wie z. B. FI mit den Aufbewahrungsfristen für Rechnungen oder es ist die Compliance-Abteilung, welche diese Vorgaben ja regelmäßig prüfen muss.

Laufzeit

Dauer des Projektes ILM mit Archivierung: ca. 12–18 Monate, was sich auch mit meinen Erfahrungen deckt.

Einrichtung

Technisch ist das Projekt sehr schnell eingerichtet. Es ist eine absolute Empfehlung, mit einem Auswertungsreport die personenbezogenen Daten & Tabellen zu identifizieren.

Auch ich setzte in meinen Projekten so einen Report ein, um die Vorbereitung so effizient wie möglich zu gestalten.

Stolpersteine?

Abstimmungen mit dem Fachbereich, interne Umstrukturierungen sowie Systempatches bzw. Upgrades.

Übergabe in den Betrieb

Wie oft muss ich anschließend die Daten archivieren oder ablegen? Wie oft muss ich mich darum kümmern?

Je nachdem, wie viele Datenmengen verarbeitet werden. Meiner Erfahrung nach kommen die meisten Kunden mit 2–4 Terminen im Jahr ganz gut zurecht. Quartalsweise oder eben halbjährlich.

Wofür ergibt so ein Projekt Sinn?

DSGVO-konform werden oder die Datenmengen reduzieren vor dem S/4HANA Projekt, weiterhin kann die Kostenreduktion der Hana DB im Fokus sein, da der Arbeitsspeicher 150 Mal so teuer ist, wie der Festplattenspeicher.

News von der SAP

Im S/4HANA hat SAP hauptsächlich die Funktion ergänzt, dass die Anlagen (GOS / Dienste zum Objekt) nun in den S/4HANA Dialogen als Checkbox aktivierbar sind.

Hierbei werden die Anlagen nun mit dem Bezug zum Hauptobjekt mit archiviert oder abgelegt. Löschst du somit einen Beleg, werden auch die Anhänge zu dem Beleg mit gelöscht.

Empfehlung

Prüf einmal, wie gut du für die S/4HANA Projekte vorbereitet bist. Wenn du ein altes System hast und lange nicht mehr archiviert hast, ergibt ein ILM & Archivierungsprojekt im Vorfeld vom S/4HANA Projekt Sinn. 

Zusammenfassung Tag 2: Dokumentenbasierte Prozesse

SAP Adobe Document Services kurz ADS

Hier gibt es die Zusage vom SAP Technical Officer, dass die SAP sich hier in den nächsten Tagen zusammensetzten, wird, um eine Lösung zu erarbeiten.

Insides SAP: Es gab mehrere Workshops und Follow-Ups im Oktober und November.

Jedoch mit keinem Ergebnis und keinem Lösungsansatz.

Lasst uns gemeinsam über das DSAG hier mehr Druck aufbauen. 

SAP HDM

Schon seit einigen Jahren arbeitet die SAP an einem „Harmonised Document Management“.

Dafür gab es nun das erste mal technische Infos, wie das in die Architektur einziehen soll. Leider steht diese Funktion der Ablage von Dokumenten im S/4HANA Kontext erst ab Ende Q1/2024 in der Cloud zur Verfügung. OnPremise mal wieder „unbestimmt“. 

Einschätzung

SAP hat hier eine eigene CMIS-Schnittstelle erstellt, welche den Datenaustausch vereinfachen soll. Technisch nutz die SAP hier die taufrische Lösung SAP DMS mit ihren berühmten SAP Infosätzen. Du hast also noch gute 2 Jahre Zeit, bis die Lösung mal eine Alpha-Phase erreicht. Da wird also noch viel passieren.

SAP setzt auch bei allen Kunden voraus, dass diese mindestens Release S/4HANA 2022 besitzen. Ich wünsche mir das auch, aber die Realität sieht halt anders aus.

Zusammenfassung und Ausblick

SAPs Strategie ist klar BTP. Sämtliche Lösungen und Services werden an die BTP angebunden und mit SAP RAP und SAP CAP gibt es auch spannende Programmiermodelle für das SAP System der Zukunft. Die Fragen der Kunden sind aktuell häufig:

Welche der BTP-Services gibt es und in welchem Release sind die verfügbar?

Entwickler sollten sich definitiv mit SAP RAP beschäftigen.

Für wen sind die SAP Technologietage etwas? Meine Erkenntnisse!

Ich hab mir die Frage gestellt, für wen die DSAG Technologietage 2023 gedacht sind. In meinem Netzwerk habe ich viele Berater und Dienstleister getroffen, sowie Entwickler und SAP Basis-Mitarbeiter. Ich denke, für Entwickler und Technik-begeisterte ist das genau die richtige Messe.

Super war auch die Party nach dem ersten Veranstaltungstag. Dabei waren sehr viele Teilnehmer noch mit dabei und haben es bei einem kühlen Getränk schön ausklingen lassen. Das war super, um nochmal die Zeit für ein persönliches Gespräch zu nutzen.

Goodie am Ende: SAP Upgrade-Pfad!

SAP hat auch erkannt, dass ihre S/4HANA Kunden nicht das neuste Release einsetzten.

Somit hat die SAP einen Upgrade-Pfad für die Releases S/4HANA 1809,1909,2009 und 2021 auf 2023 zur Verfügung gestellt. Es ist also nicht zwingend notwendig, auf das 2022 zu gehen.

Das sind meine News für dich. Wie schätzt du die Messe ein? Lohnt sich ein Besuch?

Schreib mir gern eine Mail und schildere mir Deine Gedanken zum Thema SAP-Technologietage! 

Ich bin nun schon seit über 15 Jahren im Projektgeschäft tätig. Wie du dir sicher vorstellen kannst, habe ich dabei in vielen Projekten mitgewirkt – hier war alles dabei: von kleinen bis großen, nationalen oder internationalen Projekten.

Was mir immer wieder aufgefallen ist: Es gibt gewisse Zeitpunkte in Projekten, an denen es wichtig ist, welche Entscheidungen getroffen werden, um ein erfolgreiches Projekt abzuschließen oder das Projekt vor die Wand zu fahren.

Alle genannten Punkte können in das Projektmanagement etabliert werden. Es gibt leider keine feste Definition, was das Vorhaben eines erfolgreichen Projektes garantiert. Ich habe mich trotzdem mal daran versucht, hier meine Diamanten festzuhalten.

Du benötigst ein positives Projektumfeld, was durch folgende Eigenschaften geprägt sein sollte:

1. Feedbackkultur

Wie wird über Probleme im Projekt gesprochen? Versucht ihr den Schuldigen zu suchen, oder die Energie besser dafür einzusetzen, eine Lösung zu finde? Bitte immer versuchen, das Handeln / die Situation von der Person trennen. Das Vorgehen habe ich mir aus dem Buch, das Harvard-Konzept abgeschaut. 
Keiner möchte jemandem etwas Böses. Erläutert gern euer Vorhaben und sprecht offen über mögliche Lösungen. 

Das Projektmanagement und das Projektmanagementteam sollten hier alle mitziehen und es mit ihrem Verhalten positiv vorleben. 

2. Verantwortungskultur

TEAM – "Toll Ein Anderer Machts". Regelmäßig höre ich diesen Satz in Projekten, ob in der Schule, Universität oder heute in Projekten. Jedes Mal stellt sich mir hier eine Gänsehaut auf.

Mein Tipp: Sprecht bei jeder Aufgabe kurz den Umfang und die wichtigkeit für das Projektgelingen ab. Danach kann jeder verstehen, warum diese Aufgabe existiert und was sie beiträgt. Als nächstes sprecht ihr ab, wer diese Aufgabe hauptverantwortlich übernehmen möchte - habt ihr den ersten Punkt gut gemeistert, sollte dies nicht schwer sein. Der Name des Verantwortlichen wird im Protokoll hinter der Aufgabe vermerkt. 

Fragt den gefunden Verantworltichen "Bis wann ist diese Aufgabe erledigt?" und notiert dies ebenfalls im Protokoll. 

Als Projektleiter kommt nun die wichtigste Aufgabe, die gerne vergessen wird. Kontrolliert die Aufgabe zu vereinbarten Meilensteinpunkten. Nur so fühlt sich die Aufgabe für den Verantworltichen auch so wichtig an, wie sie ist. Vergesst bei guter Erledigung auch nicht das Loben. ;)

Damit Aufgaben richtig erledigt werden und jeder im Team befähigt ist, die Verantwortung für diese zu tragen empfehle ich übrigens das Modell ergebnisorientierte Aufgabenbeschreibung zu üben und zumindest im Hinterkopf damit zu arbeiten.

3. Gemeinsamer Kickoff

Viele Projekte scheitern, bevor sie richtig begonnen haben! Aus meiner Sicht trägt ein fehlender oder schlecht vorbereiteter Kickoff wesentlich dazu bei.

Jedes Mitglied des Projektteams und jeder Beteiligte brint unterschiedliche Kenntnisse, Erwartungen und Prioritäten in ein Projekt ein. Wenn du diesen Personen nicht die möglichkeit gibst, sich vor Beginn der Arbeit auf eine gemeinsame Linie zu begeben, wird der restliche Projektverlauf ein harter Kampf, ganz gleich wie sehr du versuchst, den Kurs zu korrigieren.

Ein Kickoff ist ein effektiver Weg, um das Projektteam bereits vor Arbeitsbeginn auf den gleichen Stand zu bringen. Bei einem Kickoff umreißt du das Ziel des Projekts, gehst auf Details ein und besprichst die nächsten Schritte. Auf diese Weise sind alle Projektmitarbeiter und Beteiligte an Bord, egal wohin dein Projektplan dich führt. Die Ziele einer Kickoff Veranstaltung sind erreicht, wenn am Ende das gesamte Team ein gemeinsames Verständnis darüber hat, woran jeder arbeitet, warum es wichtig ist, und wie die Arbeit erledigt werden soll.

Bei gemischten Projekt-Teams könnt ihr statt deutsch natürlich auch komplett auf Englisch wechseln.

4. Meetingkultur

Sicher kennt ihr das auch, ihr bekommt per Mail einen Terminblocker mit dem Titel "Meeting". Im Blocker selbst steht nicht viel mehr als ein einleitender Text und ein Treffpunkt. Um überhaupt erraten zu können, um was es geht, klickt ihr auf die Teilnehmerliste und findet 10 - 30 eingeladene Teilnehmer vor. Ich lege meine Hand ins Feuer, dass jeder schon einmal ein solches Meeting erlebt hat, wenn nicht regelmäßig erlebt. Das Ergebnis eines solchen Meetings steht normalerweise vorher auch schon fest. Es wird viel geredet, ein paar Kollegen nehmen sich sehr wichtig, hin und wieder wird offen gestritten und am Ende sind mehrere Stunden vergangen und alle sind so schlau wie vorher ( und wahrscheinlich jetzt auch noch genervt).

Meetings müssen nicht schlecht sein und erfüllen auch wichtige Aufgaben. Dafür muss sich nur an gewisse Regeln gehalten werden. Ein Business Meeting sollte eine Agenda haben, ein klares Ziel verfolgen und es sollten nur Teilnehmer im Termin dabei sein, welche auch zur Lösung / Zielerreichung beitragen. Dies sollte auch alles schon aus der Termineinladung hervorgehen, damit sich jeder Teilnehmer entsprechend vorbereiten kann.

Merkt ein Teilnehmer, dass er in diesem Termin nichts beitragen kann, darf er den Termin schnellstmöglich verlassen.

5. Kommunikation im Projekt

Was wird auf welcher Ebene reported? Was benötigt mein Vorgesetzter, damit er einen guten Überblick über das Projekt hat? Wie und was wird an das Management berichtet?

Protokolle und schriftliche Zusammenfassung sind dann sinnvoll, wenn sie aktiv gelesen und Feedback gegeben wird. Das sollte direkt in der Projektorganisation geklärt sein. 
Bitte achtet auf eine gute Rechtschreibung. Hier kann das Tool LanguageTool auch als Chrome-Erweiterung dafür sorgen, dass eure Texte und Protokolle qualitativ gut abliefern. Es ist eine gute Mischung aus Deutschlehrer und Duden. So wird auch schnell „project“ als englisch erkannt. 

Ein Protokoll ohne Feedback solltet ihr grundsätzlich hinterfragen. Stichwort ist hier die Schuldzuweisung / Selbstschutz „Ich habe doch alles für das Projekt getan“. 

6. Jour fixe je Woche

Mein eigener Erfahrungswert im Projekt hat gezeigt, dass mit einem Jour fixe je Woche sehr gut gearbeitet werden kann. In Testphasen empfehle ich durchaus auch zweimal wöchentlich. Sofern so ein Termin genutzt wird, haben wir auf weitere schriftlichen Protokolle verzichtet.

Grundlage: Protokoll Ja oder nein?
Die Frage ist immer, für wen das Protokoll erstellt wird und ob dieser das Protokoll auch wirklich liest.

7. Kommunikationskultur

Kernfragen: Wie wichtig oder wie dringend ist meine Information / meine Antwort, die ich erhalten will?

Diese Frage sollte jeder Mitarbeiter im Projekt beantworten können.
Hier mal ein Alltags-Beispiel aus dem Projektmanagement, mithilfe des Entscheidungsbaums, an das Eisenhower-Prinzip angelehnt.

Kategorie 1: Wichtig & Dringend? Benötige ich schnell eine Entscheidung, um weiterzumachen?

Medium: Telefon – in die Hand nehmen und direkt anrufen.

Kategorie 2: Wichtig, aber nicht dringend?

Medium: Teams/Slack oder einen anderen Messenger auf den derjenige im Laufe des Tages reagieren kann.

Kategorie 3: Nicht wichtig/ Nicht dringend?

Medium: Im wöchentlichen Jour fixe klären. Im Termin gemeinsam besprechen und klären, ob und wann es angegangen wird.

8. Mindset

Projektmanagement im Kern – Ihr sitzt alle im gleichen Boot. Ihr habt ein gemeinsames Projektziel! Oft fällt es schwer, für das Mindset die richtige Definition in der Organisation zu finden.

Versuch dich immer in die Lage deines Vorgesetzten zu versetzen und zu überlegen, was er benötigt. Kann er mit den Informationen aussagekräftig antworten? Ist er in der Lage im Projekt zu reporten?

Praxistipp: Frag einfach deinen Vorgesetzten, welche Herausforderungen er aktuell im Projekt hat oder sieht.

9. Projektrisikoregister

Gewöhne dir an, ein Projektrisikoregister zu führen. Das kommt aus der Projektmanagementmethode PRINCE2. Das Projektrisikoregister versetzt dich in die Lage, proaktiv auf Situationen einzugehen. Du kannst damit vorausahnen, in welche Richtung sich das Projekt entwickelt.

Natürlich musst du während des Projektes dieses Risikoregister aktualisieren und anpassen.

10. Basics & die Grundlagen

An-/Abwesenheiten? Krankheitsbedingte Ausfälle?

Auch heute noch komme ich in Projekte und Kleinigkeiten, wie der zentrale Urlaubskalender, die geplanten An- und Abwesenheiten oder auch krankheitsbedingte Ausfällewurden nicht beachtet.

Weil nicht klar ist, wer sich um was kümmert, kommt das Gefühl der Unsicherheit auf.
Termine und Termintreue sollten eingehalten werden. 
Die Planung der Ressourcen im Projekt ist ein essenzieller Baustein für den Projekterfolg. 

Für ein paar Tools im Alltag kann ich dir auch meinen Artikel empfehlen.

Herausforderungen

Das Onboarding Dilemma: ja, wir sind im Jahre 2022. Nichtsdestoweniger benötigen Unternehmen bzw. die Organisation immer noch bis zu 3 Wochen, um einen User mit seinen entsprechenden Berechtigungen anzulegen und ihm einen Systemzugang zur Verfügung zu stellen.

Hier meine dringende Bitte: Analysiere im Detail, aus welchem Grund dieser Prozess so langsam ist und versuche einen konstruktiven Verbesserungsvorschlag einzubringen.

Ein Beispiel, was ich tun kann, wenn die Zugänge noch nicht bereitstehen. 

Nutze die Zeit: Schau dir die Unterlagen an, arbeite dich ein. Wie ist der aktuelle Projektfortschritt? Welche Phase kommt als Nächstes? Betrachte auch die Herausforderungen in dem Projekt und welche Mitarbeiter dem Projekt sehr guttun und welche Mitarbeiter an manchen Stellen etwas blockieren. Zeitlich wird es schon früh genug spannend werden.

Nicht falsch verstehen | Nicht immer ist der optimale Mitarbeiter auf der richtigen Stelle. Solltest du merken, dass die Tätigkeit vielleicht gerade nicht zum Stärkenbereich des Mitarbeiters passt, musst du trotzdem einen Weg finden.

Das zahlt sich aus - ehrliche Beratung:

Du wirst mit der Zeit ein Gespür dafür entwickeln, wann ein gutes Projektumfeld herrscht und die Projektziele erreichbar sind und wenn dies nicht der Fall ist.

Nutze bitte deine Analysefähigkeit, um ein externes Feedback an deinen Vorgesetzten weiterzureichen.

Im Feedback beachte bitte, dass du die jeweilige Person von der Situation und dem Handeln trennst. Grundlage aus dem Buch: Das Harvard-Prinzip.

Es geht nicht darum, jemand anderen vorzuführen. Es geht darum, den Projekterfolg sicherzustellen. Das ist die Aufgabe, für die du da bist und für die dich der Kunde bezahlt.

Startschwierigkeiten

Vielleicht hast du etwas Schwierigkeiten, in das Projekt hereinzukommen. Es kann auch vorkommen, dass der eine oder andere Projektmitarbeiter nicht erfreut ist, dass du mitwirkst.

Das ist ein völlig normales Verhalten und nachvollziehbar.
Bei uns sagt man dazu: „Was der Bauer nicht kennt, das frisst er nicht.“
Ein Ansatz, dagegen zu wirken kann folgendes sein:

Versuch in den Gesprächen stets konstruktiv und an dem Ergebnis zu arbeiten. Ordne persönliche Gegebenheiten und Bedürfnisse dem Projekterfolg unter.

Versuche bitte stets in der „wir“ Form zu sprechen, damit klar ist, dass du ein Teil des Projektes und auch der Lösung bist.

Wie du siehst, wiederholen sich hier gewisse Dinge immer wieder. Das deckt sich auch mit meiner Erfahrung.

Antwort auf meine Frage zum Einstieg: Woran scheitern Projekte? Meiner Erfahrung nach an der Kommunikation!

Entscheidend ist also, wie du mit deinem Umfeld und dem Projekt sowie deinem Vorgesetzten kommunizierst. Finde deinen Weg der Kommunikation mit deinem Ansprechpartner.

Tipps für Einsteiger: Halte dich an einen erfahrenen Projektmanager und bitte ihn, dein Mentor zu sein.

Tägliche Tipps für einen geordneten Projekt-Alltag. 

Termin: Vorbereitung ist King!

Ich bereite jeden Termin akribisch vor, überlege mir welche Teilnehmer in den Termin dabei sind und habe mit meinem jeweiligen Menti nach dem Termin eine Nachbesprechung. Hier tauschen wir uns dann über die Kommunikation aus. So kann direkt im Projekt gelernt werden, wer was aus welchem Grund so kommuniziert hat.

Motivation – Das klingt jetzt schon alles ziemlich pessimistisch. Fürwahr, so lässt sich das lesen.

Wieso mache ich es trotzdem?

Es macht enorm viel Spaß gemeinsam mit Kollegen und den Kunden Herausforderungen zu meistern und den nächsten Meilenstein zu schaffen oder das Projekt abzuschließen.

Das sind gemeinsame Ereignisse, die extrem zusammenschweißen und die gemeinsame Beziehung noch einmal stärken.

Die Vorfreude

Ich habe auch nach so vielen Jahren immer noch Gänsehaut vor einem neuen Projektmeeting. Wie ist das Team? Wo stehen wir gerade? Welche Charaktere sind hier im Team?

Die Unterschiedlichkeit der jeweiligen Menschen in den Projekten ist der Spannungsfaktor, der das Projektleben so wertvoll macht.

Ich hoffe, du konntest dir das ein oder andere aus meinem Erfahrungsbericht mitnehmen und probierst den ein oder anderen Tipp mal selbst aus.

Wie sieht es mit deinen Erfahrungen aus?

Was sind wichtige Punkte für gute Projekte?
Tritt in Kontakt mit mir und schreib einen Kommentar oder meld dich zu unserem Newsletter an.

Beste Grüße und bleibt knusprig Jerry

Ich klicke ja nur auf "Ausgeben". Kein Plan, was dahinter steht.

Das hab ich mir auch gedacht und überlegt, wie ich es schnell herausfinden kann. Gern nehme ich dich jetzt auf meinen Weg mit, wie ich mir schnell einen Überblick verschaffe und auch wirklich nur die Formulare beachte, welche wirklich ausgegeben werden. 

Tagtäglich kontaktieren mit Kunden mit der Bitte ihre Formulare anzupassen. Dabei ist von SAPscript über Smart Forms bis zu Adobe Forms alles mit dabei. In den meisten Fällen wird die Nachrichtensteuerung dafür genutzt, um den Output aus dem System, sprich das Formular damit zu erzeugen.

Fangen wir also an. 

Die Nachrichtensteuerung

Alles dreht sich hier im SAP um die Module SD und MM. Die Module Sales & Distribution kurz SD und Material Management kurz MM arbeiten für die Formularausgabe mit dem Framework Nachrichtensteuerung.

Diese tritt in Aktion, wenn du in einem Beleg z.B. VF03 für Fakturen auf Nachricht->Ausgeben klickst.

Hier ist eingestellt, welche Nachricht dann im System erzeugt / verarbeitet wird und dir am Ende einen Ausdruck erzeugt oder die Nachricht per Mail / EDI versendet.
Die korrekte Verarbeitung wird über das Customizing in der Nachrichtenfindung definiert.

Aber eins nach dem anderen.
Grundeinstieg in die Nachrichtensteuerung ist die SAP Transaktion NACE.

SAP war hier "recht kreativ" und hat Vertriebs-Anfrage mit VA abgekürzt.
VA21 Angebot anlegen, VA22 Angebot bearbeiten, VA23 Angebot anzeigen

Die Applikationen spiegeln diesen Prozess ebenfalls wider. Alles, was mit Angeboten zu tun hat, ist unter V1 zu finden. Themen rund um die Lieferung unter V2. Die Rechnung und ihre zugehörigen Dokumente können über V3 konfiguriert werden. Ansonsten werden oftmals noch V6 für Handling Units und V7 für Transportdokumente benötigt.

Hast du die richtige Applikation für dich identifiziert, kannst du auf Nachrichtenart klicken:

Keine Angst, in der neuen Ansicht stehen erst mal alle Nachrichtenarten, welche du durch SAP ausgeliefert bekommst und zusätzlich alle eigenen im Unternehmen.

Die Zahl ist viel zu groß und die Ansicht erschlägt! Absolut richtig. Doch das soll uns nicht abschrecken; auf geht es. Nun suche ich mit dir nur die Nachrichtenarten heraus, welche wirklich genutzt werden.

Nachrichtenausgabe Tabelle: Tabelle NAST

Alle Nachrichten in den SD und MM Modulen durchlaufen die Nachrichtensteuerung. Diese nutzt im Hintergrund Tabellen für diesen Schritt.

Die spannendste Tabelle ist für mich die Tabelle NAST. Diese kannst du in der Regel direkt über die SE16 oder SE16N erreichen.

Also auf geht es: →SAP-Logon auf →Transaktion: /nSE16N →Tabelle NAST, Applikation: V1. Wie oben beschrieben.

Hier kannst du natürlich noch weiter Filter einstellen, wie die Sprache. Dies kann schon Sinn ergeben.

Ich nutze meistens: "Anzahl Einträge", um mir einen schnellen Überblick zu verschaffen, welche Nachrichten insgesamt verwendet wurden.

Wie du siehst, etwas mehr als 250 Einträge im Output.

Auf ins Eingemachte! →Ausführen(F8) oder das schöne Symbol mit dem grünen Haken.

Jetzt möchte ich nach der "Nachrichtenart" gruppieren. Einmal auf die Spalte "Nachrichtenart" klicken, anschließend auf "Filtern → Aufsteigend sortieren".

Somit sehe ich schnell im Überblick, was los ist. Von der Technik in den Alltag.

Interessante Spalten für mich: Zeitpunkt:
Wird es sofort versendet oder im zyklischen Job? Die meisten Nachrichten sind im Customizing der Nachrichtenfindung so eingestellt, dass die Ausgabe direkt versendet wird. 

Und natürlich, wie es ausgegeben wird. Per Druck oder doch per Mail? Antwort ist in der Spalte "Medium" zu finden.

Meine Erfahrung

Meist werden bis zu 70-80 % der Formulare noch gedruckt. Dies kann am Sendemedium 1 | Druckausgabe festgestellt werden.

Ich arbeite jeden Tag in meinen Projekten dafür, dass wir mehr digitalisieren und öfter E-Mails versenden. Dafür existiert das Sendemedium 5 | externes Senden (meistens Mail), Sendemedium 6 oder 7 kann auch mal eingesetzt werden, ist aber viel seltener.

Für gewöhnlich ergeben die Medien 1 und 5 zusammen über 90 % der genutzten Ausgabekanäle. Also Druckausgabe (1) und E-Mail-Versand (5).

Auf die schnelle sehe ich hier direkt: Es sind eigentlich nur 3-4 Nachrichtenarten, die wirklich viel gedruckt worden.

Kombination: Informationen aus NACE+NAST

Diese schaue ich mir nun wieder in der Tabelle NACE genauer an.

Also wieder Schritt 1 erneut ausführen. In meinem Fall schaue ich die Details zu BA00 an.

Dafür muss ich als Erstes rechts die Nachrichtenart auswählen (BA00), anschließend links im Baum auf "Verarbeitungsroutine" - mit der linken Maus - doppelt klicken.

Nun sollte das Fenster so aussehen:

Das Medium ist dasselbe, wie in der Tabelle NAST. Alle hier eingetragenen Sendermedien können als Ausgabekanal später in den Transaktionen ausgewählt werden.

In der Spalte "Programm" steht das Druckprogramm.

In der Spalte "Form-Routine" ist die Stelle im Druckprogramm gemeint, an welcher das Dokument erzeugt wird. Hier in meinem Beispiel ist es die Unter-Routine: "ENTRY".

Nun noch der Formularname:

Ist das Formular noch in der Technologie SAPscript erstellt, dann steht in der ersten Spalte "Formular" der Name des SAPscript Formulars.

Ein kurzer Einschub: Das Formular erreichst du über die Transaktion für SAPscript: TA SE78.

Wenn das Formular - wie in meinem Fall - in der Technologie Smart Forms oder Adobe Forms erstellt wurde, steht der technische Name in der nächsten Spalte "PDF/SmartForm Formular"

SD_SDOC_FORM01 ist in diesem Fall das Adobe Forms Formular.

Mit der Spalte "Art" wird unterschieden, ob ein Smart Forms oder Adobe Formular vorliegt. Nur bei zweiterem wird hier PDF eingestellt, ansonsten muss hier SmartForm gewählt werden.

Das Adobe Formular kannst du dir in der Transaktion SFP anschauen. Ein Smart Forms Formular ist über die Transaktion Smartforms zu finden. 

Wunderbar. Das Formular, sowie das Druckprogramm sind damit gefunden. 

Die Anleitung kannst du immer nutzen, wenn du gerade nicht weißt, wie das Formular oder Druckprogramm nun heißt, oder du wissen willst, welche Nachrichtenarten wirklich genutzt werden.

Jedes Mal aufs Neue überlege ich mir anschließend, was das richtige Tool ist und ob ich es schon installiert habe.

Heute gibt es glücklicherweise Tools, die eine Neuinstallation in unter zwei Stunden ermöglichen. Ein paar dieser Tools und Tricks möchte ich gerne mit euch teilen.

Der Auto-Installer

Meine erste Anlaufstelle für die Installation ist dabei folgende Website: https://ninite.com/.
Diese sorgt dafür, dass mit wenigen Klicks eine solide Grundausstattung an Programmen wieder vorhanden ist. Checkliste ade!

So sieht die Wahl der Programme meistens bei mir aus:

Block 1: Web, Utilitys, Messaging und Media

Block 2: Runtimes, Imaging und Developer Tools

Block 3: Security, Online Storage und Compression

Hier kann ich mir super per Mausklick alle wichtigen Tools auswählen und anschließend automatisiert installieren lassen.

Kommen wir nun zu meinen wichtigsten Tools.

Tool Nummer 1 Windows

Genauer gesagt, die Board-Funktionen. Ich stelle immer wieder fest, dass einige Leute die Standardfunktionen im Windows nicht kennen oder nicht wissen, wie diese einzustellen sind. Das bekannteste Beispiel ist für mich die Vorschaufunktion im Windows Explorer. Hier mal ein paar Beispiele, wie es bei mir aussieht.

Beispiel: Vorschau Bilder:

Beispiel: Vorschau PDF:

So kannst du es unter Windows 11 aktivieren:

Im ersten Schritt öffnest du den Adobe Acrobat Reader DC und dort die Einstellungen.

Unter dem Abschnitt „Allgemein“ aktivierst du den Punkt „PDF-Miniaturvorschau im Windows Explorer aktivieren“.

Sollte die Vorschau im Explorer nicht angezeigt werden, fehlt dir ein Haken in folgendem Menü: Anzeigen->Einblenden->Vorschaufenster

Nummer 2 ist für mich Notepad++

Das Tool bietet alle Möglichkeiten und Funktionen, welche für Text abgleiche und kurze Notizen super geeignet sind.

Texte vergleichen | Texte vereinen

Darüber hinaus gibt es Funktionen wie Vergleichen von 2 Texten (Plug-in Compare) Zusammenmischen von 2 Texten (Plug-in Combine), Suchen und Ersetzen sowie Aufzeichnungen (immer derselbe Ablauf).

Es ist also ein Sammelsurium von sehr starken und mächtigen Funktionen innerhalb von einem Texteditor.

XML Bearbeitung

Nettes Add-on hierbei: das Plug-in von XML-Tools. Hier könnt ihr XML im Editor mit erweiterten Funktionen von XML und vor allen Dingen vom Pretty Printer nutzen. Somit werden auch wilde XML-Files gut lesbar. Darf im Portfolio eines Formular-Entwicklers natürlich nicht fehlen.

Tool Nummer 3 ist für mich OneNote

Seit 2017 nutze ich dieses Tool, welches inzwischen auch kostenfrei bei Windows integriert ist.

Der riesengroße Vorteil für mich: hier kann ich sämtliche Notizen, Bilder, Recherchen schön sauber strukturieren, alle Bilder haben auch eine direkte OCR-Erkennung mit dabei.

Somit bin ich in der Lage, auch nach Inhalten auf Bildern über die Suchfunktion zu suchen. Das ist eine der stärksten Funktionen, welche OneNote bietet. Die Suchfunktion ist fantastisch. Im Daily Business nutze ich das gerne für Recherchen oder Vorbereitungen auf Termine, um Informationen zusammenzutragen.

Schnell Rechnen

Weniger bekannte Funktionen von OneNote ist zum Beispiel der integrierte Taschenrechner.

Ihr könnt einfach zahlen und mathematische Befehle eingeben und mit dem Leerzeichen und der Leertaste bekommt ihr direkt die Rechenergebnisse.

Audio zu Text

Ein weiteres nettes Feature sind Audioaufzeichnungen, welche vollständig in Text umwandelbar sind. Stichwort Transkription.

Tool Nummer 4 Der Adobe Acrobat Reader DC

Klingt erst mal seltsam, ich weiß. :) Kurz meine Erklärung dazu.

Es ist so, dass der Acrobat eine Menge Funktionen hat, welche nicht so bekannt sind.

Fangen wir mit dem aus meiner Sicht pragmatischsten Werkzeug an.

Elektronische Unterschrift 

Diverse Dokumente benötigen eine elektronische Unterschrift. Diese kannst du einfach auf einem Zettel tätigen und anschließend einscannen. Hier das kleine How-To, wie du das im Adobe Acrobat Reader DC einbinden kannst.

Sollte das Signieren-Icon nicht in deiner Taskleiste des Readerszeigt werden, kannst du es schnell unter dem Punkt Werkzeuge einbinden.

Beim ersten Mal muss eine Unterschrift hinzugefügt werden. Diese behält sich das Programm und kann ab diesem Zeitpunkt immer direkt abgerufen werden.

Unterschriften können grundsätzlich über drei Wege hinzugefügt werden.

Unterschrift über Tastatur eingeben

Der einfachste Weg ist es, über „Typ“ den Namen per Tastatur einzugeben. Adobe erstellt daraus eine Handschrift. Die auch rechts unten über „Stil ändern“ etwas angepasst werden kann. Diese Unterschrift ist natürlich meistens nicht gerade ähnlich zu deiner natürlichen Unterschrift. 

Unterschrift zeichnen

Du kannst auch mit der Maus oder einem digitalen Stift eine Unterschrift zeichnen. Diese wird auf jeden Fall näher an eurer eigenen Unterschrift sein, ist aber oftmals klar als digital eingegebene Unterschrift erkennbar. Manche Unternehmen – gerade Banken – akzeptieren eine solche Unterschrift nicht.

Unterschrift als Bild hinterlegen

Wie schon erwähnt, kann die Unterschrift auch als Bild hinterlegt werden. Hierbei solltet ihr eure Unterschrift mit einem gut funktionierenden Stift auf einem weißen Blatt schreiben und danach einscannen. Am besten stellt ihr diese danach noch mit einem transparenten Hintergrund frei und speichert sie als *.png Datei ab.

Ich empfehle ganz klar diesen Weg. Übrigens akzeptieren auch einige wenige Unternehmen keine schwarze Tinte. Mir ist dies bei meiner Versicherung passiert. Meinen Kollegen allerdings noch nie. Wenn du ganz sicher gehen möchtest, empfehle ich dir einen blauen Stift.

Unterschrift einfügen

Ist die Unterschrift einmal hinterlegt, kann sie über „Selbst signieren“ jederzeit in einem Dokument eingefügt werden. Das Platzieren und die Größe der Unterschrift kannst du dabei pro Unterschrift einstellen – ja, es ist möglich mehrere Unterschriften pro Dokument einzufügen.

Hinweis: Die Unterschrift ist nicht fälschungssicher.

Damit lassen sich schnell Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift versehen. Das sollte allerdings nur gemacht werden, wenn ihr die Verwendung durch euren User sicherstellen könnt.

Ein signiertes Dokument wandelt übrigens mit dem Speichern alle eingabebereiten Felder in read-only um. Prüfe also vor dem Speichern, ob du alles Wichtige ausgefüllt hast.

Messen

Dies ist die zweite Funktion, welche mir im Alltag als Formularberater unfassbar viel Arbeit erspart.

In der Formularwelt bin ich immer wieder damit konfrontiert, dass mir ein Kunde seinen Ausdruck in die Hand gibt und mir sagt: „So soll es aussehen.“

Deswegen besitze ich in meiner Laptoptasche noch immer ein Lineal, welches wir allen Formularberatern zum Einstieg schenken. Also gilt es jetzt Lineal herausholen, anfangen zu messen und die Werte auf dem Dokument Blatt Papier vermerken.

Super umständlich und spätestens seit Corona und dem vielen remote Arbeiten auch in der Praxis absolut veraltet bis nicht mehr umsetzbar.

Meine Lösung ist denkbar simpel und naheliegend. Ich brauche ein Tool, welches digital vermessen kann und das wirklich einfach. Genau diese Funktion ist auch in den Werkzeugen vom Acrobat Reader zu finden.

Nun noch aktivieren:

Mit der Maus kannst du einen Startpunkt definieren und dann bis zum Rand oder dem gewünschten Punkt direkt messen.

Die Shift-Taste (über Strg auf der linken Tastatur-Ecke) fixiert die Linie für das Messen.

Falls du mal was falsch gemessen hast oder löschen willst, kannst du wieder den Cursor oben in dem Menü aktivieren und direkt „Entf“ oder „Del“ drücken und der gemessene Punkt ist Geschichte.

Genial: Du kannst das vermessene Dokument auch direkt wieder als PDF abspeichern. Zwecks Dokumentation oder als Anhang in einem Ticket-System.

Tool Nummer 5 ist Image Resizer

Ich hab beruflich ja immer wieder mit Grafiken & Logos zu tun, welche ich für Kunden bearbeiten und verwenden darf.

Der Klassiker für mich: Die Grafiken sind viel zu groß und blähen Formular unnötig auf.

Speziell SAPscript und das alte MIME-Repository SE78 sind mit dem steinalten Dateiformat *.bmp oft für Performance-Probleme verantwortlich.

Mit Adobe Forms können endlich auch Formate wie *.png eingebettet werden.

Damit ich dafür nicht immer separate Programme aufrufen muss, habe ich mir das Tool Bild skalieren installiert.

So rufst du es auf:

Im Dialog könnt ihr hier die Größe beeinflussen sowie diverse andere Parameter:

Erweiterte Optionen: Erfahrungswert

Ich arbeite aktuell mit dem Encoder: PNG und Qualität 90.

Hier könnt ihr das Tool beziehen:

https://www.bricelam.net/ImageResizer/

Alternativen, auf die meine Kollegen schwören, sind Gimp und IrfanView. Aber das ist wohl Ansichtssache. ;)

Sämtliche Office-Produkte außerhalb von OneNote habe ich nun hier einmal herausgelassen, da dies einen eigenen Artikel füllen werden.

Wie schaut es denn bei dir aus? Was sind für dich unverzichtbare Tools im Alltag?

Freue mich über dein Feedback per Mail oder im Kommentar-Bereich.

Genieß den Tag und bleib knusprig. :)